建立新冠肺炎疫情防控檔案工作實務(wù)探討

文·李光

庚子年初，面對新冠肺炎疫情加快蔓延的嚴(yán)峻形勢，在以習(xí)近平同志為核心的黨中央堅強領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一指揮下，全國上下勠力同心、眾志成城，一場沒有硝煙的“戰(zhàn)爭”迅速打響。在抗擊疫情的嚴(yán)峻斗爭中形成的大量原始記錄材料，是不可再生的珍貴檔案資源。檔案工作者要充分認(rèn)識新冠肺炎疫情防控檔案的重要性，加強對疫情防控工作中業(yè)務(wù)檔案資料的收集與管理，做好新冠肺炎疫情防控檔案建檔工作，為堅決打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)貢獻力量。

一、建立新冠肺炎疫情防控檔案的重要意義

新冠肺炎疫情防控檔案是各單位在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的原始記錄（包括紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實物等）。一方面，新冠肺炎疫情防控檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是不可再生的珍貴資源。這些疫情防控工作檔案，真實記錄了各級黨委、政府帶領(lǐng)廣大黨員干部群眾抗擊疫情的全過程，客觀呈現(xiàn)了各行各業(yè)應(yīng)對面臨重大緊急情況的經(jīng)驗和教訓(xùn)，深刻蘊含了疫情防控工作發(fā)展變化規(guī)律和特點。另一方面，建立新冠肺炎疫情防控檔案，可以為后續(xù)抗擊疫情研究和防控提供科學(xué)依據(jù)和基礎(chǔ)資料。當(dāng)前，在新型冠狀病毒在全球蔓延的趨勢愈演愈烈之際，抗擊疫情的“中國方案”為世界其他國家提供了科學(xué)樣本。因此，新冠肺炎疫情防控檔案不是可有可無的，而是不可缺少的。各級各單位建立起一套完整的新冠肺炎疫情防控檔案，不僅對記錄歷史、工作查考和經(jīng)驗借鑒具有重要意義，對于完善疫情防控體制機制、健全公共衛(wèi)生應(yīng)急管理體系也具有深遠意義。

二、建立新冠肺炎疫情防控檔案的依據(jù)和歸檔范圍

（一）歸檔依據(jù)。疫情防控工作是一項重大工作，在工作中形成的各類檔案材料應(yīng)按照重大活動檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定進行歸檔管理。疫情期間，各級檔案部門先后印發(fā)了的關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的相關(guān)文件，體現(xiàn)了對疫情防控工作的高度重視，為做好疫情防控材料的收集歸檔工作提供了業(yè)務(wù)指導(dǎo)和有力支撐。

（二）歸檔內(nèi)容。凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價值的各種形式和載體的記錄都應(yīng)納入歸檔內(nèi)容，具體包括：成立疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、建立協(xié)調(diào)機制文件材料等；領(lǐng)導(dǎo)的批示和講話材料；疫情防控文件正本（印刷稿）和簽發(fā)稿；各類重要會議通知、方案、議程、紀(jì)要等；疫情防控的工作方案、分析報告、統(tǒng)計報表、通報材料、簡報專報、大事記等；志愿者組織及成員名單，支援湖北等區(qū)域的醫(yī)療隊、工作組、援建隊等組織和成員名單及其工作過程中的文件材料；各醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)接收、診治病例及疑似病例形成的文件材料；社會救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用等方面的情況；各類宣傳及獎懲材料等；有關(guān)錄音、錄像、照片、實物等。

三、建立新冠肺炎疫情防控檔案工作中的問題

一是重視程度不夠高。各單位在建立新冠肺炎疫情防控工作中意識淡薄， 不能在思想上認(rèn)識到其必要性和重要性，只注重抓好疫情防控工作，而忽略了疫情檔案的規(guī)范與管理，或只將其當(dāng)作臨時性工作檔案對待。

二是管理制度不健全。防控抗疫特殊情況下，各單位不能及時制定新冠肺炎疫情防控檔案管理制度， 主要經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)檔案的專兼職檔案人員銜接性不夠，在收集歸檔材料時，可能存在著隨意性和應(yīng)付性，重要資料遺失、該歸檔資料沒有的現(xiàn)象，導(dǎo)致疫情防控檔案材料收集不齊全，影響檔案歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。

三是歸檔標(biāo)準(zhǔn)不明確。檔案部門提前介入不夠，未能制定切實有效的新冠肺炎疫情防控檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與要求， 各單位可能存在著為了完成工作任務(wù)， 不管有用沒用、重要與否等統(tǒng)統(tǒng)“一筐裝”，亂而無序，或者草草打包就萬事大吉等現(xiàn)象，對于歸檔時間、范圍、方法、步驟與保管期限無從談起，造成疫情防控檔案不規(guī)范。

四是歸檔工作不及時。防控疫情工作中，臨時抽調(diào)的工作人員返回原單位，或人員更換，形成了檔案工作的銜接斷檔、交接盲區(qū)，影響檔案工作的及時性、完整性和延續(xù)性。如果后期工作缺乏檔案人員的監(jiān)督和檢查，將會出現(xiàn)防控疫情材料在工作結(jié)束后的相當(dāng)長時間里還散失在分管領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門及有關(guān)人員手中，影響規(guī)范建檔工作的開展。

四、做好新冠肺炎疫情防控檔案建檔工作的對策

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善管理制度

各級各單位應(yīng)建立和完善檔案管理制度，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員，落實崗位責(zé)任，加強疫情防控檔案工作的監(jiān)督管理。首先，要指定專人，認(rèn)真做好疫情防控工作相關(guān)檔案資料的收集、整理、歸檔和移交等工作，確保檔案資料的齊全完整、科學(xué)規(guī)范。其次，要制定新冠肺炎疫情防控檔案管理規(guī)章制度，將疫情防控工作形成的文件材料納入相應(yīng)檔案門類統(tǒng)一整理、歸檔。最后，在疫情結(jié)束后，及時將各類疫情檔案向本單位檔案室或同級檔案館移交，確保檔案安全。

（二）積極主動參與，制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案部門要及時介入，主動提供服務(wù)，積極配合本地疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，制定出各類新冠肺炎疫情防控檔案的歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。一是根據(jù)實際情況，設(shè)置專門類別或獨立全宗進行管理。二是要根據(jù)歸檔內(nèi)容，結(jié)合文件材料的重要程度，具體列出疫情防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表。檔案人員依據(jù)做好疫情防控文件材料的日常收集管理工作，要紙質(zhì)和電子并存，聲像和照片并重，應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。三是按照國家和有關(guān)行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確各類新冠肺炎疫情防控檔案執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求，制定出整理方案和分類編號方法，及時做好檔案的分類、編號、歸檔整理等工作，確保各類檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（三）采取靈活方式，加強培訓(xùn)指導(dǎo)

檔案部門要把新冠肺炎疫情防控檔案工作作為當(dāng)前重點工作抓緊抓實抓細(xì)，結(jié)合實地情況，利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，采取靈活多樣的有效方式，加強業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和指導(dǎo)。一要積極與本地疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室聯(lián)系，指派業(yè)務(wù)骨干，做好指導(dǎo)服務(wù)，深入疫情防控工作的第一線，及時掌握情況，直接參與并指導(dǎo)建檔。二要通過電話、QQ、微信等方式，對相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，增加主動開展檔案工作的意識和業(yè)務(wù)技能，提升檔案管理層次和服務(wù)水平。三要利用線上線下、遠程實地相結(jié)合的方式，加強對疫情防控文件材料的收集、整理和歸檔工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，及時幫助解決工作中遇到的新情況、新問題。

（四）加大監(jiān)督力度，全程跟蹤服務(wù)

一是要加大對新冠肺炎疫情防控檔案建檔工作的監(jiān)督力度，在不影響疫情防控工作的前提下，檔案部門要全程跟蹤指導(dǎo)與督辦， 切實做到工作有安排、開展有指導(dǎo)、全程有監(jiān)管、結(jié)束有落實。二是要根據(jù)疫情防控的不同階段把握工作重點， 疫情期間重點指導(dǎo)督促相關(guān)人員積極主動全方位、多渠道地做好疫情防控文件材料的日常收集管理工作，確保文件材料內(nèi)容詳實、數(shù)字準(zhǔn)確、齊全完整，在第一時間得到有效收集和安全保管。三是要在疫情結(jié)束后，重點通過線下、實地靠上等方式指導(dǎo)監(jiān)督做好疫情防控檔案的分類、編號、整理、歸檔和移交工作，真正把新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范建立起來。

（五）建立數(shù)字檔案，做好提供利用

要利用信息化技術(shù)，做好新冠肺炎疫情防控檔案的數(shù)字化處理工作，建立專題數(shù)字檔案資源庫，實現(xiàn)疫情防控檔案的快速查找和有效利用，更能方便快捷地為利用者提供服務(wù)，發(fā)揮檔案的作用。