如何在新形勢下實現高校檔案管理工作創新

文·李娟

近幾年，我國科學技術發展迅猛，越來越與各類經濟和管理活動密不可分。在此大環境之下，高校檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，面臨著全新機遇和巨大挑戰。若想在新趨勢中擺脫導致高校檔案管理水平無法提升的障礙，就必根據時代發展特色，分析當前管理體系的不足，再融入創新精神，對管理制度進行深入改革，形成高效管理模式，進而提高檔案管理水平。

一、新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

（一）高校領導對檔案管理工作缺乏必要的重視

其實，現在已經有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因對其重視程度較低。對高校領導而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無法獲得可量化的經濟收益，亦無法改善高校的社會形象，因此雖然重視該部分工作卻不會投入過多精力，甚至有部分高校領導層在該思想的引導下，認為高校檔案管理工作只需滿足形式化、場面化要求即可。在分配資源、資金時，也忽略了高校檔案管理。導致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質量低下。

（二）檔案管理工作者業務素質偏低

與其它工作相比，高校檔案管理屬于比較單一繁瑣的工作，很多人因其乏味而不愿選擇該崗位，尤其是年輕人，對其更無興趣，因此大部分高校檔案的管理者多數為中老年人或技術水平較差的員工。這部分人員普遍素質水平偏低，很難快速掌握現代化信息技術并妥善運用；工作時間較長，固守傳統意識強，不愿意投入更多精力去創新工作方式，導致工作效率低下，無法在短時間內完成高質量的管理工作。

（三）檔案管理信息化水平低

目前，許多高校檔案均為紙質檔案，需花費較多的人力物力對其進行分類、整理、檢索、管理。雖然部分高校已采購信息化設備、引進信息化管理系統，但由于利用頻率較低，經常被忽略或成為擺設。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無法深入了解并掌握計算機專業知識，面對電子檔案系統時，操作手法生疏，無法提高效率。

（四）檔案管理制度欠缺完善合理

據調查，我國仍有大量高校未制定符合本校特色的檔案管理制度，對哪些資料需整理歸檔、歸檔所選用的紙張、裝訂方式以及若采用電子管理系統所提交的電子檔案文本格式及整理期限等均未做出詳細規定，使高校檔案管理不規范、不統一。

二、新形勢下辦公檔案管理工作創新建議

（一）創新管理思想，提高對高校檔案管理工作的重視程度

最終結果的決定性因素在于行動，行動的決定性因素則在于態度，態度的決定性因素在于思想。高校應對檔案管理思想進行創新，摒棄落后于時代發展的觀念，重視高校檔案管理工作的開展。比如，對檔案管理模式進行創新，使之更加規范化。加強檔案意識，認識到檔案在記錄過往發展經驗、傳承優秀文化傳統方面所起到作用，讓高校在發展的過程中擁有更為強盛的競爭力。將高校檔案管理工作列入全方位發展規劃中，并在資金配備和人員調整上給予傾斜，等等。從管理層面上為檔案工作的良性發展開辟道路。

（二）創新檔案管理人才團隊建設工作，提升檔案管理工作者素質

強化檔案管理隊伍的建設，促使檔案人員業務素質和職業道德的雙提升，以保證檔案管理工作順利進行。比如，創新人才培養機制，組織相關的培訓，使之了解檔案業務知識和計算機常識技能；培養檔案工作者自我提升的意識，使之能夠自主學習、主動學習、長期學習，掌握先進的管理經驗，并不斷充填自己的知識含量，保證檔案工作質量優、效率高。比如，可以根據實際情況，調整現有的隊伍結構，鼓勵年輕員工投身到檔案管理事業中，為其提供優秀的工作氛圍，并可按照工作績效設置福利待遇。通過工作的良性開展，吸引人才，培養人才，為檔案工作發展提供人才儲備。

（三）創新檔案管理工作方式，加快檔案信息化建設步伐

鑒于檔案信息化管理的巨大優勢，高校應采取積極的態度加入檔案信息化建設大潮。應在廣泛調研及考察的基礎上，引進先進的檔案信息化管理系統，配備所需要的軟硬件設施，構建檔案信息化管理平臺。應優先信息化處理那些價值相對較高的檔案，等技術水平達到一定程度后，再廣泛推廣使用，讓紙質檔案到電子檔案的過渡趨于穩定。應廣泛利用微博、微信、公眾號等新媒體，加大檔案信息化建設的宣傳力度，讓領導及員工能深層次地了解對檔案信息化建設的意義和作用所在，從而對檔案信息化建設起到推動作用。