談民政綜合辦公系統與業務管理平臺優化整合后的檔案管理智能化

文·郭英

（作者單位：山東省民政廳地名研究所）

近年來，民政系統積極引進數字信息化處理技術和網絡化應用技術，開發各類獨立的業務管理平臺，以實現各類業務網絡化管理，提高民政辦公自動化和檔案綜合管理智能化水平。與此同時，也帶來了基礎資源重建、檔案分散管理、應用標準不統一，數據信息不能共享等一系列問題。因此，建立功能完善的民政系統綜合辦公管理平臺和智能化檔案管理系統，搭建“統一規范、集約高效、數據共享、業務協同”的民政辦公和檔案信息管理系統，積極運用大數據、云存儲、人工智能、物聯網等互聯網新技術，實現網絡辦公、檔案存儲、網絡服務的自動化及民政大數據分析應用效應，全面提升民政檔案綜合管理能力和服務水平，成為民政系統檔案部門的重要任務之一。

一、建立健全綜合網絡辦公系統

建立完善的全省民政綜合網絡辦公系統，大力推行網絡化、無紙化辦公模式，將民政網絡辦公自動化與檔案信息化同步推進，以實現基礎檔案信息的自動收集、上傳和存儲。

（一）要優化和完善全省各級民政機關內部行政辦公系統，如公文管理、公告通知、政策查詢、通訊簿、電子郵箱以及各類審批工作的處理等，以公務處理平臺為依托，梳理各工作環節，優化流程設計，完善各業務節點，實現公文起草、簽批、封發、存檔的全流程閉環流轉，全面推行無紙化網絡辦公。

（二）加強網絡辦公系統下的電子檔案文件的集成管理，不斷完善文件集成管理控制系統中電子文件形成系統、電子文件歸檔管理系統、電子文件管理系統及電子檔案管理系統等四大基本系統。強化電子文件流程化源頭信息的采集、推送、存儲、管理及應用，統一數據的源頭采集，最終集成到網絡辦公檔案數據庫。充分利用網絡辦公環境下的電子文件數據資料的歸檔整理功能，對電子文件進行系統整理和歸納，并經各專職檔案員審核后，將有價值的電子文件保留到文件集成管理系統中，形成電子檔案，以便于檔案的儲存、檢索及利用等。

（三）積極搭建與上下級部門和外部間辦公系統的關聯銜接，實現部門間公文的收、發文辦理、請示、報告處理等網上簽批和閉環流轉，保證部門間公文流轉的規范、高效以及全省民政電子檔案的自動歸集、存儲、查詢和應用。

二、整合綜合業務管理平臺

組建省級民政辦公、檔案信息處理中心、網絡安全中心和檔案數據庫，負責全省民政辦公網絡的日常維護、信息儲存、開發利用及網絡安全。在現有的全省民政綜合網絡辦公系統下，按照“統一平臺、業務協同、信息共享”的總要求，將現有的各類業務管理系統整合為一體化的全省民政綜合業務管理平臺，如社會救助、婚姻登記、養老服務、收養登記、兒童福利、社會組織等。在省級綜合業務管理平臺下，按照“界面標準統一、業務標準統一、數據標準統一、關鍵創新事項統一”的原則，設置各專門業務管理子模塊或子系統，采用統一的標準化的操作管理系統、查詢服務系統和網絡應用系統，實現全省民政綜合辦公網絡標準化、信息采集自動化和數據統計查詢規范化，減少系統重復開發和運維成本。省級綜合業務管理平臺可根據各級民政機關的管理層級、管理職能、業務范疇、服務范圍等設置機構管理權限。綜合管理平臺可根據不同層級的工作人員的管理職級、職能及業務范圍分別授予不同的業務管理權限和統計、查詢權限等，同時將各業務管理平臺形成的各類檔案數據和操作痕跡等信息自動在系統中整理、優化，形成完善的檔案數據庫。最終實現電子檔案標準化定制、規范化調用、簽名化歸檔、圖形化檢索、智能化分析、一體化管理，全面提升全省民政機關辦公效率和檔案資源的綜合利用效能。

三、優化數字檔案管理模式

（一）在各級民政機關設立專門的民政檔案管理機構，統籌管理機關內部的全部檔案資料，特別是各業務部門形成的專業檔案及各事業單位檔案，全部整合納入“集中統一管理”的范疇，實施機關內部民政檔案專業化綜合管理。

（二）統籌民政檔案專項資金的預算和配置，按照標準化、規范化、數字化、網絡化的現代化檔案館室建設標準，強力推進各級民政機關檔案館室的基礎設施建設升級換代，特別是優先保障基層單位的基礎設施的改造升級和資源配置。

（三）加強對各業務部門的各類電子檔案的鑒定、著錄、歸檔等工作進行監督、指導，保證各業務部門產生的有保存價值的電子文件真實、完整、及時地歸集到歸檔管理系統。將各業務管理系統中形成的文書檔案，如婚姻登記文書檔案、低保、社會組織等申報審批形成的數據資料，地名管理、行政區劃等電子文件及各類電子影像檔案等歸集到檔案數據庫中。

（四）整合省內各市、縣（區）民政檔案數據庫信息資源，將各級民政機關的各類民政檔案全部以數字化形式儲存到檔案信息管理系統中，最終實現民政檔案大數據在省級民政部門的自動匯總、分析與應用。同時，建立配套的紙質檔案數字化標準、工作要求和操作規范，及時將歷史紙質檔案和日常形成的紙質檔案轉換為數字檔案，歸集到省級民政檔案大數據庫中。各級管理人員可以按照工作權限進行電子檔案的在線查詢、在線辦理，最終實現民政系統網絡辦公和電子檔案管理的一體化和智能化。

四、建立完善的民政檔案數據庫

以大數據和網絡化管理為主導，將各類民政文件數據信息和檔案管理系統的電子文件充分融合，建立完善的民政檔案信息集中管理模式，整合信息數據資源，實現民政數據資產化和價值最大化。

（一）應設立大型省級民政檔案數據庫和檔案管理中心，負責全省民政檔案管理系統的日常運維和檔案資料管理。在全面推行網絡化辦公的基礎上，同步推進民政檔案信息化管理，并建立健全全省新生紙質檔案的數字化操作標準、規范等。

（二）在省內全面實施民政檔案數字化建設，將各層級民政部門及專門業務檔案的數字化信息全部集中存儲到省級民政檔案數據庫中。整合各市、縣（區）民政檔案數據庫信息資源，實施科學化、規范化、標準化的集中管理模式，打破因層級管理所形成的各類專業檔案多頭管理、分散保管的“信息孤島”現象，最終實現民政檔案大數據在省級民政部門的自動聚集，以適應信息時代下檔案管理大數據、云計算和網絡化的社會發展新需求。

（三）在檔案集中管理的前提下，允許各市、縣級民政部門依托省級綜合辦公網絡平臺，根據實際工作需要保留自用的小型數據庫，以實現個性化的辦公網絡和檔案管理需求。

（四）深化民政檔案“大數據管理應用”的服務理念，全方位集成各類民政業務數據，多渠道采集互聯網數據、第三方民政數據等外部數據，將民政數據與經濟社會數據充分融合，積極運用大數據、云存儲、人工智能、物聯網等互聯網新技術，充分發揮民政檔案信息大數據集合效應，為社會經濟發展和社稷民生提供全方位的民政檔案信息服務。