淺談人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用

崔啟順

摘?要：當今社會是互聯(lián)網(wǎng)時代，21世紀是人才與信息技術(shù)相結(jié)合的時代，人事檔案管理與人力資源管理成了當今事業(yè)單位關(guān)注的重要環(huán)節(jié)，同時對于事業(yè)單位發(fā)展來講，人力檔案管理與人力資源管理是不可或缺的一部分，因此對于人事檔案管理人員，需要他們做好檔案管理工作，與人力資源管理部門相互合作，為事業(yè)單位以及國家做出更大的貢獻。

關(guān)鍵詞：人事檔案?人力資源管理?應(yīng)用

中圖分類號：G271?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-02

人事檔案是指一個人從大學畢業(yè)到工作中的學歷、經(jīng)歷以及政治面貌、個人品德品質(zhì)的檔案記錄，以文件形式來進行表達，對以后生活中的個人貸款、工資待遇情況都會有很大的影響。人事檔案是人力資源管理中的重要部分，在事業(yè)單位發(fā)展中更為重要。

一、人事檔案在人力資源管理中占據(jù)著重要的作用

1.為事業(yè)單位優(yōu)秀人才選拔提供重要的憑證以及參考價值

人事檔案的記錄是以憑證的方式出現(xiàn)在生活中，檔案是跟著一個人的經(jīng)歷進行的，在生活中與工作中，工作經(jīng)歷、學習、思想道德、愛好特長等均會對一個人有更重要的影響，在事業(yè)單位的工作進行中，對于單位人才的管理與把控相當重要。想要挖掘人才必要對其個人檔案進行充分了解，為了避免人才流失，需要使人才的特長、愛好、個人潛力發(fā)揮到最高，因此在沒有人事檔案的情況下，事業(yè)單位人力資源管理部門無法更多地了解人才的經(jīng)歷以及品德，由此可見，人事檔案在人力資源管理部門占據(jù)著重要作用，可以為事業(yè)單位提供參考價值。

2.對于事業(yè)單位內(nèi)部業(yè)績可以為員工考核以及獎金制度提供參考憑證

在事業(yè)單位中，事業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員工作業(yè)績是與個人職稱晉升、工資績效相對應(yīng)的。同時，對于職工升遷等重點考察員工的人事檔案，事業(yè)單位會有專業(yè)技術(shù)人員培訓，來提升工作人員的能力與知識，與此同時，能力與培訓內(nèi)容的好與壞是同其能力對應(yīng)的，所以人力資源管理部門可以通過人事檔案對單位員工的業(yè)績以及工作表現(xiàn)、技能長處、道德素質(zhì)進行綜合評分，作出相應(yīng)的應(yīng)對策略，選對人才培養(yǎng)人才，進而保證單位的未來發(fā)展方向。

3.人事檔案可以將人力資源管理得到最佳配置

人力資源的配備主要是將人物結(jié)合，最終達到提高人力資源價值與效率的目的。隨著時間的推移以及社會環(huán)境的變化，人力資源也在變化，因此也會導致人員發(fā)生變化，人員變化的同時，崗位也在發(fā)生輪換。與此同時，人事檔案可以將自己的作用發(fā)揮至最高，使員工之間進行資源共享以及充分得到人力資源的主要需求，在各個行業(yè)之間以及各個地區(qū)、國家之間進行合理運用，最終將人力資源管理得到合理配置。

二、人事檔案在人力資源管理中存在的主要問題

1.人事檔案的記錄與管理存在虛擬，并不是完全真實存在

在當今社會，有很多個人檔案材料內(nèi)容簡單明了，內(nèi)容果斷，甚至會出現(xiàn)雷同內(nèi)容，內(nèi)容虛假等現(xiàn)象，個人檔案的體現(xiàn)主要就是個人學歷、經(jīng)歷、個人信息（姓名、年齡、出生日期）等資料組成，由于這些信息均屬于個人隱私信息，在事業(yè)單位的檔案調(diào)動中，人事檔案管理人員無法對其信息進行主動挖掘核實，因此就會有不真實的人事檔案出現(xiàn)，這對事業(yè)單位來講，對于人力資源管理部門來講都是很麻煩的一點。一般事業(yè)單位對于人事檔案匯總政治歷史材料比較看重，因此缺乏時間性與效率性的人事檔案是無法給人力資源管理部門提供準確及有價值的信息的，就目前情況來看，一般個人的檔案中的評價以及個人特長業(yè)績等資料，都是贊揚表現(xiàn)的詞句，包括對于個人評價內(nèi)容，也都是優(yōu)秀字樣，毫無缺點等短處詞句的初選，這樣的檔案不完善性以及虛擬性是人事檔案的主要問題。

2.人事檔案記錄技術(shù)以及管理技術(shù)缺乏時效性，使用率及利用率降低

在當今社會上，很多技術(shù)都在進步，二十一世紀是電子技術(shù)時代，在對于人事檔案記錄以及管理技術(shù)中并沒有更好的先進技術(shù)。傳統(tǒng)古老的人事檔案記錄法一般均已手記為主，都會以紙質(zhì)版材料進行體現(xiàn)，在人員進行更換流動時，人事檔案也應(yīng)及時地跟隨本人到另一工作單位，目前來看，當今對人事檔案的管理并不能做到及時調(diào)動，使人力資源管理部門的工作效率大大降低;現(xiàn)在很多事業(yè)單位會在員工入職時進行檔案查閱與分析，之后對員工的檔案信息不能做到及時更新，因此，在人員調(diào)動上或者人才選拔培訓上不能將人事檔案的作用發(fā)揮出來，有可能就會埋沒了很多“真實”人才;在工作中，事業(yè)單位一般不會重視人力資源部門的創(chuàng)建，對于人事檔案的工作還限于保管、匯總、更新，最終只會將人事檔案進行分類歸檔整理，并不能真正地利用分析人事檔案資料，因此會大大地降低人力資源部門對人事檔案的利用率。

3.事業(yè)單位對人力管理資源部門認識低，對于人事檔案管理水平?jīng)]有進行很好的管理與整治

現(xiàn)階段，存在檔案管理工作無法適應(yīng)新時代要求的問題，很多檔案管理人員得不到相應(yīng)的認可，工資待遇福利否無法跟上步伐，工作崗位與工作內(nèi)容得不到領(lǐng)導肯定，甚至有些事業(yè)單位對于檔案管理工作的不重視，不能及時地把檔案材料存放入員工的個人檔案中，或者由其他部門人員兼管檔案管理工作，長時間以來，這樣的工作方式最終會導致檔案不能得到很好的整理，會被其他工作給沖銷，對于員工的人事檔案隨意堆放，還存在雖然設(shè)置檔案室，也是極其簡單地設(shè)立幾個檔案柜，資料得不到很好的整理保障，得不到好的保護，最終會出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。因此對于人員檔案資料的重視與監(jiān)管是重要的，事業(yè)單位想要將未來發(fā)展以及人才培養(yǎng)做到最好，需要從檔案管理人員的設(shè)立以及檔案管理部門的創(chuàng)建入手，提高檔案管理工作，提高人力資源管理部門的內(nèi)容。

四、為了提升人力資源管理的應(yīng)用價值需要加強對人事檔案的管理

1.在事業(yè)單位內(nèi)部，建立健全完整的人事檔案管理體系與制度

在事業(yè)單位的發(fā)展中，人才的管理與控制人才流失是重中之重，因此加強人力資源部門的建設(shè)與人事檔案管理體系的創(chuàng)建加強是當下必須要做的，加強人事檔案管理勢在必行。對于事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理制度，需要進行制度上的創(chuàng)新并且進一步完善人事檔案管理獎懲制度，提高人事檔案管理的整體水平，對于人事檔案管理人員要進行培訓與考核，使他們明確人事檔案的創(chuàng)建及歸檔的內(nèi)容和要求，并對人事檔案進行按時移交、及時記錄、定期檢查與核對、及時補充并接受及移交等收集檔案流程手續(xù)。事業(yè)單位應(yīng)建立人事檔案管理部門，對于其他部門也應(yīng)配備兼職的檔案收集員，將本部門的人員人事檔案收集并提交給事業(yè)單位檔案管理部門進行歸檔與整理。將一級檔案人員管理提升至二級檔案人員管理，可以有效地幫助檔案部門人員減輕工作，提高工作效率，部門與部門之間應(yīng)相互合作，積極配合，將人事檔案管理工作做到最好，達到工作規(guī)范性和有效性。人事部門檔案領(lǐng)導應(yīng)及時和事業(yè)單位提出要求，并得到支持，將人事檔案工作設(shè)施設(shè)備早日提上更新日程，與時代共同進步，對于檔案室，要進行人員看管管理模式，避免出現(xiàn)著火、潮濕等現(xiàn)象，并建立正規(guī)模式的查閱室與調(diào)查室，為人事檔案管理做好輔助工作。

2.重視人事檔案內(nèi)容，增強人事檔案的真實性，避免雷同

對于檔案室的創(chuàng)建，需要根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部人力資源部門所提出的需求進行人事檔案的更新，以便很好地輔助人力資源部門工作。在人事檔案內(nèi)容中增加一些其他方面的個人信息內(nèi)容，比如：與外界的人際關(guān)系、自身家庭素養(yǎng)、在工作經(jīng)歷中的一些成就以及平時經(jīng)常喜歡的運動等個人化內(nèi)容。并對事業(yè)單位的人員聘用、勞務(wù)合同、勞動合同以及辭職、辭退、調(diào)薪、調(diào)崗等合同材料。在原有提供的人事檔案基礎(chǔ)上進行對其個人的資料清查以及信息核對，并將各部門人員的人事檔案進行分類并建立電子數(shù)據(jù)，這些電子數(shù)據(jù)應(yīng)由專人進行更新，以此來保證檔案的真實度，避免更改，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作一般為人工手動記錄模式，在當今時代可以較好地利用多媒體手段，更加簡單快捷地完成檔案管理工作，利用聲音、圖像等更好地記錄，提高整體的人事檔案工作水平。

3.增強事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)以及事業(yè)單位全員的檔案意識

事業(yè)單位檔案管理人員的思想道德意識與自身的業(yè)務(wù)能力是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時也是人力資源管理的保證，對于事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的提升以及人事檔案工作業(yè)務(wù)能力的提高主要應(yīng)進行以下兩點，首先，要對人事檔案工作行業(yè)內(nèi)的法定法規(guī)以及規(guī)章制度進行培訓，并要求他們深度理解并學會運用;其次，要在生活實踐中提升檔案管理人員的品德素質(zhì)，這樣的創(chuàng)新工作，可以為事業(yè)單位帶來一個良好的工作環(huán)境以及人員相處模式。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案是人力資源管理中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對于事業(yè)單位內(nèi)部的人才發(fā)現(xiàn)、人才使用以及人才管理都具有非常重要的意義。近年來，隨著社會的發(fā)展，人事檔案也在發(fā)展，因此需要將人事檔案的作用在人力資源管理中心更好地體現(xiàn)出來，對于人事檔案的管理以及傳遞，事業(yè)單位員工應(yīng)引起重視，人事檔案部門的設(shè)立既可以幫助事業(yè)單位發(fā)展得更好，又為社會經(jīng)濟的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

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