規范學籍檔案管理 服務學生終生發展
——新時代中等職業學校學籍管理改革探索與實踐

文·李躍榮

學籍檔案是中等職業學校檔案中的重要部分，是學生在校期間學習、生活、日常活動的綜合反映，是企事業單位選人用人和高等學校招生錄取的參考依據，對于學生發展而言尤為重要。國家對新時代職業教育改革發展提出了一系列新的要求，其中山東省教育廳發布了《山東省中等職業學校學生綜合素質評價實施方案》，要求要逐步把《山東省中等職業學校學生綜合素質評價報告》列入中等職業學校學生學籍檔案管理，然而當前很多職業學校的學籍檔案管理工作還存在諸多問題，原有的管理方式很難適應新的工作要求。因此必須進一步提高認識，改進管理模式，科學規劃工作流程，應用現代化技術手段，規范學籍檔案管理工作，結合綜合素質評價工作，提高學籍檔案管理水平，為學生終身發展服務。

一、學籍檔案管理對學生發展的意義及存在問題

（一）學籍檔案是學生重要人事檔案

中等職業學校學籍檔案在學校檔案管理、乃至教育教學工作中占據著十分重要的地位，記錄了學生在校期間思想品德、學業水平、藝術素養、職業素養和社會實踐等各個方面的表現，是中專職業學校學生重要的人事檔案，跟隨學生一生，是高一級學校和用人單位對學生考察的重要參考，影響學生今后的發展，十分重要。

（二）學籍檔案管理是促進學生發展的重要手段

2017年6月山東省教育廳發布了《山東省中等職業學校學生綜合素質評價實施方案》（魯教職發〔2017〕1號），綜合素質評價是基于中等職業學校學生成長發展事實，遵循職業教育規律和學生身心發展規律，客觀反映學生德智體美全面發展情況的綜合系統評價。實施綜合素質評價制度，旨在通過創新學生評價機制，引導學校樹立科學的人才觀、質量觀，既關注技術技能培養、又關注人文素養教育，為學生成長成才和終身發展奠定堅實基礎，為企事業單位選人用人和高等學校招生錄取提供真實可信的參考依據。 2018年3月，省政府辦公廳印發了《山東省深化高等學校考試招生綜合改革試點方案》（魯政辦發〔2018〕11號），全面啟動高等學校考試招生綜合改革試點，職業學校綜合素質評價已成為高考錄取重要參考。這也是對學籍檔案管理改革提出了新的要求。

《山東省中等職業學校學生綜合素質評價實施方案》要求，要把《山東省中等職業學校學生綜合素質評價報告》列入中等職業學校學生學籍檔案管理，逐步替代原有的學籍檔案，職業學校要認真落實文件精神，本著對學生負責，促進發展成長的原則，正確認識學生綜合素質評價工作的重要性和積極意義，積極穩妥地推進學校綜合素質評價工作。

因此，中等職業學校要結合推進綜合素質評價工作，以規范學籍檔案為抓手，積極開展工作。一是綜合改革學校德育管理、教學改革、實習就業指導工作，提高服務學生發展能力；二是以學生在校綜合表現均記入檔案，讓學生認識到綜合素質評價的重要性，督促學生全面、高素質發展。

（三）學籍檔案管理工作中存在的問題和面臨的困難

一直以來中等職業學校學籍檔案管理存在諸多問題，造成了學籍檔案質量不高，沒有很好地起到促進學生發展的作用。一是學校對學籍檔案管理的重要性認識不足，沒有統一規范的管理體系和規章制度，人員、設施設備配備數量不足，質量不高，特別是信息化應用水平低下，無法滿足現實工作需要；二是多頭管理，學籍規范的檔案材料涉及招生就業、政教、教務以及各個專業系部等，不同部門所產生的學生信息沒有明晰歸檔管理規定，容易導致學籍檔案管理不完善，造成材料缺失、毀損等。三是學籍檔案形成達不到標準化、規范化要求，日常工作中教職工以及檔案管理者學籍檔案管理的意識不高，統一培訓不夠，標準不統一，形成的學籍檔案各式各樣。

面對綜合素質評價改革對學籍檔案工作提出的新要求，要想提高中等職業學校學籍檔案管理工作水平，除了上述問題以外，還存在以下困難。一是《山東省中等職業學校學生綜合素質評價報告》包括中等職業學校畢業生基本情況、學生發展情況（思想品德、學業水平、藝體素養、職業素養、社會實踐等）、過程性評價、學生陳述報告和教師評語、佐證材料等5個方面，涉及到學生生活以及學習的方方面面，是對學生整個在校情況的綜合反映，相比原來的內容大量增加，要求更規范，學校相關部門協調配合難度進一步加大。二是山東省教育廳要建立山東省中職學校學生綜合素質評價信息管理平臺，為中職學校記錄評價信息、企業招人用人、高等學校招生錄取及各級教育行政部門管理使用提供服務。就目前中等職業學校檔案管理信息化建設和使用水平，難以對接省級平臺。三是綜合素質評價結果要及時向學生和家長反饋，接受監督，引領學生全面、主動對照，促進學生自我調整和自我管理，確定個人成長目標，發展潛能和特長，對學籍檔案的形成時效性、嚴肅性提出了更高要求，原來的工作程序，工作習慣無法適應新的要求。

二、優化管理、服務發展 ，提高學籍檔案管理水平

（一）提升認識，優化管理體系

中等職業學校要組織干部教師認真學習《山東省中等職業學校學生綜合素質評價實施方案》，以及檔案管理的相關法律法規，進一步提高認識。職業學校學生綜合素質的評價是促進學生全面發展的重要舉措，是實現學生的自我認識、自我教育為目標，促進學生全面發展，促進學校、教師轉變教育行為和方式，引導家長和社會逐步形成科學的學生成長發展觀的重要途徑。評價結果是衡量學生是否達到畢業標準和高等教育階段學校招生、企業招聘的重要依據之一，是全面反映職業學校畢業生發展狀況的手段。要讓干部教師充分認識到綜合素質評價報告納入學籍檔案管理的重要性、嚴肅性，為開展好工作打好思想認識基礎。

以綜合素質評價及學籍檔案形成為線索，結合學校工作實際制定綜合素質評價實時方案，和科學、規范的工作流程，將教育教學活動與學籍檔案工作協同部署，把政教、教務、招生就業指導等相關科室職能明晰，有序開展工作，推動綜合素質評價工作扎實落實，形成齊抓共管的良好局面，帶動學籍檔案管理工作水平提升。這種管理模式的調整在部分學校工作實踐中已經見到明顯成效，工作脫節、檔案材料缺失的情況明顯減少。

（二）加強培訓，統一工作流程

以學校綜合素質評價實施方案為藍本，對全校干部教師開展培訓。一是要求對考察內容要全面詳實。思想品德表現，包括學生日常操行、參與黨團活動、公益活動等；學業水平、參加技能大賽、文明風采大賽等情況；藝體素養，主要考察學生身心健康、審美和藝術表現能力；職業素養主要考察學生正確的職業觀和職業理想和職業行為習慣養成等。二是規范評價方式和程序。評價采用客觀記錄和評議評定兩種方式。學生發展的標志性成果如學習實習成績、體質健康測試結果、參加各類活動獲獎情況等均可采用客觀記錄方式。對道德修養、職業精神等難以用標志性成果體現的內容，可在學生自我評價的基礎上，由班主任在組織全體同學評議、征求任課教師和實習指導教師意見基礎上作出評價意見。評價程序通過學生自評、學校評價、整理遴選，每學期末，學校以班級為單位，指導學生對計入綜合素質評價報告的標志性成果和佐證材料予以核實和篩選，錄入的標志性成果及相關材料。經審核公示后，將客觀數據和佐證材料錄入平臺，同時形成學籍檔案和《山東省中等職業學校學生綜合素質評價報告》。

一年來的工作實踐證明，通過規范工作標準和流程，檔案材料的質量明顯提升，推動了教育教學工作改革，對學生發展也起到了顯著的效果。

（三）加強信息化建設，提高工作效率和質量

信息化應用已經成為了新時代社會發展的重要助推器，大數據、云應用已在各行各業發揮著前所未有的作用，職業學校學籍檔案管理部門也應當積極提升信息化應用水平，推動學籍檔案管理更加科學。通過信息化應用建設，能夠促進職業學校學籍檔案管理效率的全面提升，增強檔案的完整性、系統性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，更是高質量形成《山東省中等職業學校學生綜合素質評價報告》的不二選擇。

以當前檔案管理和學生綜合素質評價工作需要以及工作實踐來看，中等職業學校相關信息化建設應該從以下三個方面強化工作。一是充分利用大數據、云應用技術，建立或改進學校管理平臺，把學生基本信息和在校期間思想品德、學業水平、藝術素養、職業素養和社會實踐等各個方面的表現數據納入平臺管理，學校各部門在平臺上協同工作，并能與上級平臺對接，與學生家長互動。二是為學籍檔案管理相關人員配備相應的質量和性能較高的終端和輸入輸出設備，以提高檔案質量和工作效率。三是完善信息技術應用管理制度，激勵和推動檔案形成和管理人員利用信息化系統更好地開展檔案管理工作，提高檔案管理信息化應用水平。實踐證明信息化建設水平較高的學校，學籍檔案質量明顯提升，對學生發展起到的促進作用也越明顯。

職業學校學籍檔案管理工作是一項細致、復雜的工作，在促進學生發展，服務學校管理發揮著積極作用。要想提升學籍檔案管理的質量和效率，就要不斷改進工作思路，協同學校教育教學工作，加強信息化應用。新時代職業教育不斷改革發展，中等職業學校的檔案工作也要不斷改革創新，更好地服務發展。