我們這樣整理全宗卷

文·王曉華

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。青島市檔案館在收集、保管、利用各全宗檔案過程中，形成了涵蓋眾多文件材料內容的全宗卷和說明多個全宗立檔單位及檔案管理狀況的綜合全宗卷。按照國家檔案局業務建設評價要求，為規范全宗卷管理，我們對全宗卷文件材料實行“兩套”制整理方法，即全宗卷紙質歸檔文件材料，按照《歸檔文件整理規則》進行整理；對形成的相關電子目錄數據，按照《全宗卷規范》（DA/T12-2012），在數字檔案館系統中實行“八大類”分類管理。這種“兩套”制整理管理做法，既符合青島市檔案館全宗卷管理實際情況，又遵循國家規范要求，在2018年國家檔案局業務建設評價中，得到專家組的肯定。

一、全宗卷、綜合全宗卷管理及卷內文件材料情況

青島市檔案館全宗卷、綜合全宗卷實行分庫管理，即每個庫房形成并保管各自庫房檔案的“全宗卷”。由于多年的形成和累積，每個全宗卷都分別形成和保存了數量眾多的歸檔文件材料。截止2017年底（國家檔案局業務建設評價時統計數字），館藏檔案共計428個全宗，形成全宗卷800余盒，卷內文件材料約1.7萬余件。以“中共青島市委”全宗為例，全宗卷共有17盒，卷內文件材料形成時間從1955年至2017年，共計220余件。內容主要包括：全宗介紹（指南）、檔案目錄、檔案移交清冊、檔案資料清點及檢查記錄、檔案鑒定報告、檔案整理方案總結、檔案資料利用情況統計表、檔案搶救修復及縮微復制等情況說明，等等。

每個庫房都建有各自的“綜合全宗卷”，共形成綜合全宗卷33盒，卷內文件材料570余件。“綜合全宗卷”內容主要包括：檔案接收計劃辦法標準，接收檔案一覽表，檔案搶救與修復情況報告，檔案利用情況、檔案鑒定劃控情況、檔案數字化情況等統計表，庫房巡查及入出庫記錄表，檔案清點記錄及報告，等等。

可以看出，無論是在“全宗卷”還是在“綜合全宗卷”中，都形成和保存了大量的應歸檔文件材料，需要規范有序整理和便捷有效利用。

二、全宗卷內文件材料“兩套”制整理管理的做法及成效

多年以來，青島市檔案館在確保全宗卷內文件材料齊全完整基礎上，在每個全宗卷中，對歸檔的文件材料采取按照其形成時間自然排序的方法，即按照《歸檔文件整理規則》的方法進行整理，每個全宗卷中編制“卷內文件目錄”，每個全宗的全宗卷盒編制單獨的流水號。

但是，《全宗卷規范》第6章“全宗卷的整理”第2款“文件材料分類”規定，屬于同一全宗卷的文件材料，按本標準第5章“全宗卷構成”中5.1至5.8條進行分類；第3款“文件材料排序”規定，文件材料分入不同類目后，按形成時間順序排列。新增文件材料插入相關類目，向后接續排列。也就是說，同一全宗卷的文件材料，采用先分類、再排序的“分類組卷”方法整理。

因此，青島市檔案館原有整理方法和《全宗卷規范》要求不相一致。如何解決這個問題，成為我們面臨的一項重要課題。我們堅持問題導向和創新精神，進行了改革探討。主要采取了以下措施：一是進一步深入學習《歸檔文件整理規則》《全宗卷規范》，掌握規范標準和有關要求；二是認真分析館藏全宗卷文件材料數量眾多和現有整理全宗卷方法的實際情況，研究比對現有整理辦法和執行規范標準之間的相互聯系；三是認真研究數字檔案館系統功能，探討利用信息技術手段解決現有做法和規范標準不一致問題。

經過認真學習、分析比對和實踐探索，我們根據《全宗卷規范》要求，針對青島市檔案館館藏檔案全宗卷內文件材料以形成時間排列并延續整理的實際情況，確定了進一步完善數字檔案館系統功能，改進全宗卷管理方法的工作思路。一方面全宗卷內紙質文件材料，仍繼續按照《歸檔文件整理規則》以形成時間排列并延續的方法整理；另一方面，在數字檔案館系統“全宗卷管理”模塊中，按照《全宗卷規范》分類要求，增設“類目名稱”項，將全宗卷內形成的所有文件材料電子目錄，按照《全宗卷規范》規定的“全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統計類、檔案利用類、新技術應用類”等八大類進行分別標注管理。通過這種做法，實現了全宗卷內紙質文件材料仍按時間順序排列整理和文件材料目錄數據在數字檔案館系統中分類管理的“兩套”制整理管理模式。

這種整理方法和管理模式，在實際工作中取得了明顯成效。一是保持了青島市檔案館全宗卷內文件材料的歷史原貌和工作的連續性，充分降低了因重新整理卷內文件材料而造成的工作成本，并消除了因此對文件材料原件造成損壞的現象。二是通過數字檔案館系統對全宗卷文件材料目錄數據的分類管理，既符合了《全宗卷規范》要求，又可更加直觀地了解各個全宗檔案在管理過程各種情況，快捷準確的查找到全宗卷內文件材料。三是避免了卷內文件材料因分類不準確等原因容易造成整理質量不高的現象，極大地提高了工作效率，全宗卷文件材料整理和全宗卷管理更為規范實效，更具可操作性。

三、整理全宗卷內文件材料的體會

全宗卷內文件材料整理和管理工作，是一項既簡單又繁瑣的工作。既要遵守有關規則，做到規范有序，又要結合工作實際，做到改革創新。因此，對于全宗卷內歸檔文件材料的整理，應根據各自實際情況，在執行《全宗卷規范》標準要求情況下，完全可以按照《歸檔文件整理規則》“簡化整理、深化檢索”的基本原則，遵循歸檔文件材料形成規律，將每個全宗卷內紙質文件材料按照其形成時間排列并延續整理，同時充分運用信息化技術手段和優勢，通過數字檔案館系統中全宗卷歸檔文件材料的目錄數據管理和統計利用功能，切實提高全宗卷管理的規范化、科學化、現代化水平。“綜合全宗卷”卷內文件材料的整理和管理，也同樣適用于此。青島市檔案館的長期工作實踐證明，這種辦法更加便于全宗卷文件材料的規范整理和科學管理。