大數據背景下企業檔案工作應對探索

文·梁荃

毋庸置疑，在大數據時代背景下，傳統企業檔案管理模式已越來越不能適應現代企業發展的需要，應用全新的檔案管理模式是提高企業檔案管理效率與質量的關鍵所在。在大數據時代加強對云計算、物聯網技術的有效應用，可以最大限度提高檔案收集率，豐富檔案資源?？梢詫⒎爆嵉臋n案數據處理分析更加簡單化，并且還有利于打造統一的檔案管理平臺，理順檔案工作體制機制，推動企業檔案管理工作的發展。從理論上分析，大數據最為主要的特征便是數據的海量性，對于企業而言，生產、經營、考研、管理工作中會產生眾多的檔案資料與技術數據，檔案管理工作至關重要，但如何管理和使用這些海量信息，更好地為企業服務，是擺在企業檔案工作者面前的一項重要任務。

一、大數據背景下企業檔案工作所面臨的問題

（一）缺乏先進的檔案管理意識

就目前而言，在信息技術日新月異發展的形勢下，部分企業對應用信息技術，特別是云計算、物聯網技術從事檔案管理方面意識有所欠缺，仍舊采取傳統的檔案管理模式，出現固步自封與放任自流的現象。甚至部分企業領導者與管理者認為，檔案管理無法產生經濟效益，認識不到大量檔案信息通過大數據分析對企業的經營、管理的意義，并沒有對檔案現代化管理技術加以重視，把檔案工作置于新技術運用之外，久而久之，檔案管理效率越來越低，檔案作用越來越小，檔案工作越來越被動。

（二）檔案的收集齊全完整程度下降

企業檔案管理無法與企業的現代化、新技術管理相匹配，無法融合發展，檔案業務與企業管理不能對接，大量的電子文件、數據無法及時全面收集、保存、管理，企業檔案室僅僅收集和管理部分傳統紙質檔案，檔案的齊全完整性大打折扣，企業檔案的完整性、系統性、成套性難以保證，更妄談分析與利用。

（三）檔案信息安全存在隱患

在當前大數據時代下，積極做好檔案安全工作至關重要，不僅可以起到風險防范的作用，而且能夠保護檔案信息資料?，F階段大多數企業信息系統建立在互聯網平臺上，即便是辦公系統是建立在局域網狀態之下，仍然會受到計算機病毒或者黑客所帶來的攻擊，而且大多數企業管理系統具備的信息下載功能，雖然可以為工作人員提供便利的條件，但是往往會對信息安全產生影響，信息可能發生泄露。如果檔案管理不具備計算機技術手段，就無法開展電子檔案的異地異質備份工作。當然備份工作也可以由企業的信息中心來承擔，但所有檔案備份工作由企業檔案部門統一承擔，更易于發揮檔案部門的專業優勢和集約優勢。

（四）管理平臺和技術難以滿足信息需求

根據調查分析，當前企業的數字化檔案管理系統，主要是用來進行檔案整理，檔案管理平臺逐漸成為了輔助性工具。此外，數字化檔案管理系統是時代變遷與科技進步下的重要產物，在大數據背景下，用戶對檔案資源的利用也發生了變化，從多份關聯文件集中查閱到單一文件精確查閱，雖然能夠提高查閱的精確性，但是大多數企業檔案管理處于獨立的狀態，并沒有實現數字檔案管理信息的整合與共享。

（五）檔案管理人員知識更新過慢

要想進一步推動企業檔案管理工作的可持續發展，更多需要從檔案管理者入手，這是其關鍵角色。在大數據時代下數字檔案管理系統更新比較快，部分檔案管理者在觀念與意識上存在缺陷，業務能力與管理思維仍舊停留在傳統檔案管理模式之上，不僅缺乏對信息技術的理解，而且計算機水平偏低，從而制約了檔案管理現代化的有序開展。

二、大數據時代下企業檔案工作應對探索

如上所言，在大數據背景下，企業檔案管理工作受到多方面因素所帶來的影響，如果不及時處理與解決，則會制約企業檔案管理的發展與進步?，F階段企業檔案管理工作的創新應該從以下五個方面進行探索：

（一）實施一體化企業檔案管理機制

以大數據技術為依托，在企業運行當中，根據實際情況有針對性地制定檔案管理與信息化建設規劃，要盡可能的將檔案管理納入到企業整體管理體系當中，使檔案工作與企業信息化建設無縫鏈接，做到企業生產、經營、科研、管理等全鏈條數據信息，從形成到傳輸、備份、歸檔、整理、保管和使用一體化管理。不能將檔案工作與企業整體信息化建設割裂開。如果檔案管理系統不能與企業整體信息管理平臺融合為一體，即使為檔案部門配備再高標準的管理平臺與硬件設施，也只能是個現代化的裝飾，難以發揮實際作用，實現海量信息的收集、處理與共享，提高檔案數據資源的有效利用。

（二）構建最廣泛的數字檔案資源體系

嚴格意義上分析，對于企業而言，所謂大數據資源涉及的內容比較多，不僅包括了企業自身形成的全部數據信息，而且還包含了與企業生產、經營相關聯的最廣泛的信息資源，如同類企業信息、上下游關聯企業信息、產品信息、市場信息、客戶信息、科技信息、政策信息等，甚至國際國內形勢、自然災害等都有可能影響到市場、價格等。大數據背景下的檔案工作基礎，或重中之重就是要占用海量信息資源。

（三）提高檔案信息化服務水平

大數據背景下的檔案服務，創新在分析，創新在主動，創新在便捷。在擁有廣泛數據資源的前提下，應用先進的計算機技術對數據檔案資源加以分析，或者利用數據挖掘技術做好檔案的開發，構建專項檔案資源庫，從中分析出有規律、有前瞻性的信息，為領導決策提供參考，為科研提供依據，為市場提供方向。要優化檔案信息服務方式，可以通過現代化技術構建云服務平臺，讓工作人員能夠隨時隨地的進行查閱或者構建可視化平臺，對檔案進行全方位的了解與展示。

（四）承擔檔案信息風險控制工作責任

積極做好信息風險控制工作是大數據背景下的關鍵所在，也是保證檔案管理有序性的重要舉措之一。檔案部門承擔數據信息備份工作具有獨特的環境優勢和管理優勢。電子數據的異地異質備份是保證數據安全的切實措施，而檔案室是一個專業的、具備一定保管保護條件的獨立空間，是備份的首選。企業檔案人員是從事具體事務管理的專業人員，具有強烈的管理意識和管理責任心，同時具有管理經驗。如果再輔以先進的信息化管理設備，提供云計算、互聯網等系統做好信息資源安全控制工作，減少黑客所帶來的侵犯，才能從根本上保證檔案的安全性。

（五）做好檔案信息化人才建設工作

在大數據時代做好檔案信息化人才建設工作是保證檔案資源有序管理的重要所在，人才是企業競爭的重要保證。檔案管理現代化人才的培養，是大數據背景下開展檔案工作的重要條件。要積極培養檔案管理人員的現代化意識，要讓檔案管理人員對自己肩上所承擔的重責加以了解，另外還要針對實際的情況做好培訓與再教育，將大數據下檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰加以了解，將新穎且值得應用的現代化技術及時的傳遞給檔案管理人員，使其在觀念與思想上具有現代化。另外還要讓檔案管理人員對計算機技術加以了解，提高計算機水平，積極探索新的檔案管理模式。

總而言之，在大數據背景下，企業檔案管理工作需要結合時代發展的要求，探索創新，對癥下藥地加以解決。另外新技術日新月異，做好檔案管理技術研發，盡可能的應用現代化技術，才能推動檔案管理工作適應企業信息化發展的需求，提高企業檔案的管理水平和利用服務水平。