淺談基層檢驗檢測中心檔案管理

文·張元元

檢驗檢測是依據檢驗標準對食品、藥品、農殘等進行質量判定的一項技術工作。檢驗檢測檔案主要包括食品標準、藥品標準、生化檢查原始數據與報告、檢驗檢測原始數據與報告等內容。這些檢驗檔案種類教多、內容豐富、專業性強，可以為監管部門提供技術支撐，預測檢測結果的準確性和可靠性；也可以幫助檢驗者查缺補漏，并為之后的檢索查證保留證據。既有助于解決消費者與生產者之間可能出現的糾紛問題，也有助于幫助消費者追溯源頭，監督生產者和經營者的經營合法性。但因種種因素所限，有很多檢驗檢測檔案目前并沒有得到妥善的分類和保存，因此如何使檢驗檢測檔案工作更加規范化、標準化、制度化，發揮其應有的作用，就成為基層檢驗檢測中心檔案工作者必須思考的問題。

一、檢驗檔案管理工作中存在的問題分析

（一）信息資料分散保管，收集不及時、不全面

檢測檔案每年產生的文件、記錄、報告很多，但目前收集不全面、不規范問題比較嚴重。由于檢測的對象不同，各類檢測由各科室分開進行，所形成的資料也是各管各的。如《檢驗檢測機構資質認定評審準則》第4.2.7條規定：檢驗檢測機構應建立人員技術檔案，這些檔案由人事科管理。第4.4.4規定：檢驗檢測機構應建立儀器檔案，這些檔案歸檢驗科室管理。第4.5.1 條規定：檢驗檢測機構應建立質量體系文件，而這些文件屬業務科室管理。這就造成了檢測資料保管上的分散性，達不到統一管理的要求。

（二）職責不清晰、人員素質有待提高

檔案管理制度職責不清晰。在基層檢驗檢測中心，一般按照實驗室資質認定及質量手冊相關的要求，制定日常管理制度及各崗位工作職責，但對檔案工作職責、檔案管理要求較為模糊、不夠明確，甚至無明確的考核標準。由于體制原因，基層檢驗檢測中心嚴格控制人員編制，檔案管理部門缺乏專業型人才，有的單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由技術人員兼職，導致檔案管理人員素質良莠不齊。檔案管理職責不明確，加上檔案人員缺乏和專業素養的缺失，使檔案基礎管理作用無法發揮出應有的效能，制約了基層檢驗檢測工作的進一步發展。

（三）信息化水平滯后、利用效率低

目前大多數檢測中心的檔案管理技術水平比較落后，仍然停留在傳統的手工管理模式上，檔案信息的載體也多為紙質文件和音像資料。隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，電子文件數據未分類，整理起來比較困難，檢索查證效率極低。隨著信息時代的到來，檔案管理信息化建設已勢在必行。但由于管理理念陳舊，經費有限，許多檢測中心尚未認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，硬件、軟件設施配置不足，檔案信息化建設受到制約。

二、做好檢驗檢測中心檔案管理工作的舉措

（一）提高認識，凝聚共識

由于基層檢驗檢測中心的檔案管理工作數據量大，不但任務繁重而且枯燥單調，所以要求檔案工作者認識到檔案工作的責任和使命，認清檢測檔案管理對檢測工作的重要性，始終保持飽滿的精神狀態，以最專業的素養、最飽滿的熱情投入到工作中去。要采取多種形式，開展檔案法制宣傳教育，增強領導班子及全員的檔案意識，形成保護檔案資料就是保護檢驗結果、保護自身利益，加強檔案管理，就是提升單位文化底蘊、提升單位整體形象和管理水平的共識。

（二）加強制度建設，確保齊全完整

要嚴格按照《檔案法》的要求以及檔案工作的實際情況，制定各項管理制度，如《電子檔案管理制度》《檔案管理人員職責》等。檢驗檢測中心應設立專職的檔案管理人員，具體負責檔案的綜合管理工作；各科室應設兼職的檔案管理人員，具體負責本科室的檔案管理，明確科室管理資料的種類、期限，并按期向單位專職檔案管理員移交檔案資料，形成“分總結合，各負其責”的檔案管理工作格局。要建立健全綜合檔案室，實行分類存放，明確標識，配備防蟲、防霉變等“九防”設施，保證存放條件符合標準要求，確保檔案資料完整、齊全，不損毀、不丟失。

（三）加大資金投入，提升信息化水平

要加大對檢驗檢測檔案管理的資金投入，改善管理工作環境，為檔案管理工作的開展提供保障。對檔案管理人員的職責進行明確和細化，做到責任到人、工作到位，以提高檔案管理執行力度。定期管理和維護檔案設備設施，對網絡電子信息檔案進行及時地更新和完善。

（四）提升專業素能，精通檢測流程

檔案工作者不但要熟知相關的檔案法律法規、規范標準，掌握檔案管理的新動態、新方法，還要通過自學、培訓等方式，掌握先進的信息技術，提升檔案專業能力和信化水平。作為檢測中心檔案工作者，還要精確地了解檢驗儀器方方面面的內容，掌握儀器設備的相關資料。要多與實驗人員溝通，精通相關的實驗檢測流程，更好地配合中心工作，提升檔案服務水平。以我中心為例，為了便于整理檢測報告，報告份數一份為一件。如有復檢，復檢件與原件為1件，按時間及報告編號順序排列。7天、28天算一份完整報告，裝訂在一起為一件，驗證報告一整套算一份完整報告。

（五）健全借閱制度、提高利用率

要建立科學完善的檔案借用以及歸還等制度，防止檔案出現丟失情況，確保檢驗檢測檔案資料的完整性。對使用頻率較高的技術文件要尤其重視其管理工作，在辦理歸檔手續后可采用復印的方式分發給相關部門。我中心將價值五萬元以上的儀器設備檔案移交綜合檔案室集中管理，五萬元以下的儀器設備檔案由各科室設備檔案員管理，對使用率較高的儀器設備檔案，嚴格辦理借用登記手續。檔案利用是檔案工作的核心，也是檔案管理各個環節完成后最終價值的實現過程。為提高利用率，首先做到檢驗檢測檔案綜合管理，檔案室藏檢驗檢測檔案無死角全覆蓋，提高查全率。其次，配備服務器、電腦終端、掃描儀等硬件設備和檔案信息化軟件平臺，做到減人增效、利用快捷高效。再次，針對常出現的糾紛、常用的儀器設備、檢驗檢測的周期性特點，主動開發檔案信息資源，主動提供增值服務，將服務端口前移，使檔案資料在工作查考、學術研究、設備維護、解決糾紛等方面，查準率、查全率更高，利用更高效，進一步彰顯檢驗檢測檔案價值。