讓數據多走路 讓百姓少跑腿
——淄博市檔案館民生檔案共享創新與實踐

文·王汝玉 齊志成

隨著經濟社會的發展，民生檔案產生的領域越來越廣泛，數量越來越多，人民群眾對民生檔案的利用需求越來越迫切，需求量越來越大。近年來，淄博市檔案館積極踐行以人民為中心的發展思想，認真履行“為民服務”神圣職責，創新服務機制和服務方式，積極開展民生檔案共享工作，為利用者查閱民生檔案帶來了極大的方便，得到了百姓的廣泛贊譽。

一、提高認識，把民生檔案共享工作作為踐行以人民為中心思想的重要舉措

民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需就是檔案工作之所趨。以民生需求為導向，滿足民生需求，創造性地開展民生檔案的利用服務工作，已成為各級檔案部門的共識。

（一）領導重視，提供組織保障。2019年8月份，淄博市委提出了“簡化審批、流程再造”“打造淄博速度、淄博效率、淄博服務品牌”的要求，為淄博市檔案館做好民生檔案共享工作提供了遵循。特別是在深入開展“不忘初心、牢記使命”主題教育中，市檔案館領導班子圍繞“為民服務解難題”專門召開會議，明確民生檔案共享的目標、步驟和任務，研究制定共享計劃和措施，落實人員和經費保障等。館主要負責同志對民生檔案共享工作十分重視，經常到庫房實地調研民生檔案的數量和種類，督促工作落實，進行現場指導。其他班子成員也經常到查檔大廳了解民生檔案的利用情況，關注共享工作進展情況，幫助出主意、想辦法。

（二）凝聚共識，提升服務水平。近年來，淄博市檔案館創新發展“三心六一樣”工作法，堅持檔案服務“四零”標準，秉承熱情、細致、規范、高效的服務理念，創建“服務零距離，百姓連心橋”服務品牌，取得了顯著成績，查檔利用窗口先后獲得了山東省檔案利用“最佳服務窗口”、淄博市“巾幗文明示范崗”等多項榮譽。在“不忘初心、牢記使命”主題教育活動中，市檔案館圍繞踐行以人民為中心的發展理念，開展民生檔案共享，不斷提高為民服務水平，進行了深入討論，進一步統一了思想，凝聚了共識。

（三）成立專班，奠定堅實基礎。成立民生檔案共享工作小組，負責民生檔案共享工作的具體實施，組長由淄博市檔案館分管領導擔任，抽調檔案保管科、信息技術科、開發利用科等科室人員組成專班，制定民生檔案共享具體工作方案和辦法，確定共享的種類和范圍，起草共享協議及設計各種表格，為共享工作提供技術支持，整合市檔案館及區縣檔案館共享數據，建立共享數據庫，負責共享工作的具體實施和監督，協調指導各區縣檔案館做好共享的相關工作等。

二、勇于實踐，不斷創新民生檔案共享的方式方法

面對網絡和信息技術的快速發展，淄博市檔案館民生檔案共享經歷了三個階段，主要采取目錄共享、跨館利用、目錄和全文數據共享三種方式，圍繞方便群眾利用、強化服務能力、提高利用效益，不斷創新實踐民生檔案共享的方式方法，提高群眾滿意度。

（一）整合淄博全市綜合檔案館目錄數據，實現全市綜合檔案館民生檔案目錄共享。2017年，整合市、區（縣）兩級綜合檔案館民生檔案目錄數據，建立全市民生檔案目錄數據庫，實現全市綜合檔案館民生檔案目錄共享。這次民生檔案共享的種類有土地證、招工（頂替）、招干、轉干、調動介紹信存根（干部、工人）、畢業生分配（技校、大中專）、知青、表彰先進（集體、個人、勞模）、轉正定級、公布職稱、農轉非、調整工資等10類，共享目錄51萬條。市檔案館將全市民生檔案目錄集中刻錄光盤，下發各區縣檔案館，使利用者在全市任一綜合檔案館，能夠就近查閱全市民生檔案目錄，利用者通過該目錄，即可知道自己所查檔案是否存在，存放在哪個檔案館，檔案所在全宗卷件號一目了然，極大地方便了人民群眾。

（二）與淄博各區縣檔案館及周邊市檔案館建立跨館利用機制，免除利用者來回奔波之苦。目錄共享不能實現全文數據資源共享和異地出證、跨館利用。利用者通過目錄共享只能查閱到所需檔案原件存放在哪個檔案館，不能調取異地檔案原件進行查閱和復制。為實現檔案信息資源全文共享，2018年，淄博市檔案館與區縣檔案館及周邊地區檔案館建立跨館利用檔案工作機制。一是與區縣檔案館簽訂了《館藏檔案跨館利用服務協議》，規范了跨館利用檔案工作的內容及方式、雙方的權利義務等。同時還制定了《跨館利用檔案工作方案》，對聯動內容、辦理流程、工作規則、聯絡方式進行了細化，方便工作開展。二是加快政府公開信息的發布利用。建立跨館利用檔案工作機制后，利用者在市檔案館不僅能夠查閱市檔案館的館藏檔案，還可通過市檔案館查閱各區縣檔案館館藏已開放的檔案、已公開政府信息、館藏民生檔案。三是開展異地查檔。目前，淄博市檔案館與青島、濰坊、東營、濱州、日照、臨沂、濟南、棗莊等市檔案館以及上海浦東新區檔案館簽訂“異地查檔協議”，實現跨市、跨省的異地查檔，不僅拓展了檔案利用服務范圍和服務內容，使檔案在更大范圍內發揮作用，也給遠在不同地區的利用者帶來了方便。如家住青島的高女士利用跨館利用機制，通過淄博市檔案館，從周村區檔案館查到了40年前分配她到周村某事業單位工作的畢業分配、工資級別等材料，幫她確認了干部身份，解決了困惑她多年的工齡問題。當有記者采訪她時，高女士因激動而聲音哽咽，對淄博市檔案館表示非常感謝。

（三）做好民生檔案的下放工作，實現館藏民生檔案的全文共享。2019年9月，淄博市檔案館將館藏民生檔案目錄及全文電子數據下放共享到各區縣檔案館，由各區縣檔案館提供利用者查詢，并要求各區縣檔案館根據各自的實際情況，將這些檔案共享到本區縣中心鎮中心社區、重點利用人群，破解為民服務“最后一公里”難題，實現“讓數據多走路、讓百姓少跑腿”。如博山的利用者原來查閱一份土地證要往返至少80多公里，下放共享后，不用再到市檔案館，直接到博山區檔案館查閱即可。淄博電視臺、《魯中晨報》等媒體對民生檔案下放工作進行了報道，在社會上引起強烈反響。

三、積極探索，把民生檔案共享工作不斷推向深入

淄博市檔案館雖然在民生檔案共享方面取得了一些成績，但也發現不少亟待解決的問題。市檔案館將認真分析存在問題，改進和強化工作措施，推動民生檔案共享工作向縱深發展。

（一）加快民生檔案數據提升工作，實現民生檔案查閱利用精準化。數據質量的優劣，直接影響著民生檔案的共享利用。淄博市檔案館于2002年開始檔案數字化工作，起步較早，當時國家檔案局還未出臺《紙質檔案數字化規范》，數字化工作尚在摸索探索階段，標準規范均由自己制定，難免存在不科學、不規范的情況。比如，各種介紹信存根和登記表，有的案卷只數字化了一部分，有的案卷甚至整卷未數字化，只掃描了一個案卷封面；卷內文件所涉及的人名錄入不全，有的甚至只錄入了一個案卷題名，卷內文件人名一個也未錄入，根本檢索不到；早期的一些干部任免，職稱公布之類的文件，大都是手抄稿，文件內涉及的人名也有許多未錄入，計算機根本無法識別、無法檢索，以致影響檔案的查閱利用。因此必須進行數據質量提升，將未數字化的數字化，將缺少的人名補錄齊全，才能實現檔案數據的精準查找和有效利用。

（二）整合民生檔案數據，豐富民生檔案數據共享資源。一是進一步整合綜合檔案館館藏民生檔案數據。前一時期，已經把全市民生檔案目錄數據進行了整合，但整合的內容范圍不全面，還需要進一步豐富。需要再把市、區（縣）綜合檔案館館藏民生檔案全文數據進行整合，建立全市民生檔案全文數據庫。二是整合全市各形成單位的民生檔案數據。民生檔案的種類主要有社保檔案、勞動就業檔案、房地產檔案、婚姻檔案、學籍檔案、住房公積金檔案、公證檔案、農村產權制度改革檔案、計劃生育檔案、戶籍檔案、工商法人登記檔案、職務職稱檔案等，分別形成于人力資源社會保障、民政、房管、教育、自然資源、農業、市場監管、衛生健康等部門。民生檔案種類多、范圍廣、數量大、內容多，且形成于不同的部門，整合起來有相當大的難度，是一項繁重的系統工程，僅靠檔案部門自己是不行的，還需要加強與形成部門的溝通協調，爭取各部門的支持，形成合力，才能收到預期的效果。三是創新民生檔案整合方式方法。利用在線歸檔系統，結合對各形成部門的業務指導，使之上傳室藏民生檔案數據，并將新形成的民生檔案進行在線歸檔，以達到整合的目的。

（三）做好民生檔案的劃控鑒定和開放工作，逐步實現民生檔案的在線共享。日前，淄博市檔案館鑒定劃控工作相對滯后，影響到民生檔案的開放和共享，需要積極學習先進省、市的經驗做法，采取切實有效的措施，組織人員集中攻關，有計劃、有步驟地開展檔案劃控鑒定工作。同時，建議上級檔案部門制定統一的劃控鑒定標準、辦法、規范，設計通用專業軟件，輔助劃控鑒定，以便各級檔案館有所遵循，節省人力、物力、財力，提高效率；積極建立各級別的檔案解密劃控專家隊伍，整合各方面力量，加快推進檔案解密審核和劃控工作。下一步，淄博市檔案館還將利用政務網、互聯網和手機APP等新型移動媒體，發布開放檔案目錄和全文，逐步實現民生檔案由線下共享到在線共享，為利用者提供更大的便利。