加強醫院基建檔案管理的有效路徑探析

文·冀英輝

隨著社會發展和人民生活水平的改善，人們的健康需求不斷提升，對于醫療服務提出了更高要求。近年來，各級政府積極落實衛生與健康規劃政策，不斷加大醫療單位基礎設施建設扶持力度，醫院建筑修繕及擴建項目的數量和規模都大為增加，同時也對醫院基建檔案的管理工作提出了更高要求。醫院基建檔案不僅包括了基建項目立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、竣工驗收等過程的全部文件，還包括了基建項目改擴建、裝飾、安裝的施工過程的詳細記錄，是醫院工程質量管理的重要手段，是工程竣工驗收的重要內容，是保證醫院正常運營的重要依據，可以為醫院發展和領導決策提供參考，還可以為后續的基建活動提供借鑒。醫院基建檔案同樣有助于基建工程項目的監督，為審計部門等監督核查提供重要依據，可以提升建設過程績效，防止腐敗，保證工程質量，有效規避項目資金的流失。因此，加強醫院基建檔案管理有效路徑探析，對醫院管理有非常重要的意義。

一、醫院基建檔案管理存在的問題

（一）醫院領導對基建檔案工作不重視。很多醫院領導對于基建檔案管理的重要性認知不足，將工作重點放在醫療業務層面，對于基建檔案后續工作開展造成了很大阻礙。檔案驗收屬于項目建設的重點內容，但是很多醫院領導只關注工程建設的進度情況，往往忽視了醫院基建檔案的管理工作。

（二）基建檔案管理保障措施不到位。醫院在基建檔案管理過程中，有的沒有成立專門的檔案管理部門，有的沒有完善的檔案管理制度，有的沒有穩定的檔案人員隊伍，導致在建設項目的前期規劃、立項、招投標等環節檔案資料的收集和整理遇到了很多問題，基建檔案不規范、不齊全的問題時有發生，檔案的真實性和完整性得不到保證，嚴重影響醫院基建檔案工作效率和管理質量。

（三）檔案管理人員能力素質不過硬。部分醫院的基建檔案管理人員的專業素養和綜合素養有待提升，很多都是由工程項目的人員兼職，不僅缺乏專業的管理理念，還缺乏相應的專業知識。醫院檔案管理人員的崗位設置不夠合理，挫傷了檔案人員的積極性，人員缺少工作技能和工作熱情，創新能力不足。

二、加強醫院基建檔案管理的措施

（一）提高意識，健全醫院基建檔案的管理體制

一方面，要加強與檔案管理部門聯系，主動接受監督與指導，不斷強化醫院領導對基建檔案管理的重視程度，正確認識和理解檔案工作。檔案管理人員要爭取領導重視，加大對檔案工作的投入，建設綜合性的檔案室（館），并使其成為一個專門職能部門。要結合實際情況，制定與醫院發展相適宜的檔案管理工作整體規劃和發展計劃。另一方面，在基建項目管理中，應成立工程項目建設檔案工作領導小組，建立檔案管理網絡，負責協調和管理檔案工作，相關人員要保證責任的落實，避免出現基建檔案缺失、失真的問題。要明確將基建檔案納入工程合同管理，做到“三同步”，在簽訂工程項目承包合同時，可明確將工程檔案歸檔情況列入到工程項目考核標準中，把檔案的管理與工程付款掛鉤。要將檔案管理質量和領導人員績效考核掛鉤，嚴格追究失職人員的責任。

（二）完善制度，加強醫院基建檔案的過程控制

一是要嚴格按照基建檔案管理制度要求，建立科學規范的基建檔案管理工作流程，確保制度的貫徹和落實，以基建檔案產生時間為順序，強化工程項目檔案管理，對基建的每一過程檔案加以監督。加強醫院基建檔案事前及事中、事后控制，對形成的檔案要求各參建單位按照職責分工，做好收集整理工作，遵循基建檔案形成規律，保持檔案的有機聯系。二是要規范管理方式，保證基建檔案真實完整。檔案管理人員要積極配合建立單位和施工單位，細致劃分基建項目的管理職責。仔細核查單位提交的原始資料，對內容不清晰的文件要退回，進一步提升檔案信息真實性和可靠性。三是要按照基建檔案文件資料的具體性質分門別類加以整理，并開展分組立卷工作，從總目錄、分組目錄以及卷內目錄出發，明確各個目錄表不同材料的信息，為后續開展信息資料的調取、存檔和使用工作提供良好前提。

（三）注重培養，提高醫院檔案人員的專業素質

基建檔案管理是一項業務性較強的工作，要求檔案管理人員具有較高的業務水平和管理能力，需要有一個檔案業務嫻熟和穩定的人員隊伍。醫院應注意采取有效措施對全體檔案管理人員進行系統的教育培訓，使檔案工作人員熟練掌握信息軟件操作技術，并了解工程項目建設過程，能夠在實際工作中科學、規范地收集基建檔案資料，做好檔案保密工作，充分發揮檔案資源的實用價值。與此同時，醫院檔案管理部門可以借助信息技術對基建檔案工作進行定期考核和獎懲，避免檔案人員在實際工作出現失誤與差錯，促使檔案人員規范工作行為，嚴格遵守工作紀律。要經常關心醫院檔案人員的成長進步，及時做好科研項目申報、職務晉升、職稱評定等工作，有助于激發檔案人員的工作潛能。

（四）加強宣傳，營造基建檔案工作的良好氛圍

在項目建設過程中，可以通過工作例會、技術會議等形式，形成現場辦公的檔案管理模式，檔案管理人員加強現場指導和管理，保證檔案歸檔有序和符合規范。在醫院日常工作中，要主動根據醫院管理需求及時提供基建檔案信息，及時提供有用的檔案信息給利用者，充分發揮檔案的應有作用。要通過重視利用效果的匯編，加大對基建檔案利用成效的宣傳，來贏得領導重視和同事們的理解，爭取醫院相關部門的支持。在檔案管理工作中，要利用微信、公眾號進行檔案工作宣傳，不斷提升醫院醫護人員和行政管理人員的基建檔案管理意識。要將基建檔案管理納入到醫院發展戰略之中，通過加大宣傳力度，保證基建檔案管理的準確性和完整性，增強檔案信息的安全性。

（五）不斷創新，加快醫院基建檔案的智能管理

隨著社會發展以及醫院建設規模的不斷增大，基建檔案數量不斷增加、內容更加復雜，載體形式更加多樣。在基建檔案管理中要不斷創新基建檔案管理的模式，及時將紙質文件轉化為電子檔案，科學構建電子檔案數據庫，合理引進現代化信息技術手段，包含云計算、大數據、數字化技術以及網絡技術等，開展綜合性管理工作，將基建檔案管理和信息技術有機融合起來，實現自動檢索、計算統計、信息共享等功能，促進基建檔案資源的有效利用及開發，更好發揮醫院基建檔案的價值作用。