探尋新常態下優化企業檔案管理的思路與方法
——以供水企業管線檔案建設為例

文·張文惠

隨著社會新常態的到來，檔案工作面臨數字化、網絡化等多種新常態，而檔案作為一種重要的信息資源，記錄著人類社會實踐過程中有用的事實、數據、理論方法，記錄著成功和失敗的經驗教訓，標準化、科學化的檔案管理迫在眉睫。對供水企業來說，城市供水管線是城市的生命線，是城市賴以生存和發展的基礎。城市立體化程度的提高，對供水管道的鋪設提出了更新的要求，加強和規范供水管線檔案的收集和管理勢在必行。

一、新常態下企業檔案管理面臨的困境

（一）對檔案價值和作用認識不足。

在供水企業中，個別企業只重視生產指標、經濟效益，卻看不到地下管線檔案是關系城市規劃、建設、科學管理的重要依據，從而導致機構職責不清，技術人員對自己的職責不負責任，有關部門把關不嚴，檔案收集不全，給今后供水管網工程的建設維護留下了隱患。實際工作中，很多企業從管理層到基層員工，對檔案的價值與作用知之甚少，對檔案管理方面的法律法規和管理制度學習貫徹不足，存在重物質、輕信息，重眼前、輕長遠，重微觀、輕宏觀等一系列不正確觀念。

（二）基礎業務和管理設施相對薄弱

企業所擁有的檔案數量和質量是企業開展檔案管理工作、開發檔案信息資源的物質基礎，但往往很多企業檔案管理基礎工作做的不夠到位， 例如有的企業制定了較為完善的檔案管理制度， 但是沒有領導重視，沒有人員將制度落地落實; 有的企業檔案利用方式單一、范圍狹窄，檔案信息的提供以檔案原件為主，可能造成檔案損毀、丟失；有的企業檔案業務基礎建設不足，還存在收集不齊全、歸檔率低、案卷質量不高、查找困難、現代化步伐不夠快等一系列問題，制約了檔案信息資源的開發利用。同時，檔案室現代化管理設施比較落后也是目前面臨的一大窘境。檔案庫房的內外環境要有利于檔案的保管，但是很多企業長期對檔案管理工作不重視，在資金方面投入不足， 導致檔案管理設備陳舊、設施落后。對于供水企業來說，如果技術部門未能及時補充新設、撤換的地下管道竣工圖，將導致缺少準確的走向、平面布置和豎向標高的管網系統現狀圖。地下管網新建、改建、維護、搶修都很頻繁，缺少準確的管網現狀圖，到時只能憑記憶、憑當事人尋找，既耽誤時間又造成經濟損失。

（三）專業檔案管理人員缺乏且技能有限

由于很多企業資金有限，不可能對檔案管理有較大財力、人力的投入，因此檔案管理工作經常由一些辦公室人員兼職負責。由于這部分人員事務性工作較多，難以投入足夠的精力到檔案管理上，為檔案管理工作的可持續發展帶來了阻礙。同時，很多企業的檔案管理人員普遍沒有檔案管理的專業背景，缺乏競爭與開拓創新意識，理論上和實踐上都無法滿足檔案管理的發展要求。

二、正確認識優化企業檔案管理創新的意義

企業檔案管理工作的優化創新，能夠促進企業的良性健康發展，對企業的未來成長具有非常重要的意義。首先，企業通過對檔案管理人員的專業性培訓和系統完善教育，可以大幅度提高其專業水平和檔案管理技巧，提升工作效率。其次，企業通過加快信息化建設步伐，實現檔案管理數字化、對檔案管理方式進行創新，有利于讓企業在更短的時間內獲得更為準確的檔案內容和檔案數據，有利于提升檔案管理的科學性和管理水平。再次，在優化檔案管理的過程中可以及時發現工作中存在的不足，并進行分析和解決，這將有利于推進企業檔案管理工作的規范化和制度化，為下一步檔案管理工作及企業的規范化管理奠定良好基礎。

三、優化企業檔案管理的有效思路探討

（一）樹立科學的檔案管理意識

檔案管理工作的根本目的是提供服務，因此企業要樹立“以人為本”的服務理念，發揮檔案信息資源的服務作用。供水企業要重視對施工一線技術人員的宣傳，讓他們深刻認識到檔案的重要性，自覺采取實際行動重視和支持檔案工作的開展。企業要重視并保證檔案管理工作在日常工作中的重要地位，提升檔案管理工作效率，要對檔案管理工作的總體要求、日常維護、工作職責等進行明確分工。同時，企業要從整體上加強對檔案管理的宣傳，充分利用電視、報刊、宣傳欄等方式向企業員工宣傳檔案的價值以及檔案管理的重要性，在企業內建立“以人為本、服務第一、科學管理”的檔案管理意識，為檔案管理工作的健康發展提供良好環境。

（二）加強數據庫等檔案管理信息化建設

隨著城市的快速發展，城鄉供水一體化的實施，供水企業的供水范圍、供水管網不斷擴大，檔案管理記錄的信息也在不斷增加。建立科學、準確、完整、動態的自來水檔案數字化信息管理系統，實現檔案信息的集中管理與信息共享，不僅能減輕檔案管理人員工作負擔，而且能夠極大提高檔案的檢索利用效率，為城市供水規模擴大再生產提供有效參考。例如，某些典型工程積累的施工設計資料如果能及時轉化成數字化檔案，技術人員就可通過數字化檢索隨時獲取這項工程的相關資料，為其他供水工程的施工設計提供參考，從而有效節約設計工期，提高工效。同樣，在企業的檔案管理工作上，也要提高信息技術的應用范圍，對檔案信息資源進行發掘、加工、處置和傳輸，推動檔案管理模式從面向檔案實體的整理、保管為重點，向以檔案實體信息化、數字化檔案信息服務為重點的轉變。

（三）優化提升檔案管理人員專業化信息化水平

高素質管理人員是檔案管理工作的人才保障，也是最活躍、最關鍵的因素。因此，要堅持以人為本，始終把培養人才、建設隊伍、提高人員素質放在第一位。發揮好檔案專業管理人才的專業技術優勢，能夠讓企業檔案管理工作迸發新的活力，實現良性健康發展。第一，要加大對企業檔案管理人員的專業知識培訓，提高業務水平和學習能力，要根據檔案管理工作發展需要，通過邀請專家學者授課、外出培訓學習等形式，對內部管理人員進行檔案理論和實踐能力培訓，同時加強對檔案管理人員信息技術、辦公自動化、數字檔案管理等現代化檔案及相關管理知識的培養，豐富他們的知識層次，提高他們適應管理體制改革的綜合素質。第二，要打造一支檔案管理專職和兼職互相配合的人才隊伍。一方面，可以通過引進相關優秀檔案管理人員、對現有管理人員進行培訓等方式，將檔案管理人員的專業技能和整體隊伍水平進行提高，并讓其負責檔案管理的重要工作，以此提升檔案管理的合理有序及穩定性。另一方面，各企業要摸透本企業檔案管理工作在實際中的相關情況，通過歷年的檔案管理工作趨勢，根據本企業的實際情況和實際需要，補充相關管理人員，可以通過招聘兼職等形式，對檔案管理工作進行優化調整，這樣也可以減輕原來的檔案管理工作人員的壓力，合理分工，實現檔案管理工作的最優化。

（四）建立科學規范的檔案管理體制機制

檔案管理過程可能遭遇到各種問題，而優秀的檔案管理實踐經驗可以減少低水平重復，促進信息共享和交換。建立一套完善的檔案管理機制，能夠保障企業檔案管理工作平穩有效運行。企業應根據其實際情況和未來發展需求，逐步探索建立科學規范的規章制度，實現檔案管理的有章可循、有法可依。同時，企業要根據工作實際，建立健全檔案管理人員的崗位職責制度，例如建立“第一責任人”制度，出現檔案遺失或者泄密，可以第一時間找到責任人進行調查，事后進行問責，實現對管理人員的科學有效管理。在制定規章制度外，更需要重視檔案管理制度的落實，企業要根據具體規章制度，制定合理考核細則，將檔案管理工作納入企業年終評先選優考核范圍，讓檔案工作實現具體化，真正融入企業管理各個環節，滿足信息時代對企業管理的要求。