淺談三級(jí)公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的舉措

文·王端

（作者單位：山東中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院）

人事檔案管理是公立醫(yī)院人事管理中最基礎(chǔ)的工作之一，是行政管理的重要組成部分。隨著國(guó)家醫(yī)改的深入進(jìn)行和事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進(jìn)，公立醫(yī)院人事檔案管理也面臨著新形勢(shì)、新任務(wù)。特別是信息化時(shí)代的到來(lái)，OA系統(tǒng)已在各級(jí)公立醫(yī)院行政工作廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案的信息化管理，已成為提升公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的必要環(huán)節(jié)，需要醫(yī)院相關(guān)部門(mén)加以重視和有效踐行。

一、公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題

（一）人事檔案信息化建設(shè)制度不健全

公立醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理制度都已日趨完善，但信息化建設(shè)起步晚，相應(yīng)的制度和規(guī)范還不夠健全。比如，國(guó)家出臺(tái)的檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要等法律法規(guī)，很多公立醫(yī)院沒(méi)有真正落實(shí)到位，也沒(méi)有依據(jù)國(guó)家法規(guī)制定出符合本部門(mén)實(shí)際的具體標(biāo)準(zhǔn)。有的醫(yī)院甚至連人事檔案信息化建設(shè)所需的必要設(shè)備都沒(méi)有配備，短時(shí)間內(nèi)無(wú)法進(jìn)入信息化建設(shè)的流程。

（二）人事檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

公立醫(yī)院多只重視臨床業(yè)務(wù)指標(biāo)，忽視行政管理的業(yè)績(jī)，導(dǎo)致醫(yī)院的資源不往人事檔案管理方面投入。很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重視程度不夠，只求檔案保存好就行，造成人事檔案管理仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案階段。思想認(rèn)識(shí)不到位，成為人事檔案信息化建設(shè)不到位的重要原因之一。

（三）人事檔案管理人員信息化知識(shí)和技能不足

公立醫(yī)院人事檔案管理人員多是兼職，無(wú)法全身心地投入到檔案工作中。加上公立醫(yī)院人事檔案管理人員多半是半路出家，缺少檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更不用說(shuō)計(jì)算機(jī)信息化的知識(shí)了。相關(guān)知識(shí)的缺失，造成專(zhuān)業(yè)技能的落后，嚴(yán)重影響了公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展。

（四）人事檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全防范不夠

人事檔案信息化建設(shè)會(huì)給醫(yī)院人事檔案管理帶來(lái)極大便捷，但安全問(wèn)題也會(huì)接踵而來(lái)。由于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全存有漏洞，易被黑客攻擊，造成人事檔案信息系統(tǒng)崩潰，但檔案管理人員目前對(duì)此的安全防范意識(shí)還不夠，有時(shí)會(huì)使用計(jì)算機(jī)連接外網(wǎng)或者隨意插讀U盤(pán)等外接設(shè)備，引起計(jì)算機(jī)病毒入侵，造成檔案信息泄露或丟失，帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

二、公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）建立健全公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)制度

首先要建立人事檔案信息化建設(shè)的管理機(jī)制，明確相關(guān)人員的責(zé)任職能。其次根據(jù)國(guó)家相應(yīng)的法律法規(guī)，結(jié)合公立醫(yī)院實(shí)際，建立一套合理、科學(xué)、可操作的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓信息化建設(shè)有規(guī)可依。再次，要避免制度建立流于形式，積極組織相關(guān)人員對(duì)人事檔案信息化管理制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格考核，讓信息化建設(shè)內(nèi)容流程深入人心，用完善的制度為公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)人才儲(chǔ)備

人事檔案信息化建設(shè)需要一批既具有信息化知識(shí)、可熟練操作計(jì)算機(jī)，又懂得人事檔案管理知識(shí)和檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人作保障。有條件的三級(jí)公立醫(yī)院可以進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)人才儲(chǔ)備，招聘和培養(yǎng)一批具有人事檔案信息化工作能力的人才，徹底解決人事檔案信息化建設(shè)人員不足的問(wèn)題。暫時(shí)無(wú)法配備充足檔案管理人員或者全院職工數(shù)量較少的醫(yī)院，可以考慮和第三方公司合作，購(gòu)買(mǎi)服務(wù)，借助專(zhuān)業(yè)的人才和設(shè)備完成人事檔案信息化的初始過(guò)程。

（三）配足信息化建設(shè)所需設(shè)備并做好檔案數(shù)字化工作

實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)，需要公立醫(yī)院投入一定資金，保障硬件建設(shè)，并選取改造專(zhuān)業(yè)的庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、平板掃描儀、彩色打印機(jī)等專(zhuān)業(yè)設(shè)備，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化前處理工作，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，全面存儲(chǔ)公立醫(yī)院工作人員信息。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立原則要方便數(shù)據(jù)更新、備份及信息檢索。海量的信息存儲(chǔ)空間在保證人事檔案數(shù)字化圖片存儲(chǔ)的同時(shí)，還可以連接院內(nèi)其他管理系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)項(xiàng)目更加全面，完善每個(gè)職工的電子檔案。要尋求專(zhuān)業(yè)軟件開(kāi)發(fā)公司的幫助，運(yùn)用成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索系統(tǒng)，使其與醫(yī)院的人力資源管理系統(tǒng)融合，打造人力資源信息化管理的新模式。

（四）筑牢人事檔案信息化建設(shè)防線

公立醫(yī)院在利用信息化管理檔案的同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)和有效控制信息技術(shù)的各種安全隱患。對(duì)用于檔案管理的專(zhuān)用計(jì)算機(jī)根據(jù)檔案保密等級(jí)嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)連接，減少連接外網(wǎng)計(jì)算機(jī)的數(shù)量，并做好內(nèi)外網(wǎng)隔離，安裝正版殺毒軟件并實(shí)時(shí)更新，對(duì)服務(wù)器等核心設(shè)備的使用環(huán)境做到五防要求。信息化后的電子檔案要定期維護(hù)，及時(shí)備份，保障人事檔案信息的完整與安全。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，人事檔案管理已逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式脫離出來(lái)。高效、安全的信息化管理手段，徹底解決了公立醫(yī)院人才流動(dòng)性大、人才專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、人事檔案使用率高的難題。因此，新形勢(shì)下做好公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，使其更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的方向。