減少重復檔案進館 優化館藏結構

文·王新民

（作者單位：濟南市皇亭競技體育學校）

對檔案館來說，不斷優化館藏結構，以最小的館藏量承載盡可能多的信息是自身追求的目標之一，但是目前重復檔案進館的狀況卻一直存在。重復檔案大量進館浪費了檔案存儲空間和有限的人力、物力資源，給檔案管理工作增加了不必要的負擔，也降低了服務效率，必須采取有效措施予以糾正。筆者對重復檔案進館的原因做了深入思考，并對解決方案提出了一些設想。

一、重復檔案大量進館的原因

（一）傳統全宗理論的制約

全宗理論是檔案工作的基本理論，在我國檔案工作的建立發展過程中起到了十分重要的作用，其核心是“一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”。按照這一理論，每個立檔單位都必須保證全宗內檔案文件的不可分散性，并按要求移交進館。例如，針對某一問題的請示、批復，發出請示的單位為了保證與這一問題有關的文件材料齊全完整，就把它們都歸檔保存起來。同理，做出批復的單位也會將這兩份文件歸入本單位全宗內。按照全宗理論的要求上述做法無疑是正確的。但是，當二者的檔案進館時，檔案館就會保存到兩份內容完全一樣的請示、批復。這種情況的普遍存在，導致了檔案館藏重復率不斷上升。可見，全宗理論在保證同一全宗內檔案齊全完整的同時，不可避免地造成了同一份文件在不同全宗內重復歸檔和進館的現象。

（二）檔案鑒定標準的單一性

科學的鑒定標準是做好鑒定工作的前提，只有制定并嚴格執行科學合理的鑒定標準，才能確保檔案的高質量，并使檔案館藏不斷優化。國家檔案局8號令頒布的《文書檔案保管期限表》《文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等，雖在檔案尤其是文書檔案的鑒定工作中發揮了重要作用，但這些標準主要是針對機關檔案室的，適用于全宗內檔案的鑒定，而檔案館的鑒定工作是以館藏全部檔案為目標，需要有適合自身特點的鑒定標準。目前，檔案館采用和檔案室相同的標準，以全宗為單位開展鑒定工作，很難剔除掉不同全宗內的重份檔案。

（三）舊的思想觀念的消極影響

機關檔案室的主要任務是收集、保管本單位形成的歷史記錄，為國家檔案館積累和輸送檔案資料。這一職責要求機關檔案工作人員必須全面地分析文件的價值，有機結合當前需要和長遠需要、本機關需要和社會需要去莠存精，為國家積累高質量的檔案資源。由于受舊觀念的影響，較多單位的檔案工作人員僅考慮本單位的利用需要，僅從本機關、本部門甚至僅從某一點需求出發，認為歸檔的文件應該多多益善、寧多勿缺，在判定保管期限時又盲目拔高。這種“以我為主”圖一時方便的心態，使大量沒有價值或價值較低的文件被作為檔案長期或永久保存，導致單位的檔案數量激增，也使不同全宗內的檔案重復率越來越高。

二、減少檔案的重復歸檔進館的措施

（一）突破傳統全宗理論的限制，樹立“大全宗”思想

要改變重復檔案進館現狀，應當突破傳統全宗理論的制約，從宏觀角度出發，將館藏全部檔案作為一個整體進行管理。這個整體我們姑且稱為“大全宗”，相對而言，將立檔單位的所有應進館檔案稱為“小全宗”。傳統全宗理論要求每個全宗內的檔案必須在實體上成為一個整體。按照“大全宗”思想，每個“小全宗”的檔案不必在實體上全部集中在一起，其中一部分檔案的實體可以保存在其他“小全宗”里，與其它“小全宗”實行資源共享，實現邏輯上的全宗完整性。

當一份檔案涉及多個單位時，只由其中負主體責任的單位按照相應的保管期限保存該檔案實體，其他單位只需對這份文件虛擬歸檔，即不在本單位永久或定期30年檔案中保存該檔案實體，僅在相應檔案目錄里注明這份檔案的檔號、期限、題名、實體保管單位號等信息。這樣，便實現了虛擬歸檔單位和實體歸檔單位對同一份檔案材料的資源共享。同時，其他單位也可將這份檔案實體作為定期10年保存，以滿足單位當前的利用需求。按照定期10年保管的檔案無需進館之規定，便避免了重復檔案的進館。

（二）兼顧檔案館、室的需要，制定更為科學、合理的鑒定標準

為了進一步規范檔案鑒定工作，國家檔案局針對機關頒布了第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，針對企業頒布了第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，使機關、企事業單位在界定文件材料歸檔范圍和劃定保管期限時有章可循、有法可依，有力地推動了檔案室鑒定工作的發展。但這些標準主要是針對單個檔案室的鑒定工作，為了改變檔案重復進館的現狀，還有必要將現有的《機關文件材料歸檔范圍》和《企業文件材料歸檔范圍》做進一步改革。

以《機關文件材料歸檔范圍》為例，可以將上級機關普發的應當作為永久或定期30年保存的文件，規定只由其中某一個機關作為永久或定期30年保存。這里的“某一個機關”可以是文件制發機關，也可以是執行機關中的一個，其他機關作為定期10年保存；又如，針對同一問題的請示與批復，可由請示（批復）機關按照規定作為永久或定期30年保存，批復（請示）機關作為定期10年保存，同時也可按其價值在相應保管期限內進行虛擬歸檔。這樣，既能滿足檔案室當前的利用需要，又能降低檔案重復進館的幾率。

（三）完善檔案檢索配套建設，免除利用后顧之憂

采用虛擬歸檔的方式，會使一些單位把本應永久或定期30年保存的檔案保存為定期10年，因而只能滿足這些單位短時間的利用需要。保管期滿銷毀后，會給這些單位今后的利用工作帶來不便。這就需要檔案工作者轉變思想觀念，以高度負責的態度做好文件的收集、整理和歸檔，在虛擬歸檔過程中把檔案實體的保存單位、期限等信息詳細記載到有關檔案目錄里，以便將來利用者能夠根據這些信息到檔案實體的保存地點準確、快速地查到所需檔案。此外，要進一步升級、完善現有的計算機檔案管理軟件，使其既具有對單個全宗內檔案進行查詢的功能，又能滿足檔案館以館藏所有全宗為整體進行互聯檢索的需要，以免除立檔單位的后顧之憂。

優化檔案館藏是一個龐大的系統工程，需要各級檔案部門相互協作配合。重復檔案進館現象的存在，使館藏優化工作進展緩慢。因此，檔案管理部門應當高度重視，采取切實可行的措施，逐步減少和消除重復檔案進館狀況，促進館藏檔案進一步優化。