關(guān)于地籍檔案接收的實踐與思考

文·王志坤

為加強專業(yè)檔案管理，增加檔案庫存種類和數(shù)量，提高檔案利用服務(wù)水平，曹縣檔案館與曹縣自然資源和規(guī)劃局溝通協(xié)調(diào)，從2019年10月中旬開始，利用一個多月時間陸續(xù)分批次對全縣地籍檔案進(jìn)行集中接收進(jìn)館，現(xiàn)已將紙質(zhì)檔案、電子目錄、紙質(zhì)檔案掃描件等接收完畢。本文就地籍檔案接收過程中的一些做法及問題，談?wù)剛€人的幾點啟發(fā)和思考，以供同行商榷。

一、提前介入，加強溝通

在和縣自然資源和規(guī)劃局商談檔案移交事宜后，曹縣檔案館積極加強溝通交流，由負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)的副館長帶領(lǐng)2名業(yè)務(wù)人員到縣自然資源和規(guī)劃局，組織召開了檔案館、自然資源和規(guī)劃局、監(jiān)理單位及4個項目實施單位參加的協(xié)調(diào)會議，分析了地籍檔案性質(zhì)及現(xiàn)存狀況，研究檔案整理填寫方法，制定了檔案移交方案，為下一步檔案順利進(jìn)館打下良好基礎(chǔ)。

二、加強指導(dǎo)，確保質(zhì)量

（一）接收的地籍檔案基本狀況

這次接收的地籍檔案，是2014年中旬曹縣土地管理部門按照上級要求開展的對全縣27個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）農(nóng)戶現(xiàn)擁有使用權(quán)的宅基地進(jìn)行確權(quán)登記后形成的土地管理專業(yè)檔案。縣國土資源局委托通用技術(shù)集團(tuán)工程設(shè)計有限公司、濰坊新恒地理信息有限公司、海天地信科技有限公司、正元地理信息集團(tuán)股份有限公司等4家公司具體實施，其中通用技術(shù)集團(tuán)工程設(shè)計有限公司負(fù)責(zé)莊寨鎮(zhèn)、桃源集鎮(zhèn)、韓集鎮(zhèn)、磚廟鎮(zhèn)、魏灣鎮(zhèn)、常樂集鎮(zhèn)、樓莊鄉(xiāng)等7個鄉(xiāng)鎮(zhèn)；濰坊新恒地理信息有限公司負(fù)責(zé)曹城街道、閻店樓鎮(zhèn)、邵莊鎮(zhèn)、鄭莊鎮(zhèn)、倪集街道、梁堤頭鎮(zhèn)、朱洪廟鄉(xiāng)等7個鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道；海天地信科技有限公司負(fù)責(zé)磐石街道、青堌集鎮(zhèn)、蘇集鎮(zhèn)、安蔡樓鎮(zhèn)、大集鄉(xiāng)、仵樓鄉(xiāng)等6個鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道；正元地理信息集團(tuán)股份有限公司負(fù)責(zé)青菏街道、普連集鎮(zhèn)、古營集鎮(zhèn)、侯集鎮(zhèn)、孫老家鎮(zhèn)、王集鎮(zhèn)、青崗集鎮(zhèn)等7個鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道，項目期限為1年。檔案包括紙質(zhì)檔案、紙質(zhì)掃描件（高拍照片）、電子目錄、確權(quán)登記證書（未移交）。

檔案全宗號及案卷目錄號編寫規(guī)則采用省民政廳統(tǒng)一編碼。如地籍編號371721206205JC00003，其中37代表山東省，17代表菏澤市，21代表曹縣，206代表大集鎮(zhèn)，205代表大集鎮(zhèn)曹海行政村，JC00003代表王勝虎這一戶編號，371721206205JC00003就是王勝虎的地籍號。全宗號編寫以行政村代碼為單位，前面加上省、市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）代碼，一個行政村一個全宗號。每個行政村每戶的地籍號都是從JC00001開始編寫，以此增加JC00002、JC00003直到該行政村地籍戶數(shù)結(jié)束。

（二）進(jìn)館前地籍檔案的整理情況

一是時間跨度長，從2014年中旬實施到2019年10月份開始接收檔案，將近5年時間，中間又有幾次整理返工，時間長、工作量大。二是實施單位人員變動頻繁。承擔(dān)項目實施的5個公司（中間增加一個公司），中間人員更換頻繁，有3個公司人員包括項目經(jīng)理甚至更換了2次，檔案整理中銜接出現(xiàn)了問題，對檔案整理質(zhì)量造成了很大影響。三是這批檔案此前已按照國土部門要求初步整理完畢，檔案已裝盒，全宗號已填寫，但經(jīng)縣檔案館檢查檔案盒質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，報批類檔案沒有目錄。考慮到檔案數(shù)量多、實施人員變動大及檔案已形成的實際情況，為避免大量更換檔案盒和人力返工，造成人力物資浪費，在確保紙質(zhì)檔案基本符合標(biāo)準(zhǔn)的前提下，縣檔案館在適當(dāng)調(diào)整和規(guī)范后決定接受進(jìn)館。

（三）業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收

在接收檔案前及接收中曹縣檔案館始終跟蹤業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)。檔案整理歸檔前統(tǒng)一制定了標(biāo)準(zhǔn)和要求，并且每周分別到4個公司辦公地點實地查看檔案收集、整理、歸檔、填寫情況，針對存在的問題現(xiàn)場指正并提出修改意見，并相互留存電話號碼和微信，保證隨時溝通聯(lián)系。在整理中出現(xiàn)的新情況、新問題，縣檔案館及時召集公司項目負(fù)責(zé)人會議，共同研究商討意見，確保檔案整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。在每批次檔案進(jìn)館前，縣檔案館都到所移交檔案公司再檢查一次，查看是否符合標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)不返工。根據(jù)曹縣檔案館搬家時搬運的經(jīng)驗，在各個公司移交檔案時，縣檔案館為其提供了參考意見。比如，檔案盒采用寬線十字交叉捆綁，8盒為一捆，兩捆剛好上架一排，捆綁時盒號按照從上到下、從小到大排序，避免倒盒。以鄉(xiāng)鎮(zhèn)地籍檔案為進(jìn)館單位，統(tǒng)一標(biāo)識流水號，每捆一個編號，確保檔案在搬運和上架時井然有序。在檔案上架時，縣檔案館以鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、行政村代碼從小到大的順序依次排列，這樣便于以后查找檔案。

截至目前，先后按照報批、未報批、目錄和電子文件等3批次共接收地籍檔案23610盒、786552卷（份），電子文件112份，掃描件（高拍照片）9863430張、2150GB。具體情況為：報批類檔案18414盒、328781卷，未報批類3985盒、117968卷，登記卡1154盒、328781件，檔案目錄57盒、2084件、11022張。

三、造成地籍檔案現(xiàn)狀的原因

經(jīng)過近一個多月整理接收這批地籍檔案，發(fā)現(xiàn)造成問題的原因是：一是國土部門對檔案工作不重視，同時對檔案業(yè)務(wù)不熟悉。二是檔案標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量把控不嚴(yán)，只求工作數(shù)量而忽視質(zhì)量。而且在開展農(nóng)村地籍確權(quán)前及確權(quán)中始終未和縣檔案部門聯(lián)系溝通幫助其業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對檔案整理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范要求又沒有及時與對應(yīng)上級部門溝通請示，因此在檔案移交時造成很多工作被動。比如，檔案盒質(zhì)量明顯不符合國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒盒脊標(biāo)注內(nèi)容也不符合地籍檔案標(biāo)寫。三是對實施項目的4個公司工作質(zhì)量把控沒有實時跟上，4個公司在整理檔案和做電子拍照及掃描中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，樣式不同。四是由于各個公司實力不同、負(fù)責(zé)人責(zé)任心不強、人員調(diào)動頻繁等原因，造成檔案整理質(zhì)量低。另外縣檔案館在指導(dǎo)中還發(fā)現(xiàn)部分公司在實施項目過程中聘用假期學(xué)生工，由于業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位，質(zhì)量把控不嚴(yán)，監(jiān)管沒有跟上，造成標(biāo)準(zhǔn)不一、質(zhì)量不同。例如，有一個公司在對每戶地籍檔案掃描拍照后，部分戶的30張照片中就有5張極其模糊，文字及數(shù)據(jù)無法辨認(rèn)。

四、關(guān)于地籍檔案接收的思考

一是作為檔案監(jiān)督管理部門，應(yīng)及時與各整理檔案單位溝通。由于大部分單位對檔案工作認(rèn)識不足，重視不夠，在檔案收集整理歸檔時必然產(chǎn)生一些問題，在移交檔案時避免不了返工的情況，造成人力物資浪費，又影響工作效率和質(zhì)量，因此檔案部門的提前介入顯得尤為重要。二是加大檔案工作宣傳力度，使各單位能夠認(rèn)識到檔案的重要性。尤其在各單位開展重大業(yè)務(wù)活動時，如土地確權(quán)、不動產(chǎn)登記、扶貧檔案整理等，能夠提前與檔案部門聯(lián)系，在整理檔案前制定好規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，避免產(chǎn)生各種問題。三是嚴(yán)把標(biāo)準(zhǔn)，跟蹤質(zhì)量監(jiān)督。標(biāo)準(zhǔn)是一切工作的目標(biāo)和行動指南，質(zhì)量是保障和根基。再好的標(biāo)準(zhǔn)如果沒有質(zhì)量作為保障，很多工作也達(dá)不到目的，個人認(rèn)為尤其對大批量的檔案整理工作更為明顯。此處移交的地籍檔案如果當(dāng)初能夠重視檔案整理，制定各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，嚴(yán)格質(zhì)量把控，符合檔案數(shù)字化要求，就能更加有效發(fā)揮財政資金的使用效益。

檔案是工作的實時記錄，規(guī)范的檔案整理歸檔更能體現(xiàn)工作的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的最終目的就是為以后的工作提供參考和借鑒。因此，各級各部門及社會各界都應(yīng)重視檔案的收集、整理、歸檔工作，發(fā)揮檔案不可替代的作用，推動社會各項事業(yè)更好更快發(fā)展。