淺談衛健系統新冠肺炎疫情防控檔案規范化管理

文·呂穎君

（作者單位：聊城市東昌府區衛生健康局）

2019年年末以來，由新型冠狀病毒感染的肺炎疫情彌漫全球，深刻影響了社會生活的各個層面，并引發國際社會的廣泛關注。疫情發生以來，地方各級黨委、政府按照黨中央國務院的決策部署，以高度負責的態度、務實有效的舉措迅速行動起來，為堅決打贏疫情防控阻擊戰提供了有力保障。衛健系統作為此次疫情防控的主力軍和主戰場，每天要收集匯總和發布數量龐大、類型繁多、渠道分散、載體豐富、結構復雜的數據、文件、公告、紀要等疫情防控資料，它們對于工作考察研究和今后經驗借鑒具有重要的參考作用。如何對這些資料進行規范、有序、高效地收集、歸檔、管理，并充分發揮檔案部門的專業優勢，為疫情防控做好服務工作，成為了擺在衛健系統檔案管理部門的首要職責。

一、新冠肺炎疫情防控檔案的特點

（一）疫情防控檔案的類型復雜、來源廣泛、涉及面廣

新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作規模空前，疫情防控檔案涉及到每天統計上報的確診人數、疑似病例人數、隔離人數、治愈人數、重癥人數、死亡人數等數據，還包括密切接觸者、確診人員軌跡、疫區返鄉人員統計等信息。此外還有相關文件、簡報、紀要、新聞、音頻、照片、視頻、官微、網絡輿情等，類型十分復雜。有的文件來源于上級主管部門，有的資料來源于其他部門或單位，有的數據來源于醫院，有的新聞來源于網絡，有的簡報來源于辦公自動化系統。因為疫情防控工作是由各級黨委政府牽頭領導，幾乎全部職能部門均參與其中的一場人民戰爭，所以涉及的部門、人員、行業、領域十分廣泛，也為檔案的收集、整理工作帶來了一定的難度。

（二）疫情防控檔案的時效性強、隨機性大

在疫情防控的非常時期，時間就是生命，因此所收集整理的檔案具有很強的時效性。隨著疫情數據的不斷變化，各級政府及主管部門所采取的防控措施也在及時地調整，出臺的部分文件和通知也會隨時進行改動及微調。若不及時記錄文件通知及其變化，掌握第一手的檔案資料，就無法為相關部門分析疫情防控措施經驗與得失提供準確數據，因此檔案整理工作要跟得上疫情發展變化的節奏，及時整理歸檔出不同時間段的數據、措施、方法、政策、輿論等，為后期總結提供準確詳實的資料。

二、疫情防控檔案規范化管理的幾點建議

（一）健全疫情防控檔案管理制度

因新冠病毒肺炎疫情屬于突發公共安全事件，沒有之前相關的檔案管理制度可以借鑒，因此，應根據疫情防控檔案來源多樣、類型各異等特點，制定專門針對此次新冠肺炎疫情防控工作的檔案收集、分類、整理、歸檔、保管和利用制度，并在此制度的基礎上修改完善應對各類突發公共安全事件檔案管理的制度和規范。

（二）做好疫情防控檔案的分類管理

各單位應指派專人負責各單位、各部門、各鄉鎮疫情檔案的報送，并規定出各類檔案的最晚報送時限。衛健系統檔案室可安排專職檔案管理人員負責各類疫情防控檔案的登記、歸檔和整理，并在檔案入庫統計平臺開辟新型肺炎疫情防控專區。同時，制定檔案整理規范，按照疫情防控檔案的性質進行合理分類，比如，可分為綜合信息類、醫療救治類、督導督察類、疫情數據類、物資保障類、社會民生類、新聞宣傳類等若干類型，并分別進行編號，設立單獨的檔案柜、檔案盒存放疫情防控卷宗。在同一類型的檔案卷宗中，可根據檔案的類型進行細分，例如分為紙質文件類、電子文件類、視頻類、音頻類、圖片類、網頁截圖類等。

（三）疫情防控紙質檔案資料的消毒與保存

特殊時期，衛健系統要整理的紙質檔案來源不同，檔案的上報渠道以及接觸檔案的人員眾多，為避免因紙質檔案的接觸造成的病毒傳染，在確保檔案不受損壞的前提下，檔案管理人員要嚴格按照規范對紙質檔案進行標準化消毒和歸檔。接觸檔案的工作人員，需要佩戴醫用口罩、一次性手套，將檔案文件在專用的檔案消毒滅菌柜中消毒，避免檔案人員接觸傳染。

（四）加強疫情防控檔案信息化建設

為盡量避免因紙質文件傳遞造成的病毒感染，可利用網絡信息化辦公系統（OA）推行無紙化文件簽收和無紙化辦公。檔案管理人員利用該系統進行政府文件存檔管理，并利用信息化技術和手段對其他部門報送的疫情防控檔案進行歸檔、管理、調閱。從檔案入庫的登記、編號到數字化檔案的存放、加密、調閱、權限管理等推廣實行全流程信息化。對于疫情防控的紙質文檔，可采用RFID自動識別技術、二維碼技術與后臺數據庫管理系統相結合。檔案管理人員操作檔案室配備的讀卡器、掃描槍、掃描儀、打印機等設備，實現對疫情防控檔案的全過程跟蹤與智能化管理，以減少翻閱紙質卷宗文件的次數，避免人與人間接接觸及檔案文件字跡磨損破壞的可能。

（五）加大新冠肺炎疫情防控檔案開發力度

疫情防控資料的歸檔、管理是為了利用，不論是對于當前疫情防控任務，還是疫情過后的總結回顧，以及將來的預防，疫情防控檔案都將會起到十分重要的作用。就像2003年的SARS（非典型肺炎）疫情就為此次新型冠狀病毒感染的肺炎防治提供了寶貴經驗，不論是各地制定的防控政策還是強制隔離手段，不論是聯動響應機制還是“雷神山”“火神山”醫院的火速建設，都能從中看出2003年防治SARS的影子。而此次防控阻擊戰中的“方艙醫院”“武漢封城”等做法中的經驗教訓也可為將來公共衛生突發事件提供參考。在若干年之后，能夠真實記錄此次疫情防控阻擊戰的數據來源和參考來源，就是今天所整理歸檔的疫情防控檔案。因此，衛健系統針對新冠肺炎疫情防控檔案的規范化管理是一件“功在當代，利在千秋”的偉大工程。

總之，衛健系統新冠肺炎疫情防控檔案規范化管理是一個新的時代課題，目前尚有很多問題需要在實踐中進一步摸索、總結，使之不斷完善。在今后的國家突發事件應急體系建設中，今天所做的工作定能發揮出應有的作用。