基于信息化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式與方法研究

文·李鳳蓮 孫華

（作者單位：山東大學檔案館）

高校學籍檔案是記錄和反映學校招生錄取、學生在校期間學習、生活情況的材料，是對學生獎勵、處分、休學、轉學等情況的原始記錄，是學校檔案的重要組成部分。它不僅對高校教學、科研等活動產生重要影響，而且對學生日后生活、工作等都具有重要作用。隨著信息化的快速發(fā)展，對高校學籍檔案的利用也提出了新的要求，為適應時代發(fā)展需要，構建基于信息化平臺的學籍檔案信息整合利用模式，深入開發(fā)利用學籍檔案信息資源勢在必行。

一、高校學籍檔案信息化平臺建設的重要性

（一）有效保護原始學籍檔案的必要手段

高校學籍檔案是學生在校學習期間逐步形成的各類原始資料，真實地反映了學生在校期間學習和生活全貌。由于學籍檔案具有原始性、憑據性、權威性，其利用率也在不斷提高。例如，用人單位甄別學歷真?zhèn)巍⒕蜆I(yè)履歷、學業(yè)深造、出國留學、資格認證以及學生補辦畢業(yè)證等，都需要查閱利用學籍檔案。根據山東大學利用信息統(tǒng)計，學籍檔案利用約占全館檔案利用的85%左右，尤其自2015年以來，全國開展干部人事檔案審核工作，嚴格審查“三齡兩歷一身份”，重點審核干部的學歷、學位、出生時間、工作經歷等重要信息，學籍檔案的利用率更加大幅提升，年均利用達上萬人次。由于原始學籍檔案都是紙質載體，有的生成時間還比較久遠，經常取出歸還、翻閱復印，會加速紙張的磨損、老化等，對檔案的損害極為嚴重。另外，紙質載體的檔案，需要人工查詢和調閱，存在一定的誤查率和漏檢率。所以，對紙質學籍檔案進行數(shù)字化管理，構建學籍檔案整合利用信息化平臺，對保護紙質檔案意義重大，刻不容緩。

（二）有效進行學籍檔案信息整合利用的必然要求

隨著各大高校的擴招以及高校間聯(lián)合辦學、合并等，使得許多高校擁有了眾多校區(qū)，給利用者利用檔案帶來了不便。以山東大學為例，山東大學是一所歷史悠久、學科齊全的教育部直屬重點綜合性大學。從誕生起，學校先后經歷了山東大學堂、國立青島大學、國立山東大學、山東大學，以及由原山東大學、山東醫(yī)科大學、山東工業(yè)大學三校合并組建的新山東大學等幾個歷史發(fā)展時期。學校規(guī)模宏大，形成了一校三地（濟南、威海、青島）的格局，并且在濟南本地又有多個校區(qū)。多次的校校合并，機構重組、專業(yè)調整，導致學生學籍檔案多次移交歸檔，檔案資料的完整性受到影響。另外，由于學籍檔案由各個校區(qū)保存，同一個學生的學籍檔案可能分存于不同地點，查閱檔案要奔波于不同校區(qū)，給利用者查檔造成困難。為此，山東大學自2017年開始投入大量經費用于學籍檔案信息化建設，目前山東大學檔案館數(shù)字化一期項目已經完成，二期正在進行中。

（三）提高學籍檔案服務水平的有效途徑

通過高校學籍檔案信息化平臺建設，實施檔案的網絡化管理，學校各部門可以將學生的學籍信息錄入數(shù)據庫，實現(xiàn)信息共享。同時，檔案信息化平臺的建立，使檔案檢索更加方便快捷，且不受地點、空間的制約，大幅提高了檔案資源的利用率。學籍檔案利用方式的改變，讓檔案工作者從繁瑣的手工勞作中解脫出來，也讓學籍檔案的檢索利用實現(xiàn)了質的飛躍。此外，學籍檔案信息化平臺的建立，還可以實現(xiàn)學籍檔案信息的遠程服務，極大地方便了利用者，讓“數(shù)據多跑路，群眾少跑腿”的夢想成為現(xiàn)實。

二、構建基于信息化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式

（一）建立健全檔案信息化平臺的管理制度

首先，建立管理架構頂層設計，確保信息化平臺建設切實可行。學校成立檔案信息化工作小組是信息化平臺建設的領導機構，由分管信息化工作的校長和相關職能部門負責人組成，確定人員范圍、分工和責任；檔案館成立信息化建設顧問與咨詢專家團隊，提出需求與標準，把關立項與驗收。這種組織機構的確定和多部門聯(lián)動，可以解決跨部門間無法協(xié)調解決的許多問題，更加高效地開展工作，確保信息化平臺建設的順利進行。

其次，制定學籍檔案數(shù)字化標準與規(guī)范，使學籍檔案數(shù)字化數(shù)據統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字檔案信息資源的整合、互聯(lián)和共享。例如，根據《中華人民共和國紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，對紙質學籍檔案數(shù)字化過程中的質量標準、加工操作、掃描參數(shù)、掃描數(shù)據驗收等方面制定規(guī)章制度，使學籍檔案數(shù)字化有據可依、有章可循。

再次，制定電子文件管理標準體系框架。根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求，制定電子文件歸檔元數(shù)據規(guī)范、電子文件資源分類規(guī)范、電子文件管理系統(tǒng)接口規(guī)范、電子文件通用元數(shù)據規(guī)范等，使電子文件滿足真實性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。

（二）構建學籍檔案信息化平臺，加快存量檔案數(shù)字化速度

所謂學籍檔案數(shù)字化，是指運用現(xiàn)代技術和設備對傳統(tǒng)學籍紙質檔案進行信息化處理，使之成為能夠進行采集、整理、存儲、管理的數(shù)字模式，并可以通過網絡實現(xiàn)共享利用。學籍檔案信息化平臺是以館藏紙質學籍檔案為基礎，搭建一個以網絡技術為背景的學籍檔案數(shù)字化平臺、資源共享平臺、管理平臺、服務平臺以及綜合應用平臺，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的網絡化存取、分布式管理和一站式服務。目前，學籍檔案信息化平臺主要包括學籍檔案數(shù)字化加工、學籍檔案信息著錄和學籍檔案查詢與展示三個模塊。通過信息化平臺構建，可以有效整合學籍檔案信息，使學籍檔案利用服務方式更加便捷，最大限度地滿足了學籍檔案資源共享需求。

（三）建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，對增量電子學籍檔案進行實時歸檔利用

利用學校信息化建設平臺建立的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)、研究生教育系統(tǒng)、本科生教務系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)等對接后，可以進行電子文件同步歸檔工作，還能夠實時在線地向本科生教務系統(tǒng)、研究生教育系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)采集畢業(yè)生信息數(shù)據，并按照檔案管理要求進行規(guī)范化轉導，設計相應的課程對譯、報表打印等功能，實現(xiàn)了對所采集電子學籍檔案數(shù)據的有效利用。

三、構建基于信息化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式應注意的問題

（一）信息化平臺定位要準確

學籍檔案信息化平臺建設定位準確，才能構建合理、科學、實用。因此，檔案數(shù)字化信息要遵循規(guī)范化、標準化的原則，實現(xiàn)校內所有有效學籍信息數(shù)據的流通與共享；應用系統(tǒng)要統(tǒng)一、兼容，以實現(xiàn)不同系統(tǒng)的合理分布與架構；數(shù)字資源要集成化、系統(tǒng)化，以便于學校管理者和系統(tǒng)應用者能夠順利進行數(shù)字資源的存儲和數(shù)據挖掘。

（二）要選擇專業(yè)可靠的檔案數(shù)字化業(yè)務外包公司

檔案數(shù)字化外包是高校實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化的主要途徑。檔案部門在選擇外包服務提供商時，要對外包商的技術能力、業(yè)務處理能力、財務狀況、新技術的研制與開發(fā)能力等進行全面評估與審核，從中選擇能力強、信譽好的服務商。主要包括，一是要對外包商的專業(yè)實力進行資格審查，審查其是否持有相關的資質證書和證明。二是要對外包商的能力進行審查，審查其擁有的技術設備和開發(fā)的軟件或其它技術產品能否滿足需求。三是要對外包商的經驗、品牌和信譽進行審查，通過該公司完成的項目表，評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術人員、控制項目成本和質量的能力及水平，并針對其他用戶對該外包商的滿意程度，進行外包商的選擇。

（三）要注重信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，是學校檔案信息化可持續(xù)發(fā)展的保證。信息化檔案人才是指具備一定的信息化管理水平，同時又具備檔案專業(yè)知識的人。學校要重視這方面的人才引進和培養(yǎng)，以保證學校學籍檔案信息化后續(xù)工作更好地開展。

信息化平臺的構建，為學籍檔案信息整合利用提供了無限的可能。各高校要順應時代發(fā)展，大力推動學籍檔案數(shù)字化建設，使學籍檔案的功能得以最大限度地發(fā)揮，價值得以最高程度地實現(xiàn)，使其更好地為個人、企業(yè)、社會服務，促進高校更好、更快地發(fā)展。

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