大數據時代檔案館路在何方

文·黃曉霞 周桂燕

（作者單位：臨沂市檔案館／臨沂市高級財經學校）

近年來“大數據”成為熱詞。大數據在各行各業展露頭腳，并發揮出巨大優勢，尤其此次抗擊新型冠狀病毒斗爭中，大數據更是發揮了至關重要的作用。大數據為我們的工作、生活帶來了便利，同時也對每一個行業的業務職能領域帶來了劇烈的沖擊。作為數據家族“大戶”的檔案館，正面臨著前所未有的嚴峻挑戰，大數據時代檔案館工作應如何開展、如何創新、前方的路該怎么走？是檔案人當前亟待思考的問題。

一、大數據時代檔案館面臨的挑戰

（一）對檔案館社會角色的挑戰

在大數據時代背景下，社會究竟需要什么樣的檔案館？我們是仍著重于傳統的紙質檔案，繼續沿襲多年來的到期移交、你來我查的單一的、被動的服務模式，還是更好地契合時代的脈搏，積極投身于大數據的收集管理中，這需要檔案館重新審視自己的目標定位?！按髷祿笔莻€大命題，不能單靠哪一個部門獨立承擔，而需要相關部門通力合作。在這其中，檔案館可以扮演什么角色，這就要看我們如何作為。檔案館若仍局限于以往的傳統模式，不能盡快實現從“管檔案”到“管數據”的轉變，未來就極有可能被邊緣化，我們應該有這種危機感，并以此振奮精神、擔當作為。檔案館作為社會記憶的建構者與保存者，在大數據時代，保存數字記憶理應是檔案館的社會自覺與文化擔當。檔案館有責任也有條件做好大數據的收、管、用，滿足大眾的需求，并引領大眾的價值取向，成為社會主義核心價值觀和愛國主義教育的重要陣地。

（二）對檔案館資源建設的挑戰

大數據時代，海量的數據使得檔案館數據資源建設的難度大增。一方面，數據來源渠道愈發多元。機關團體、企事業單位、社會組織和個人都是數據的生產者，每個個體日常工作生活中產生的信息記錄都可以組成一個個特殊的小型檔案庫。同時，每個個體也都有機會將擁有的檔案信息通過網絡輕松轉遞、發布和推廣，成為數據的開發者。分散在網絡環境中的數據可以自由生產、自由管理、自由流通，使得數據的收集歸檔變得極為復雜。另一方面，數據資源價值鑒定難度增大。由于大數據是對活動的“全程記錄”而非“有用才被記錄”，就使得大數據的價值密度較低，而且網絡環境中各種數據泥沙俱下、真偽難辨，如何在沙里淘金，做好數據資源價值鑒定，考驗著檔案工作者的智慧和技能。

（三）對檔案管理利用工作的挑戰

檔案管理方面，主要是檔案數據安全面臨挑戰。由于檔案數據信息量大、價值密度高，很容易成為網絡黑客攻擊的目標。同時，由于大數據時代檔案服務趨向于個性化，服務的個性化就需要披露個性、攫取個人信息，這又對個人隱私安全構成了威脅。

檔案利用方面，主要是融合、分析、挖掘數據和創新服務方式面臨挑戰。大數據時代，因為信息數量劇增，檔案的價值往往散布在不同的地方，同一個事件，在眾多數據庫中可以找到許多分散的信息，那么如何將大量分散的信息進行融合、分析，并從中挖掘出大眾需要的價值，這是檔案館提升自身業務水平的關鍵。另外，大數據勢必帶來服務的大變革。百度、淘寶、美團等網絡平臺都已實現了投每個人所好的個性化服務，并因此得以迅速地發展普及，為大眾所青睞。相比之下，檔案館的服務方式仍局限于簡單的、應付利用者需求的被動查檔服務，服務產品也大多處于品種單一、內容陳舊的單調狀態，如何順應個性化服務的大趨勢，找到檔案服務工作的突破點，應是檔案館在大數據時代的立身之本。

（四）對檔案館工作人員的挑戰

隨著信息技術的不斷發展，檔案館工作人員愈來愈體會到自身在思想觀念、知識結構和工作技能等方面的挑戰。長期以來，檔案館接收進館單位10年或20年前的檔案，館藏內容本就有滯后性，管理上強調嚴肅保密，服務上處于封閉或半封閉狀態，這都與數據管理要求的前期控制、全程管理、個性化服務相去甚遠。檔案工作者急需解放思想，更新觀念，跟上時代發展的步伐。在知識結構和工作技能方面，檔案館工作人員多以檔案學、管理學方面的專業人才為主，熟練于傳統紙質檔案的管理工作，對于現代信息技術方面的知識較為欠缺，工作技能明顯不足，成為當前檔案館工作創新發展的瓶頸。

二、如何迎接挑戰，尋求自身發展

（一）快速積累，做大檔案大數據

目前檔案館的檔案信息資源建設主要由存量數字化和增量電子化兩部分組成。存量數字化已經開展了很長一段時間，積累了比較成熟的經驗，完成了大部分館藏紙質檔案的數字化掃描。增量電子化是當前我們需要攻克的重點。在收集范圍上，由于大數據時代帶來了跨界融合，除了數字化檔案和公務活動中的電子文件外，網站數據、社交媒體數據、個人日志等網絡數據也逐漸被納入檔案數據的范疇。檔案部門應盡快從狹義檔案資源觀向“大檔案觀”轉變，擴展檔案的歸檔范圍和進館范圍，深入分析如何在龐大的網絡環境中主動地獲取更多更全面的數據。另外，增量電子化的技術要求比存量檔案復雜得多，在保證電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性上都需要使用更多的技術手段，這需要檔案行政管理部門在較高起點上進行頂層設計、統一規劃和全面指導。要不斷完善增量電子化的標準制定和檔案信息管理系統的研發升級；要加強電子文件前端控制和全程管理；要充分利用現代技術手段實現檔案資源建設的智能化，提高工作效率，做大檔案大數據。

（二）加快檔案信息資源共享的步伐

檔案信息資源共享我們已經提了很多年，但一直進展緩慢。近年來，數字檔案館（室）建設為檔案信息資源共享提供了原料基礎，下一步如何搭建平臺，盡快打通檔案館之間、檔案館（室）之間以及不同部門和系統間的壁壘，實現數據整合，促進數據流轉；如何有效鏈接存量數字化檔案和增量電子檔案的數據信息，都是當前加快檔案信息資源共享進程的重要任務。為實現最大限度的資源共享，將來我們還可以建立云檔案系統，將所有開放的檔案信息資源存儲其中，形成一個龐大的全國聯網的檔案資源數據庫，這樣既可以縮減檔案存儲管理的成本，又可以打破檔案利用的時空限制，完全實現信息化條件下的各類檔案信息資源的社會共享。

（三）突出個性化，全面提高檔案服務質量

大數據時代智能化的挖掘技術和檢索技術，為檔案服務提供了前所未有的便利條件。充分利用好館藏數據這座寶庫，全面提高檔案服務質量是檔案館工作的目標所在。首先，要從個性化上尋求突破。可以通過收集、分析、挖掘利用者數據，針對每一位利用者的查檔習慣、查檔內容，為其量身定制檔案服務方式，最大限度地滿足每一位利用者的個性化需求。其次，要提升檔案服務產品的質量和時效。大數據的實時采集相當于為我們儲備了新鮮的食材，智能檢索分析相當于為我們提供了高效的加工設備，接下來就看檔案工作人員如何去烹飪。我們要做的就是根據利用者的口味，用最快的速度加工出最鮮美的產品，第一時間提供到利用者手里。這個過程中速度和質量是關鍵，要既快又好才能滿足利用者的需求，贏得大眾的認同。

（四）不斷提高檔案工作者的整體素質

面對社會和事業的激烈競爭和嚴峻挑戰，檔案工作者難免會有本領恐慌的危機感?？朔绢I恐慌，唯一的出路就是學習。檔案工作者不僅要不斷更新檔案業務知識和專業技能，還應系統地學習信息處理、數據分析等方面的知識，努力掌握現代化的科技手段和管理技術，還要廣泛涉獵網絡文化、用戶分析等各方面的相關知識。檔案行政管理部門要更多地創造機會加強對檔案工作者的教育培訓，拓寬其眼界格局，優化其知識結構，提高其整體素質。同時，還要不拘一格廣攬人才，加快信息技術、數據分析等方面人才的引進，匯聚各界精英，以時不我待的緊迫感在時代的浪潮中抓住機遇迎接挑戰，努力開創檔案館發展的新局面。