加強文件材料歸檔收集工作的幾點思考

文·劉祎

（作者單位：濰坊市婦幼保健院）

檔案室的檔案信息資源不是無源之水，也不是自然而然產生的，而是由機關、企事業單位現行文件材料經過收集、整理轉化而來的。檔案材料無序零散保存，會造成機關企事業單位檔案工作上的被動，引起單位內部管理混亂。文件材料收集工作既是形成檔案不可或缺的來源渠道，開啟檔案工作的起始點，又是貫徹檔案集中統一管理原則的重要措施。因此，做好文件材料的收集工作是十分有必要的。

一、加強宣傳提高認識，依法依規收集文件材料

文件材料的收集是歸檔工作的前提和基礎，沒有收集行為，歸檔就無從談起。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第十四條明確規定：應當歸檔的材料，按照國家有關規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據為己有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。常言道“法無授權不可為，法定職責必須為，法有禁止不能為”。這是法律賦予的使命，也是檔案工作職責所在。因此，要進一步宣傳貫徹好新修訂的檔案法，提高依法收集歸檔的思想認識。

另外，要組織有關工作人員認真學習國家檔案局8號令、10號令關于《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》中的工作要求，結合本單位實際情況，制定出符合各自行業特點的歸檔范圍和保管期限表，防止“有檔不歸”，夯實立卷業務基礎，在收集工作中做到有的放矢、應收盡收。各單位在日常工作中形成和使用大量文件中，真正具有查考、憑證價值的文件只是其中一部分。為防止出現“有文必檔”的現象，收集文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規定，結合本單位實際，審慎地進行鑒定，準確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠歸檔。

二、了解情況提前介入，做好文件材料的前期控制

檔案是機關、社會組織和個人在特定的社會活動中形成的，始終根源于形成單位所進行的職能活動，由此而形成了文件材料與主體之間緊密聯系。每當處理一件工作，辦理一起案件，召開一次會議，都相應產生許多文字記錄、圖表、聲像材料，因此不能單純把檔案材料人為與事物割裂開來。要把收集工作前置開展，在文件材料形成的初始階段及時介入，提前進行登記管理，只有這樣才能把事件的相關文件材料從頭至尾積累成檔，才能真正達到“文檔一體”的檔案工作要求。

文件材料的收集要及時，工作要做在平時，加強對收集起來的文件材料的日常管理，改善收集積累的條件，配備必要的文件資料柜、盒、夾、袋等。負責收集的工作人員要及時了解和掌握本單位、本部門的工作動向，隨時收集。還可以把收集工作同保密、安全檢查結合起來，在清理文件時，邊檢查，邊收集，保持文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數完整無缺。

三、及時歸檔分析鑒選，強化文件材料收全收齊意識

在檔案歸檔整理工作中，普遍存在著重“整理”輕“收集”的誤區。往往在檔案整理方面下足了工夫，整出來的案卷里外規范，不論是卷內文件材料的排列編號、目錄填寫、紙張的折疊裝訂、檔號章編寫，還是卷盒封面、脊背的蓋印都無可挑剔。但從信息內容這個角度來看，應該歸檔的材料沒有收進來，案卷質量大打折扣，那也是不合格的。比如，反映本機關政工、業務方面的材料，由于涉及人事、專屬等問題而單獨存放，往往以保密為由“婉拒”歸檔，檔案工作人員也礙于這層“神秘”的心理，很多時候沒能堅持歸檔要求。此外，還有些機關有關人員外出開會、考察帶回的有價值文件材料，本單位形成的黨委、行政辦公會議記錄、大事記，處理信訪的筆錄材料，簽訂的有關協議、合同，制定的規章制度，編寫的出版物，以及宣傳報道形成的稿件和影像資料等等，也都“流落”在外，沒有收入其中。

文件材料的完整度是衡量案卷質量的一個重要指標，每一項工作都有一定的規律，前因后果相互聯系，形成的材料也不是孤立的。如在請示批復、歷次修改稿等形成材料中，可以看出整個事件的來龍去脈，有助于日后編史修志。在收集時要注意“文”與“事”之間的內在聯系，重視調查研究，掌握應歸檔文件在分散、流動、管理和使用方面的情況。特別是對業務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料的情況，準確劃定收集的范圍和收集重點，并對照歸檔范圍進行檢查，確保歸檔文件齊全完整。

四、明確責任嚴格把關，切實提高文件材料收集質量

明確具體工作人員職責，對收到的文件，要把好閱辦關，并在文件辦理完畢后督促有關部門按照收文登記如數清退，對發出的文件，無論是定稿、正本還是附件，應一律由專門人員收集歸檔。為了保證這部分文件材料的質量，可采取有關措施，如不交定稿不予編號，書寫不符合要求的，不予打印，底稿、附件不齊全的不予用印等。對于各種會議文件，如黨委會、黨組會等，因涉及機構和人事變動等問題，保密性較強，這部分文件歸檔難度較大，可以采取會議文件專柜保管，嚴格控制文件提供利用等做法；對于本單位形成的綜合性文件，如規章制度、計劃、總結、各類報表等，應隨時歸檔；對于各部門形成的文件，應由該部門制定的兼職檔案人員負責收集并向檔案部門移交。

歸檔文件材料不僅要收集齊全，而且在制成材料特別是書寫材料方面，還要有利于長久保存。如用純藍、紅色墨水，鉛筆、圓珠筆、復寫紙等不耐久字跡材料，不加規范限制，悉數收入卷內，時間久了，將造成“有紙無字”的不良后果，直接影響到今后的查找利用工作。在收集過程中，不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴把文件的書寫質量關。可在收集階段，采用傳統復制和現代技術手段，進行抄制、復印或字跡固化等，防止不符合要求的文件材料入卷歸檔。

五、健全制度加強督導，確保文件材料收集齊全完整

保證歸檔文件材料齊全完整是收集工作的基本要求。立檔單位都應當根據國家有關規定，結合本單位實際，對應收集文件材料的范圍、接收時間和接收要求等作出明確規定，做到立卷收集各環節有依有據、有章可循。但是，還有些單位即使建立了歸檔制度，也會出現不能按照歸檔要求及時歸檔的情況，特別是未經收發登記的文件，在歸檔時往往容易被遺漏。如單位領導及有關業務人員學習、參觀、考察或參加各種會議帶回的有價值的文件材料，很容易分散在個人手中。在單位機構調整、人員變動的過程中，也會出現應歸檔文件材料被經辦人帶走的情況。因此，各立檔單位必須將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入有關業務部門的職責范圍，采取必要的控制措施，將文件材料的形成、積累工作納入有關部門和人員的崗位職責。對于外出學習、考察、開會人員，應規定只有將手中保管的文件向有關人員移交后，才能到人事部門辦理調動手續。通過崗位責任制和其他制度的建立，確保零散文件材料也能齊全歸檔。

同時，要加大業務督導力度，每年組織一次案卷質量評查，并發文進行通報，鼓勵先進，鞭策后進，督促各單位“查、擺、改”問題，從而形成“比、學、趕、超”的濃厚工作氛圍，使這項基礎性工作納入到科學化、規范化軌道。