推進學校檔案信息化管理的思考

文·賈佳

（作者單位：濱州實驗學校）

當前，在信息化技術迅速發展的趨勢下，學校檔案信息化建設已經成為學校日常工作的一個重要組成部分，是教學輔助工作的重要環節，檔案管理水平也成為衡量一個學校整體管理水平的重要標志之一。在多元的信息化手段下，許多學校都開始實行檔案信息化管理，但如何更好地依靠信息化手段來推動學校整體管理水平的提升仍是一個值得我們認真研究的課題。

一、信息化時代下學校檔案管理工作中的問題

（一）對檔案工作缺乏應有的重視

大多數學校對檔案工作的重視僅停留在上級的要求上，比如上級要求的硬件設備，像檔案櫥柜、儲存設施均能按要求采購，但構成一套完整的檔案信息化系統的軟件、硬件則很難配足。因為學校的主業是教學工作，學校資金大部分都投向教學資源的引進和教學設備的完善，作為非傳統預算項目的檔案軟件系統投入，一般只能采取一事一議的方式，很難取得財政部門的支持，從而制約了檔案管理水平的升級。所以，相當一部分學校的檔案室空間狹小，檔案保管條件差，檔案管理設備更新換代慢，不能滿足檔案信息化建設的需要，降低學校檔案信息化管理的水平。

（二）檔案資源開發利用不到位

對檔案信息化建設的忽視，導致學校在檔案管理過程中，僅局限于以人工方式對檔案資料進行歸納分類，缺乏先進的信息技術支撐，無法建立完整的數據信息庫，在檢索檔案信息時速度慢、準確度低、查全率差，阻礙了學校檔案的優化管理。例如，有的地區教育部門要求學生檔案中要有一定比例的音視頻資料。不少學校檔案里保存了學生參與活動的音視頻，但這些影像資料隨著學生的畢業變成了冗余數據，既不能反饋給學生本人，也無法交給學生的下一個學校，不僅讓學生成長的記錄斷片，也加重了檔案管理工作負擔。

二、信息化背景下改進學校檔案管理工作的思考

（一）有針對性地進行檔案人才培養

學校應加強對檔案管理人員的專業技能培訓，引進檔案管理相關專業人才，分級建立專門的檔案管理隊伍。首先，學校領導要從思想上重視檔案工作，摒棄傳統觀念，組建專門的檔案管理隊伍。其次，學校要積極推動傳統檔案管理模式改革，將檔案信息化管理模式納入培訓內容，分層級開展專業培訓，培養檔案人員管理技能，使其有能力做好傳統檔案管理模式向信息化管理模式轉型的銜接工作。再次，檔案管理人員要熱愛檔案工作，積極主動學習專業知識，努力增強管理意識，加深對檔案信息化管理理念的理解和技能的掌握，提升檔案管理水平，為學校工作發展打下堅實基礎。

（二）與時俱進地配備檔案信息化設備

學校應拿出專門資金來保障檔案信息化設備的購置和更新換代，并積極向有關部門申請檔案工作專項經費，擴大檔案室面積，改善檔案保管條件。相關教育主管部門要加大對學校檔案室基礎設施建設的支持力度，給予一定的政策、資金支持，積極幫助學校完善檔案管理相關設施配備。例如，青島市教育局曾經在青島市教育信息化建設三年推進計劃（2014-2016年）中，以“檔案管理全面實現信息化”為目標，對青島市的中小學檔案室進行了統一升級，累計投入資金300余萬元。通過政府組織的“檔案+互聯網”，由檔案人員進行相關檔案整合，在全市3個區、市30多所學校近700個班級率先開展信息化檔案管理，覆蓋三萬多名師生，這種方式以較小的資金投入，獲得了明顯的效果，不僅完善信息化設備，還促進了學校檔案信息化建設的發展，為其他地區提供了示范性的作用。

（三）強化檔案資源利用

首先，學校要完善檔案管理制度，科學合理地開展檔案收集與整合，保證檔案資源的齊全完整。在目前學校檔案工作中，教師人事檔案是重中之重，但對教學檔案的重視不夠。因此，應在教學過程中根據檔案管理要求，制定適宜的教學檔案收集計劃和開發規劃，讓更多人意識到檔案資源的重要性，使檔案資源真正“活起來”。其次，可以通過對學生成績檔案的開發利用，對某一個班級的某一個科目教學情況進行分析，也可以對同一個老師教學的不同班級的學習情況進行比對，還可以對同時期進校的同一批老師的教學成果進行對比，從而對教師教學起到積極推動作用。再次，加大檔案在實習教師培訓方面的利用率，讓實習老師通過查閱以往教育工作者們在教學過程中留下的教學記錄吸收前人的經驗，有針對性地調整自己的教學計劃，改進自己教學設計的不足，促進實習教師的成長。

（四）循序漸進推進檔案信息化建設

學校檔案信息化建設是一個循序漸進的過程。每個學校都需要結合自身情況，來制定切合實際的檔案信息化建設規劃。可以從改變傳統的檔案檢索方式入手，在管理人員中推行使用現代計算機檢索方法，然后逐步開展其他檔案數字化加工工作，循序漸進地實現傳統管理方式向信息化模式轉變，讓相關人員有足夠的時間學習信息化所需技能，適應信息化管理環境，不至于在新技術面前手足無措。

總之，檔案信息化管理更利于學校對檔案資源的管理使用，全面實現學校檔案信息化管理，最終可以對學校的主責主業產生巨大的促進作用，進一步推動新時代教育事業的發展。