新形勢下城市軌道交通檔案信息化建設問題探究

文·張媛媛 付新航 韓艷平 章岸婧

一、引言

當前，我國正處在業務模式重構加快、新舊動能轉化加速的數字化轉型時期，全球疫情的常態化加快了“新基建”政策的全面布局，為我國城市軌道交通建設指明了發展高速化與建設智能化的方向。據統計，截止到2019年底，我國內地累計有40個城市投運城市軌道交通線路6736.2公里，60多個城市正在開展城軌道交通規劃、審批等前期工作[1]。我國軌道交通事業進入發展快車道，進而對軌道交通檔案管理工作提出了更高要求。“城市軌道交通建設，正在中國大地幾乎所有的省會城市及二級城市全面展開，工程項目投資大、規模大，產生的檔案數量大、速度快”[2]，過去效率低下、成本過高的傳統檔案管理模式已難以滿足現行工作需要。面對新形勢，一些城市進行了較為成功的探索，如北京地鐵設計研究所自行研發了地鐵科技檔案管理系統，促進了地鐵檔案管理的自動化[3]；廣州地下鐵道總公司制定了檔案信息化制度體系，建立了檔案一體化管理平臺[4]。但總體而言，我國大部分城市軌道交通檔案的信息化程度仍比較低，許多城市軌道交通集團的檔案工作還是以紙質檔案管理為主，軌道交通檔案信息化建設任重而道遠。如何抓住新形勢下的歷史機遇，推動檔案工作跟上軌道交通行業發展步伐是一個亟待思考和應對的問題。基于此，本文從闡述新形勢下軌道交通檔案管理信息化轉型的必要性出發，調查并分析了軌道交通檔案信息化建設存在的問題，以探求可行性策略來加快軌道交通檔案信息化建設。

二、新形勢下軌道交通檔案管理信息化轉型的必要性

（一）應對傳統軌道交通檔案管理方式變革所需

在信息技術蓬勃發展的數據驅動型社會，軌道交通集團管理和業務工作的內容、形式與成果的數字化比重快速增加，檔案管理手段與方法亟待變革。一方面，傳統檔案管理方式的弊端已經顯露。依靠人工對紙質媒介進行信息錄入和存儲，難以得到足夠的人力、物力傾斜而做到標準化管理，容易造成檔案損毀、信息丟失、工作效率低下。而且傳統檔案管理模式側重后端管理，大量資料在建設單位、施工單位、監理單位等相關部門之間來往，易脫離檔案部門掌控，使檔案管理工作一直處于被動狀態。另一方面，新形勢呼喚新的檔案管理方式。當下數字技術設備廣泛應用于地鐵工程項目規劃、勘察、建設到驗收的完整過程，產生的海量檔案信息需要在項目完成后短時間內實現歸檔、存儲。同時在新基建政策語境下，新一代信息技術如5G、人工智能等將深度融入軌道交通建設，未來軌道交通檔案信息的復雜性、多樣性將大大提高。

（二）提升軌道交通檔案資源開發利用能力所需

對于集團而言，軌道交通檔案信息化有利于企業業務工作的順利開展，提高軌道工程檢查、工程審計、工程結算、業務查考等諸多事務的工作效率。如軌道工程檔案在線上平臺實現集中整合后，能更方便地用于線路開通前的安全檢查，幫助集團及時進行風險評估、管控和排除。對于社會而言，運用信息化手段激活軌道交通檔案資源并向社會展示，能起到科普地鐵知識、提高社會認同的作用，能“使大眾增加對地鐵建設艱辛過程和運營安全管理及服務的理解，認識地鐵對于完善城市功能的重要性，從而給予地鐵更多的包容和支持”[5]。對于國家而言，軌道交通檔案作為國家檔案資源體系的重要組成部分，必須納入國家檔案庫中[6]，對軌道交通檔案進行信息化、標準化、數據化加工則是移交的必要前提。因此，有必要通過信息化手段在軌道交通檔案資源和企業、社會與國家利用之間搭起橋梁，發揮出軌道交通檔案所蘊含的巨大價值。

（三）推動信息共享以助力城市數字生態圈構建所需

目前我國智慧城市建設不斷推進，其中智慧交通作為搭建智慧城市的重要環節，已進入網絡化發展階段。2019年9月我國發布《交通強國建設綱要》，指出要“建設城市群一體化交通網，推進干線鐵路、城際鐵路、市域（郊）鐵路、城市軌道交通融合發展”[7]。疫情期間，上海地鐵利用信息化、智能化手段，聯合相關單位成立“疫情防控大客流對策部”，在持續的信息共享中取得了疫情防控和安全運營的雙重勝利[8]。打破軌道交通的信息壁壘，實現軌道交通數據流通共享乃大勢所趨，檔案信息自然也包括其中。在微觀層面，軌道交通檔案信息化能為業務系統內的信息共享提供基礎支持，推動軌道交通運營單位內部的全面互聯和集約整合。在中觀層面，整合區域內軌道交通檔案數據，能促進行業系統內軌道交通檔案信息跨部門、跨地區合理利用。在宏觀層面，軌道交通檔案信息并入數字城市生態圈，能為智慧城市的決策過程提供整體性的參考價值。

三、軌道交通檔案信息化建設現狀與問題

筆者團隊于2020年5月至6月對全國11個城市軌道交通集團檔案管理情況進行了網絡調查。調查顯示，各軌道交通集團檔案部門成立的時間平均為6.9年，檔案部門間的館藏量差距較大，最高的為深圳地鐵的23萬卷、最低為沈陽地鐵的2.5萬卷。分析各集團檔案信息化建設可發現，大部分城市軌道交通檔案信息化管理工作尚處于起步階段，不少集團的檔案信息化制度仍是空白，檔案信息化實踐集中于紙質檔案數字化加工、掃描等重復性勞動環節。在調研分析的基礎上，筆者團隊以濟南軌道交通集團的檔案資源管理和發展狀況作為重點考察對象，總結出軌道交通檔案信息化建設過程中的諸多問題，主要表現在以下方面：

（一）檔案信息化制度規范欠缺

許多城市在軌道交通建設的一開始并沒有考慮檔案收集管理問題，直到大量管理類、業務類實體檔案資料堆積，才“倒逼”出檔案整理意識，這樣被動的檔案管理思維也反映在檔案制度建設中。在制定檔案制度規范時，軌道交通集團重視對工程文件實體的分類整理、竣工驗收、移交歸檔，而沒有預判到信息技術進步、項目工程推進和企業未來發展過程中對檔案信息管理和利用的需求，造成檔案信息化制度規范或是缺失現象嚴重，或是內容的發展性不足；重視參考其他地方的制度和做法，而沒有從加強前端控制、推動全程流程管理的角度制定適宜本地建設情況的檔案信息管理制度，導致檔案信息化制度規范未形成系統的管理體系；重視總體層面的檔案信息化要求，而沒有考慮到數字化轉型時期諸多復雜因素對檔案工作實踐標準化、細節化落實的影響，導致檔案信息化制度規范深入程度不夠，標準要求與實踐工作脫節。

（二）檔案信息資源建設不完善

在目前的管理實踐中，軌道交通檔案資源建設存在以下問題。首先，檔案資源數量不達標。在檔案形成過程中，數據資料流散在參建單位，趕工期遺失資料、工程變更修改圖紙、相關單位查閱資料都會帶來檔案散失的風險，等到項目驗收審閱時再在從計算機上打印重要檔案資料的情況時有發生。其次，檔案資源質量不達標。在軌道交通建設過程中，一些文件會采用復印的方式提供各方利用，致使后期整理時將復印件當作原件歸檔。而且，各單位移交的檔案質量層次不齊，缺乏規范性，例如一些報告文件的責任者簽名、蓋章處出現涂改現象，區間修復臺賬缺少具體的時間等。最后，數字化資源管理重視程度不夠。對于軌道交通工程建設中產生的大量電子、圖片和聲像文件，需要檔案部門在關鍵業務節點介入從而保證相關檔案順利收集。但目前各單位接收、管理數字資源的意識不夠，數字資源的質量格式、運行環境也有待統一。

（三）檔案管理工作流程不規范

城市軌道交通工程建設具有參與單位多樣，施工節點較多，施工周期較長的特征，造成對檔案管理流程的管控存在較大難度。第一，檔案管理與工程建設難以保持同步。由于各參與單位的檔案工作人員不重視收集、保管項目建設關鍵節點產生的檔案，過程管控難以落實，導致檔案管理工作無法達到預期目標。第二，檔案部門的權責劃分較為模糊。出于單位重視不夠、節約資金投入等原因，多數軌道交通集團缺少檔案權責清單，檔案管理人員大多身兼數職，難免出現失誤。各施工單位、職能部門的檔案工作權責不清還容易造成拖延歸檔、不愿移交和推諉扯皮現象。第三，檔案數字化工作流程不夠深入。目前軌道交通集團檔案數字化工作環節主要集中在紙質檔案掃描上，尚不具備對檔案信息數據深入挖掘的條件。電子檔案管理系統的功能不齊全，也成為制約檔案管理信息化轉型的阻礙。

（四）工作人員檔案專業水準欠缺

檔案工作人員是軌道交通集團檔案管理實踐和信息化發展建設的基礎保障。根據團隊調查，全國11個城市軌道交通集團的檔案人員平均配置17人，兼職人員多于專職人員，其中有檔案學科背景的專職人員約2人，僅占11.7%。軌道交通集團的檔案工作人員以工程類專業背景居多，一些檔案管理人員直接從其他工程崗位被抽調過來，當工程收尾后，又撤離并入新的崗位[9]，檔案工作隊伍流動性過強。部分兼職人員雖然負責檔案管理工作，但缺少足夠的檔案專業知識和檔案保護意識，還有一些工作人員熟悉傳統的檔案管理理論和方法，不懂檔案信息化管理的理念和技術。總體而言，軌道交通集團檔案工作人員的專業能力和信息素養的不足，一定程度上限制了其積極推動軌道交通檔案管理集約化、信息化發展的動力和熱情。

四、軌道交通檔案信息化建設策略

（一）制度先行，建立健全檔案信息化規范體系

建立適應集團標準化建設、符合集團可持續發展的檔案信息化規范體系，首先應從《中華人民共和國檔案法》《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規范》等國家法規標準以及廣泛調研經驗出發，結合軌道交通集團發展實際情況，構建集團檔案管理規范化框架。其次，深入到具體工程檔案形成、收集、整理、數字化、利用的業務實際中，明確電子檔案的歸檔流程，制定覆蓋軌道交通檔案綜合管理、專業檔案管理和信息化的全過程管理規范，逐步實現軌道交通檔案信息化制度體系在宏觀導向和微觀操作層面的統一。目前，濟南軌道交通集團基于整體性、規范性原則，正在從檔案規章、檔案管理、檔案信息化與專業檔案四個方面進行企業檔案制度體系的全面布局建設，其中針對信息化的具體要求，制定了一套涵蓋檔案數字化、電子文件管理、檔案管理系統三大內容并貫穿信息化業務活動始終的操作規范。

（二）數字建設，推動實體檔案資源數字化整合

強化軌道交通檔案信息資源建設，不僅要實現實體檔案資源集中整合，更要注重數字化檔案資源的積累和管理。對于實體檔案資源建設而言，建設單位可通過簽訂合同、編制建設須知等形式與參建單位明確形成文件的數量、格式等規范性特征，提前說明歸檔要求，給出參照樣本。檔案部門要提高工作敏感度，重點關注工程建設中的關鍵環節，對檔案資料的去向做到“心中有數”，及時收集、整理重要的檔案原件。對于數字化檔案資源建設而言，檔案部門要加快實體檔案數字化進程，逐步實現實體檔案與數字化檔案一一對應。其次，根據“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，規范電子文件的文件格式和運行環境，積極推動數字化歸檔早日實現。最后，整合企業數字化檔案、電子文件和輔助性資料形成數據庫，真正改變軌道交通集團檔案資源分散、孤立的局面，將檔案資源池轉化成支持企業科學決策和流程再造的智庫。

（三）管理跟進，優化檔案管理流程和管理體系

要為軌道交通檔案信息化建設鋪平道路，還需要在梳理清楚集團業務流程和檔案形成鏈路的前提下，逐步優化檔案管理流程和管理體系。首先，明確多方管理職責。建設單位、監理單位和施工單位是軌道交通管理中最重要的三方主體，可以通過建立項目檔案工作領導小組，將檔案管理權責寫入工作計劃等方式，落實各方責任和義務。其次，建立內外結合的質量管控機制。檔案主管部門提前介入業務開展過程，做到“提前培訓、中間檢查、竣工歸檔”[10]的全程跟蹤管控。監理單位定期跟進軌道工程的重要建設節點，保障重大項目對接和檔案的順利移交。最后，構建縱橫交錯的溝通管理網絡。集團檔案部門、眾多參與單位和驗收單位可以搭建信息溝通平臺，及時記錄和反饋軌道工程中檔案的傳遞、變更情況，方便業務與技術、上下流單位之間的溝通交流和監督指導。

（四）技術支撐，積極構建檔案信息化管理平臺

建立與聯通軌道交通檔案信息化管理平臺是加速軌道交通集團信息化進程，建設集約型、智慧型企業的重要手段。首先，集團要加大信息化的資金投入，完善信息基礎設施建設，如構建集團局域網、配備計算機硬件設備和檔案管理軟件等。其次，深度融合區塊鏈、人工智能、云服務等新興技術成果，創新升級檔案數據管理系統，不斷完善業務指導、流程跟蹤、檔案傳輸、智能分析等系統功能，實現工程業務流、檔案信息流雙合一，提高軌道交通檔案協同共治、信息共享、動態監管的能力和水平。最后，推動檔案管理系統與財務系統、審批系統等其他信息系統的互聯互通，實現軌道交通檔案信息管理平臺的一體化建設。只有各城市軌道交通集團都行動起來，加快建設檔案信息化管理平臺，才能最大程度地實現區域和國家層面軌道交通檔案信息的共建共享。

（五）人才培養，打造檔案信息化建設人才梯隊

要優化目前軌道交通集團檔案管理的人才結構，需要打造一支兼具軌道工程知識和檔案專業素養，還掌握現代信息技術的檔案人才隊伍。對于已有的檔案管理人員，要強化其檔案素養和檔案意識。建議將檔案人才培訓納入集團年度計劃，制定包括檔案法律法規、檔案管理基礎、檔案系統應用等知識在內的教學大綱。培訓形式除了邀請專家學者來現場講課和研討，還可以充分利用網絡資源和信息化平臺，讓員工利用工作生活中碎片化時間在移動終端上自主學習。對于人才結構不合理的現狀，軌道交通集團可以與周邊高校建立合作機制，獲取專業的指導意見，實現人才的點對點輸送。同時，招聘要求適當向計算機技術、信息系統運維方向傾斜，提高信息技術人員在檔案人才梯隊中的比重。最后，軌道交通集團要明確從事檔案管理的薪資待遇、發展空間和福利，留住檔案管理人才，保證檔案人才隊伍的相對穩定。

五、結語

在以數據驅動治理、技術引領變革為基本特征的新形勢下，只有運用新技術、新理念，實現包括制度體系、檔案資源、管理流程、信息平臺、人才結構各個方面的統籌優化，才能發揮出軌道交通檔案管理信息化的巨大優勢。需要注意的是，信息化的時代浪潮仍在不停推進，探索軌道交通檔案信息化管理的方式方法也是一個持續的過程，需要企業以足夠的檔案意識抓住發展機遇，應對管理實踐中涌現的新問題、新挑戰。