基于云計算環境下電子文件的動態發展研究

文·張珊珊

一、 引言

當前信息技術朝著云計算的方向發展，大到經濟、政治、國防、金融、醫療、教育等宏觀領域，小到企業、政府、公共服務機構以及人們的生活、工作等，都少不了云計算的使用。云計算帶領了一種新的發展趨勢，引起了新一輪技術革新。云計算是一種基于因特網的超級計算模式，最早是由 Google 首席執行官埃里克·施密特 （ Eric EmersonSchmidt） 在 2006 年的搜索引擎大會上提出的。其中所謂的“云”形象地指代計算機聯網形成的集群，它是在遠程數據中心里由成千上萬臺計算機連接成一片而形成的，它聚集了大量服務器、應用軟件或者存儲設備，具有每秒 10 萬億次的運算能力。[1]人們可以在任何時間、任何地點使用筆記本、計算機、移動設備聯網接入所需的數據中心，利用統一的服務界面，及時快捷地訪問“云端”，從而獲取所需的服務和資源。云計算具有低成本、虛擬化、存儲能力強、彈性服務、資源池化、按需服務、服務可計費、泛在接入的特點。在數據產生速度數以億計的情況下，低成本、高容量、服務全面、環境可靠的云計算是最佳的選擇。云計算包括云存儲、云平臺、云服務等一系列應用方式。

而云計算的到來也給電子文件的發展帶來了不小的變化。電子文件在我國上世紀九十年代出現，特別是十三屆國際檔案大會召開之后，人們開始關注電子文件管理問題。1996年，國家檔案局組建了電子文件歸檔與檔案管理研究領導小組，正式揭開了我國電子文件管理工作的序幕。在2009年，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布了《電子文件管理暫行辦法》，并于同年底成立了電子文件管理部際聯席會議制度，這兩項事件標志著我國的電子文件管理國家戰略正式形成。[2]電子文件的發展一直隨著國情、國策、技術以及自身結構的調整而不斷變化。比如目前一些世界先進國家為節約經費投入、提高服務效率而在政府部門推行“云優先”（Cloud First）戰略，即在未來政府部門信息化業務采購和系統更新時，優先考慮使用云計算模式。[3]而在云計算的大環境背景下，電子文件的發展也由靜態逐漸過渡到動態。從系統結構到運行機制、從性質到特點以及歸檔模式的轉變都體現了云計算對電子文件的影響之大與深。

二、 迎合時代變化：電子文件動態發展的過程

（一）從數字連續性到數據連續性

在本世紀的前十年到前十五年的時間里，電子文件的發展緩慢而上升。從一開始被提及到成為國家戰略規劃里的一部分，電子文件的地位與重要性不言而喻。但是在云計算時代形成之前，或者在云計算的發展初始，電子文件的保管與利用方式以“數字連續性”為主。數字連續性指在文件連續體的框架內信息得以保管和利用的能力，它不僅是關于信息的長久保存，而且是要在信息的持續運動中構建信息管理的能力和系統性的框架。[4]數字的連續性主要著重于電子文件的存儲與長期利用。且這個利用是被動的、靜態的。它的主要目標是保護電子文件不受損壞，保證電子文件的可信性，并能夠及時有效地為用戶提供利用。這種保存電子文件的方式較為單一，且不夠靈活。一旦出現大量的、海量的數據就會出現不能及時準確從數據庫中找到所需的信息。而數據連續性的出現，在大數據、云計算的背景下，很大程度上解決了數字連續性的部分缺陷。數據連續性是指由數據的可關聯性、可溯源性、可理解性及其內在聯系組成的一整套數據保護措施，其目的是保障數據的可用性、可信性和可控性，降低數據失用、失信和失控風險。[5]它著重于電子文件的利用。這種利用是主動的、動態的。存儲只是它的一方面特點的體現。而且它的側重點在于對電子文件的質量保障。將存儲的數據更好的連接起來、避免出現碎片化現象，并加強數據的跟蹤和鑒定，力求所存儲的數據都具有證據力，能夠作為憑證使用。數據連續性的最主要特點就是具有可關聯性、可追溯性、可理解性等。[6]且數據連續性也適應當前大數據、海量數據的爆發式增長的現狀，為今后電子文件的發展提供了強有力的保障。

（二） 歸檔模式從雙套制逐漸轉向單套制

雙套制就是指在電子文件歸檔時，將電子文件的電子版本和紙質版本一并歸檔保存的電子文件歸檔管理模式。它的優點在于可以確保檔案的完整性與安全性，但缺點在于效率低下，管理成本過高。且在云計算背景下，雙套制已不能適應海量數據的收集、保管、利用工作。2018年底國家檔案局、科技部發布的《科學技術研究檔案管理規定（征求意見稿）》規定了科研電子文件僅以電子形式保存。此外，2019年5月，貴州省也印發了辦法明確電子文件不再以紙質形式歸檔移交，并指出電子證照與紙質證照有同等法律效力。這些措施與文件都逐步向單套制歸檔模式轉變。單套制以電子文件為主要管理對象，從文件的生成到存儲、備份、利用等方面都只有電子版本。電子文件從生成到銷毀或永久保存的整個生命周期中，都只以電子的形式存在，不會出現其他實體形式，這是單套制運行的真諦。單套制大大降低了對電子文件的管理成本，且適應了云計算環境下無紙化管理的要求。如上海市檔案局結合上海自貿試驗區實踐，已經在自貿區嘗試性推廣電子檔案“單套制”，[7]隨著信息技術的進步， 電子文件數量和種類的不斷增加， 雙套制的缺點也越來越明顯，且運行成本也會隨之不斷攀升， 從雙套制向單套制的歸檔模式的動態演變，體現了電子文件與時代發展齊驅并進的新走向。

（三） 電子文件安全問題日益緊迫

隨著大數據的蓬勃發展，云計算的普及，使得當前許多計算機應用系統將其存儲方式從傳統的計算機存儲系統轉向了云存儲系統。云存儲系統是以云計算為基礎，借助集群服務、分布式文件系統和虛擬化等技術為用戶提供一個方便快捷、成本低下和可拓展性高的高性能存儲平臺。傳統的計算機存儲系統由于沒有存儲在云端，對于數據的安全保管是有一定的保障的。但是當用戶將數據存儲在云端時，大量的數據安全問題也隨之而來。數據泄露、惡意病毒、數據丟失問題也隨之出現。而電子文件的存儲安全是最為關鍵的。數據的丟失與泄露可能會造成無法挽回的損失。電子文件的信息安全是建立在信息安全這個基礎概念之上的，我國學者結合國際標準化組織發布的《信息安全管理實施指南》（ISO 17799－2005）中對信息安全的定義，將電子文件的信息安全的內涵歸納為安全性、完整性、可用性三個方面。[8]電子文件的安全問題還包括可靠性、憑證性等方面，在數字時代對于文件的安全標準判定不再是以單一的標準，而是需要從各個方面、各個層次進行判定與防范。

（四） 電子文件從離線處理轉為在線處理

傳統的電子文件管理系統是將所收入的數據做離線處理，且是一批次一批次的進行。具體流程大約是對電子文件的獲取、登記、處理，并跟蹤操作。[9]但這種方式是以離線處理的方式進行的。在以前電子文件數量不多的情況下是適用的。但隨著電子文件的數量增長迅猛，數據暴增的當下，傳統的離線處理已經不能適應需求了。大數據、云計算的出現使得對電子文件的處理要求更高，更多的文件需要實時處理（Real－Timeprocessing）。[10]由此，在線處理文件的方式應運而生。云計算、云存儲的出現解決的電子文件存儲空間與效率的問題，而且對于電子文件的在線處理也可以通過一定的程序進行。而且云計算使得對于電子文件處理不僅僅限于工作人員，用戶通過注冊認證也可以通過一定的要求對所需的電子文件進行訪問。這也實現了電子文件資源利用的最大化。

三、 補齊自身短板：電子文件動態發展的趨勢

（一） 動態利用成為未來發展新走向

電子文件的概念在我國被提出過后很長一段時間，其發展的重點都在于對電子文件的存儲與其不被損壞上，沒有重視其利用價值。云計算的到來為電子文件的發展帶來了機遇。由于電子文件的數量急劇增長和電子信息化的普遍性，人們用到電子文件的領域越來越多，且更加方便快捷。云存儲、云服務等新事物也為電子文件的發展提供新動力。云存儲具有無限的空間進行使用且成本低，云存儲采用冗余方式保留電子文件的多個副本，通過自動方式備份和恢復電子文件。云計算使得電子文件及其處理能力都變成可移動的，可以通過任何網絡設備訪問和利用，不僅極大地擴展了信息資源的共享范圍，而且可以實現集成的服務，非常便捷。云服務憑借其便利性、強大的空間與功能可為電子文件管理提供可用的基礎設施、硬件、軟件與平臺服務，逐漸應用于電子文件的管理。而這兩者都是為電子文件的動態利用做好支撐，重利用已經逐漸成為電子文件發展的重心之一。做好利用工作是實現電子文件價值的突出表現。

（二） 持續擴大電子簽名法的法律效力

2004年8月28日我國首部“真正意義上的信息化法律”——《電子簽名法》經審議批準通過，于2005年4月1日正式生效。它的實行標志著中國的電子商務、電子交易等有了法律保障， 擺脫了缺乏法律保障的窘困的局面， 同時進一步加快了與國際化接軌的速度。《電子簽名法》是中國信息化領域的第一部法律， 它的誕生是在中國信息化領域內實施法制化管理的良好的開端。例如，在2005年3月10日央行召開電視電話會議， 重點強調結算賬戶管理系統在全國的推廣和大額網上支付管理系統接入農村信用社的決定后， 僅安徽農村信用聯社一家， 開通網上支付服務的當天交易量就達到了1217萬元人民幣， 第二天就迅速上升到2086萬元。[11]這不僅為電子政務的有效運行提供了法律依據， 而且為大力構建服務型政府提供了法律保障。而在未來相當長的一段時間里無紙化辦公與無紙化交易將成為社會發展主流趨勢。但是在方便快捷的同時，無紙化的利用方式使得電子文件、電子檔案等的信息內容與其載體是可分離的，且較易被修改。這些附帶的缺點使得電子文件的法律效力受到質疑。而在《電子簽名法》的第一章中就明確指出了采用復合規范的電子簽名的電子檔案（也適用于電子文件）與傳統紙質檔案具有同等的法律效力。所以，電子簽名法的出現將電子文件的法律效力向前跨進了幾個維度。電子簽名法大大彌補了此前電子文件缺少法律監管的缺陷， 提供了相關管理法律依據，賦予了經合規數字簽名認證的電子文件以應有的法律效力。[12]擴大電子簽名法的法律效力是電子文件發展過程中不可缺少的一部分，從而提高電子文件的法律地位。

（三） 采用新技術對電子文件安全問題做出防范

對于電子文件安全性問題，近年出現的一種新技術或許可以為它提供安全保障，即區塊鏈技術。區塊鏈技術實際上就是一種公開、透明、安全、高效的數據庫，能夠存儲各種類型的內容。區塊鏈技術中的非對稱加密算法對于電子文件的安全問題提供了巨大保障。非對稱加密算法與對稱算法不同需要兩個密鑰：公開密鑰（Public key）和私有密鑰（Private key）。公開密鑰與私有密鑰是一對，如果用公開密鑰對數據進行加密，只有用對應的私有密鑰才能解密；如果用私有密鑰對數據進行加密，那么只有用對應的公開密鑰才能解密。因為加密和解密使用的是兩個不同的密鑰，所以這種算法叫作非對稱加密算法。[13]非對稱加密有一個特性，即已知密文、明文和其中一把鑰匙，是解不出密鑰的。這就解決了電子檔案歸檔和利用的保密問題，歸檔單位發給檔案館的電子檔案，或者檔案館發給檔案利用者的電子檔案，只有檔案管理者和檔案利用者才能解密，其他人就算截獲了也沒有辦法閱讀，阻止了檔案在歸檔和利用過程中的信息泄露。[14]再有，電子文件的安全性也可以通過選擇私有云來進行維護。按照部署方式和服務對象的范圍，可以將云計算分為公共云、私有云和混合云三類。[15]公共云是支持多個用戶一起使用的。而私有云即在專門的數據設施上供單人使用。這樣就可以大大提高用戶所存儲數據的保密性與安全性。但是使用私有云時必須與第三方簽訂協議，保證自己所存儲的信息不被人為泄露。

四、 結語

隨著技術的發展、云功能的升級以及電子文件發展需求的提升，云計算將在電子文件管理中得到更加全面與深入的應用。云計算作為新的信息技術環境為電子文件管理提供了新的模式和技術方案。對于電子文件發展的過程中所遇見的問題與風險，需要更多新的模式、新的方法來克服它們。云計算以超強的計算能力和低成本的優勢將社會推進了超級共享時代，它代表了一種新的信息資源處理方式，盡管目前的應用發展還不是很成熟，但未來有可能改變人們的生活方式。順應時代的發展趨勢并作出相應的應對方案，才是每個行業領域需要做到的事情。