信息視角下技工院校教育教學檔案管理

文·王曉靜

教育教學檔案是指在教育教學管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，是決定教育教學質量的重要依據。做好教育教學檔案的管理和利用，有利于深化技工院校專業人才培養模式，有利于技工院校開展教學質量監控與評估，有利于技工院校規范實訓場所管理，有利于提高技工院校辦學水平和知名度，對技工院校教育事業的發展具有十分重要的意義。傳統教育教學檔案以紙質材料為主，已經不適應信息網絡技術發展的新形勢，創新教育教學檔案管理方式，建立規范、標準的信息化教育教學檔案迫在眉睫。

一、技工院校教育教學檔案管理現狀及存在的問題

（一）教學檔案管理體制不夠完善

技工院校教學檔案管理分布較為廣泛，各部門和院系都直接或間接擔負教學管理工作，都會產生教學檔案，檔案量較大。雖然有的院校建立了檔案館，但由于規章制度不健全，各部門和院系之間的交流和共享問題，存在各自為政的現象，其根本原因就是教學檔案管理工作體制不完善，制度執行落實不到位，職責不清晰，管理工作不夠科學、規范，收集和整理隨意性強。因此，教學檔案的作用和價值得不到有效利用和體現。

（二）教學檔案管理人員專業素質有待提升

大多數技工學校并未配備專業的教學檔案管理人員，普遍存在身兼數職的情況，有的是行政管理人員，有的是院系教學秘書，還有的是一線教師，專職檔案管理人員少之又少。這些兼職人員均未接受過專業檔案管理的培訓，在時間和精力上也難以滿足工作要求，不但欠缺專業管理能力，業務不熟悉，對教學檔案管理的功能、意義及重要性也缺乏認識，通常只是簡單地對教學檔案材料進行收集，管理及處置較為隨便，無法確保教學檔案管理的實際效果。

（三）教學檔案信息利用價值得不到充分發揮

教學檔案的應用價值主要表現在教學評估工作中，通過評估可以對教育教學能力進行評價，進而改進和提高教育教學水平。當前，大多數技工院校的檔案管理人員側重于檔案資料的整理、歸檔及保存，對檔案信息的利用不夠重視。檔案整理歸檔后，主要為需要查閱資料的人員提供紙質資料，查詢查閱手段基本以人工為主，工作效率低下，造成教育教學檔案信息的利用率過低，不能通過評估，更不能促進教育教學水平的提高。

（四）教學檔案管理信息化程度不夠

由于信息化技術的發展，檔案管理的形式以及載體也在呈現多樣化發展，使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷。但是，目前大多數技工院校檔案管理的硬件設施較為落后，無法適應檔案管理信息化發展的需要。落后的教學檔案管理方式使教學檔案收集、查詢效率低下，降低了教育教學檔案的管理水平，不能發揮出應有的價值。

二、建議和措施

（一）創新技工院校教育教學檔案管理模式

根據教學檔案采集整理流程、采集方法、歸檔時間、存檔時限、借閱、移交管理等具體要求，建設教育教學檔案網絡系統；根據技工院校教育教學的特點制定檔案管理制度；根據各部門、院系自身工作涉及的內容、范疇進行職責、權利劃分，使責權明確統一；根據管檔人員比較分散的特點，實行部門責任制，學期初各部門、院系上交各自檔案目錄，期末上交紙質材料，檔案管理部門依據學校教育教學檔案網絡系統進行核對、檢查和評估，納入部門考核結果。通過以上管理措施及模式，逐步提高各部門、院系對教育教學檔案管理重要性的認識。

（二）加強對檔案管理人才的培養

技工院校檔案管理部門要采取定期和不定期的方式，利用集中培訓或以工代干的形式，加大培訓力度，不斷對管理人員進行信息技術專業知識培訓。可以采取技術比武、年終評比等形式，激勵管檔人員，使管檔人員掌握更多的專業技能和素養，樹立教學檔案管理信息化的理念，積極適應信息化發展的要求。

（三）提升教學檔案管理信息化水平，提升檔案信息利用率

隨著信息技術的迅猛發展，運用信息和網絡技術已經成為教學檔案管理工作的發展趨勢。改變傳統檔案收集、管理、查詢的傳統模式，建立教育教學檔案的數字化、信息化、網絡化為主，加大信息化工作的設備、資金、專業人才等投入，利用信息技術建立教育教學檔案信息資源數據庫，逐步形成信息數據庫，實現信息檢索功能，提升檔案服務教學的能力，逐步提升教學檔案信息利用率。同時，要加強對教學檔案管理網絡安全問題的管理，建立安全的檔案管理系統，確保檔案管理信息的安全。

總之，只有運用現代信息科技成果不斷創新技工院校教育教學檔案管理方式和利用模式，將教育教學檔案信息數字化、信息化、網絡化，建立數字檔案館，實現網絡共享，才能提高技工院校教學檔案的質量和效率，充分發揮其服務功能，深化專業人才培養模式，提升技工院校知名度。