探討新發傳染病暴發流行地區的醫療檔案收集和整理工作

文·盧緒菲

新發傳染病是指近30年來由新發現的新種或新型病原微生物引起的傳染病。新發傳染病的種類之多，引起世人矚目。20世紀70年代以來，除少數年份外，大都有一種或一種以上的新傳染病被發現，新發傳染病至今達40余種，而且其病原微生物種類復雜，有病毒、細菌、立克次體、衣原體、螺旋體及寄生蟲等。而新發傳染病的檔案管理是防控傳染病的一項重要工作，因此，快速安全的收集一線檔案材料，盡早整理出信息資源才能為傳染病的預防、治療和控制提供數據支撐。

一、傳染病暴發流行地區醫療檔案管理問題

對于新發傳染病，由于人類無自身免疫力，又沒有掌握其防治方法，所以危害極大。醫療衛生機構的重點工作之一就是應對突發公共衛生事件的有效處理，并將其產生的相關資料整理歸檔，以備后期研究和使用。

在此次新型冠狀病毒疫情期間，收集整理檔案面臨的主要問題有以下幾個。一是由于新冠病毒傳染性強，所以來自于感染區域或治療區域的紙質檔案在收集過程中，存在接觸傳染和病毒傳播的風險，需要收集人員做好自身防護，并對檔案進行安全消毒，確保入庫檔案不攜帶病毒。二是由于部分相關人員未認識到新發傳染病檔案及時收集整理的必要性和重要意義，造成部分資料未及時整理歸檔，影響了檔案的完整性。三是部分醫療檔案多由兼職人員管理，其專業知識和業務技能欠缺，導致使得很多有價值的檔案材料被遺棄，無法形成系統的新發傳染病醫療檔案資料。

二、完善傳染病暴發流行地區醫療檔案管理措施

（一）完善特殊時期檔案管理機制

當新發傳染病暴發流行時，一般都會成立防控工作領導小組，全面組織和領導疫情防控工作。防控工作領導小組下設綜合協調組、現場調查組、檢驗監測組、信息宣傳組、專家組、后勤保障組等，負責疫情期間各類檔案信息和醫療數據的收集、分析和上報。檔案工作人員應該參與到綜合協調組和信息組中，專職負責整個醫療防控工作相關檔案資料的收集整理，同時，要在各個防控小組中確定檔案信息管理員，負責收集該組檔案材料，且在階段性工作告一段落時及時將各種信息完整歸納上報。檔案室負責所有檔案的接收、歸檔、管理，在確保檔案安全的同時，也確保檔案人員和檔案室的安全。

（二）建立存在傳染風險的檔案資料收集管理制度

目前，新型冠狀病毒肺炎（COVID-19）的潛伏期基本是兩周左右。2月初，廣州首次在確診患者家的門把手上檢測出新型冠狀病毒核酸。近日，一項發表在《Hospital Infection》上的研究表明，如果新冠狀病毒SARS-CoV-2與其家族成員有相似之處，那么它可能會在無生命物體上存活一周以上。在這項研究中，德國格賴夫斯瓦爾德大學領導的研究團隊發現，人類病原體可以在物體表面持續存在，并在室溫下保持傳染性長達9天。當然，這是冠狀病毒壽命的上限。但研究人員表示，平均而言，這種病毒可以在鋁、木材、紙張、塑料和玻璃等多種材料上存活4至5天。一些動物冠狀病毒甚至可以存活超過28天。研究第一作者、格賴夫斯瓦爾德大學醫院內科醫生Gunter Kampf說：“低溫和空氣濕度高會進一步延長它們的壽命?！边@些研究數據表明，我們在對來自疫區的檔案資料收集整理過程中，必須要針對其可能存在的感染風險作出相應的措施。

1. 明確新發傳染病檔案材料的歸納內容

新發傳染病檔案收集范圍，一般應包括防控工作的組織和框架文件，現場流行病學調查和疫情處理文件，新發傳染病的檢驗檢測數據原始記錄，疫情信息統計與分析材料，醫療救治和醫囑登記材料，健康教育宣傳材料及社會聯防聯控的材料等。其中，現場流行病學調查和疫情處置材料，是對新發傳染病進行現場調查與處理至關重要的第一手資料，是開展流行病學分析、傳染病癥狀處理等研究的關鍵；新發傳染病的檢驗檢測數據原始記錄是制定防控工作方向的基礎，不僅要有系統數據的報送，還要及時收集現場檢測人員數據記錄并簽字確認的紙質版材料；疫情信息統計和分析材料是分析整個疫情發展情況的最基礎數據，它不僅包括各級疾控機構溝通的疫情報告分析，還包括疫情防控技術指南和相關規范性文件等；醫療救治和醫囑登記原始材料主要是收集定點醫院的發熱門診及感染科資料，尤其是護理人員對病人的定時檢查數據和醫生處理突發情況時的臨時醫囑等；健康教育材料包括宣傳方案、宣傳海報、公益廣告以及利用新媒體等形式發布的宣傳材料，它對提高人們對新發傳染病的治理防護常識的認知，消除恐慌心理極為重要。另外，針對疫情癥狀監測和新發傳染病的研究工作，檔案管理人員還應該注意收集疫情分析報告、流行病學與病原學分析以及應對措施的研究資料以及各種影像類和實物類的檔案資料，以輔助新發傳染病的治療和研究。

2. 建立新發傳染病檔案信息檢索系統

在傳染病暴發流行期間，對于來自傳染病確診病例及實驗室檢測數據等可能存在感染風險的相關紙質版材料，由于有時效性要求，需要及時進行歸檔整理以便查詢。而一般的檔案室都沒有檔案消毒滅菌設備，這使得收集整理過程中有一定接觸感染風險，并且紙質檔案數據的使用，也增加了數據統計與分析上的難度。為及時提升防控和治療工作質量、效率，我市疾控機構充分利用已有的網絡系統平臺，通過指定一線人員為檔案采集員的方式，及時將影像信息采集和有污染風險的紙質版調查記錄掃描上傳，第一時間將數據信息提交到檔案管理平臺。檔案管理人員為防控檔案進行分類建檔并完善索引體系，檔案按形成單位大流水排序，避免了當年常規收集的檔案整理完畢后再去流水排序的問題，為防控、治療等工作人員提供了更加便捷、及時和安全的查詢利用服務。對于沒有現成信息系統的單位，檔案管理人員應本著簡單易行的原則，及時與軟件設計人員溝通，提出明確的檔案錄入和利用要求，并結合現有網絡辦公平臺，留出辦公端口，方便一線檔案資料的及時錄入。

3. 建立新發傳染病實物檔案安全消毒制度

針對通過飛沫傳播和接觸傳播的傳染疾病暴發流行地區，應建立工作人員健康防護和環境衛生防護及檔案資料消毒等制度。對特殊時期檔案收集應建立專門消毒室，可以利用電子臭氧發生器或者紫外線消毒設備對收集的檔案材料進行消毒，完成消毒后再轉入檔案室進行整理歸檔。在工作區域內或檔案轉遞交接及整理過程中，檔案管理人員應佩戴口罩、手套和護目鏡。要定期更換工作服，可用流通蒸汽或煮沸消毒30分鐘。檔案資料室內要配備速干手消毒劑，有條件時可配備感應式手消毒設施。保持檔案室環境整潔衛生，每天定期消毒，可用含有效氯250mg/L-500mg/L的含氯消毒劑進行噴灑和擦拭，并做好消毒記錄。

在環境持續惡化以及抗生素類藥物廣泛使用的背景下 ，傳染病的發病率以及傳染性均在不斷增強，做好新發傳染病暴發流行地區的醫療檔案管理工作，有助于汲取防控經驗，為新發傳染病的預防和控制提供有效的依據。目前，我市實現了對醫療檔案資料的及時整理歸檔，提高了各級疾控機構檔案管理人員的防范意識，并為全市傳染病防控工作提供了有力的資料支撐。