數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)探討

朱良毅

摘 要：隨著數(shù)字技術(shù)的不斷應(yīng)用，數(shù)字檔案館的建設(shè)已經(jīng)提上日程，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，做好信息資源的建設(shè)，關(guān)系到數(shù)字檔案館的功能和數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量。因此，應(yīng)結(jié)合數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)際，分析信息資源建設(shè)的要點(diǎn)以及原則，并根據(jù)數(shù)字檔案館的特點(diǎn)加快信息資源的建設(shè)步伐，使整個(gè)信息資源在建設(shè)中能夠達(dá)到建設(shè)要求，能夠在館藏資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、增量檔案的電子化歸檔、數(shù)字檔案館目錄及數(shù)據(jù)庫建設(shè)和數(shù)字檔案館全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)及多媒體檔案信息建設(shè)方面取得積極成效。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;信息資源建設(shè);探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.081

基于對(duì)數(shù)字檔案館的了解，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，信息資源的建設(shè)是關(guān)鍵。了解信息資源的建設(shè)要點(diǎn)并明確信息資源建設(shè)原則，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定規(guī)范，方便讀取，高效務(wù)實(shí)，重點(diǎn)突出，循序漸進(jìn)，并且滿足嚴(yán)格檢驗(yàn)要求，確保材料真實(shí)性要求，使整個(gè)信息資源在建設(shè)過程中能夠突出資源的整合和資源的轉(zhuǎn)換，能夠根據(jù)圖書館的資源情況和圖書館的具體信息資源建設(shè)要求予以實(shí)施，使整個(gè)數(shù)字圖書館在信息資源建設(shè)過程中能夠達(dá)到建設(shè)目標(biāo)，能夠解決信息資源的建設(shè)問題。

1 數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的原則

1）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定規(guī)范，方便讀取。數(shù)字檔案館在檔案信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息資源建設(shè)，保證信息資源在格式內(nèi)容和規(guī)范等方面符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，并且便于信息資源的讀取，使整個(gè)信息資源在調(diào)用方面能夠縮短時(shí)間，提高調(diào)用效率，滿足信息資源的使用要求。結(jié)合當(dāng)前數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)實(shí)際，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是重要的建設(shè)要求，也是保證信息資源在使用過程中能夠達(dá)到使用要求的關(guān)鍵。在具體的內(nèi)容轉(zhuǎn)換和信息資源的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)方面，應(yīng)當(dāng)符合統(tǒng)一性要求。例如，在電子信息的格式、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)以及電子信息的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)方面，應(yīng)當(dāng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求，采用統(tǒng)一的格式和規(guī)范進(jìn)行存儲(chǔ)。

2）高效務(wù)實(shí)，重點(diǎn)突出，循序漸進(jìn)。數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的目的在于提高檔案資源的調(diào)用效率，使檔案資源在使用過程中能夠?qū)崿F(xiàn)快速調(diào)用，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)。為了達(dá)到這一目標(biāo)，在信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)突出建設(shè)目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息資源的特點(diǎn)和信息資源的轉(zhuǎn)換要求，合理劃分信息資源類別，并圍繞著數(shù)字檔案館的建設(shè)要求，做好檔案館現(xiàn)有資料的轉(zhuǎn)化，做到循序漸進(jìn)，提高信息資源建設(shè)的針對(duì)性和有效性，保證信息資源在建設(shè)過程中能夠符合建設(shè)要求，能夠根據(jù)信息資源的建設(shè)特點(diǎn)和信息資源的轉(zhuǎn)換要求及標(biāo)準(zhǔn)要求做好轉(zhuǎn)換工作[1]。

3）嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保材料的真實(shí)性。信息資源在建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)轉(zhuǎn)換之后的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，有些檔案資料在數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和亂碼的情況，導(dǎo)致資料在調(diào)用過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響檔案資料的使用。通過嚴(yán)格的檢查，確保檔案資料在信息化轉(zhuǎn)換過程中能夠符合準(zhǔn)確性要求，能夠在材料的轉(zhuǎn)換方面達(dá)到真實(shí)性要求，解決檔案資料轉(zhuǎn)換過程中存在的問題，使整個(gè)檔案資料在轉(zhuǎn)換的有效性和轉(zhuǎn)換的快速性方面達(dá)標(biāo)。因此，采取有效的檔案轉(zhuǎn)換措施，并加強(qiáng)檔案轉(zhuǎn)換之后的檢查校驗(yàn)和核對(duì)，對(duì)滿足檔案轉(zhuǎn)化要求和解決檔案轉(zhuǎn)化問題以及提高檔案轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)確性和有效性具有重要意義。

2 數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)措施

1）做好館藏資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。數(shù)字檔案館在檔案信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的館藏資料引起足夠的重視，應(yīng)當(dāng)按照館藏資料的類別內(nèi)容存儲(chǔ)的特點(diǎn)進(jìn)行合理的分類，使現(xiàn)有的館藏資料能夠通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換的方式轉(zhuǎn)換成信息資源。在電子化轉(zhuǎn)換過程中，需要做好資源的核對(duì)，保證現(xiàn)有的館藏資料能夠做到分期分批的全部轉(zhuǎn)換，避免數(shù)字化轉(zhuǎn)換出現(xiàn)遺漏，同時(shí)，還要保證館藏資料在數(shù)字化轉(zhuǎn)換中達(dá)到準(zhǔn)確性要求，避免數(shù)字化轉(zhuǎn)換因采取的方法不當(dāng)或者數(shù)字化轉(zhuǎn)換存在問題，影響轉(zhuǎn)換效果[2]。因此，制定科學(xué)的數(shù)字化轉(zhuǎn)換方案，并根據(jù)館藏資料的特點(diǎn)轉(zhuǎn)換，對(duì)提高檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量具有重要意義。

2）做好增量檔案的電子化歸檔。數(shù)字檔案館的檔案資料信息資源建設(shè)過程中，除了現(xiàn)有的館藏資料之外，按照電子檔案的存儲(chǔ)要求進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，保證紙質(zhì)檔案和電子化檔案能夠同時(shí)存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)增量檔案的有效存儲(chǔ)，對(duì)滿足增量檔案的存儲(chǔ)要求和解決增量檔案的存儲(chǔ)問題具有重要影響?？紤]到增量檔案的類別以及增量檔案的具體特點(diǎn)和增量檔案在存儲(chǔ)過程中采取的存儲(chǔ)方式，在電子化歸檔過程中，應(yīng)當(dāng)了解增量檔案的內(nèi)容和類別，做到在增量檔案的電子化歸檔過程中，按照增量檔案進(jìn)行分類轉(zhuǎn)換，并標(biāo)記好增量檔案的存儲(chǔ)類別和存儲(chǔ)等級(jí)，使增量檔案在電子化歸檔過程中能夠達(dá)到存儲(chǔ)要求。

3）做好數(shù)字檔案館目錄及數(shù)據(jù)庫建設(shè)?；跀?shù)字檔案館的建設(shè)要求，在信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)做好數(shù)字檔案館目錄及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使整個(gè)數(shù)字檔案館在信息資源的目錄方面能夠輻射每一種檔案資源，能夠通過數(shù)字檔案館的目錄查找相關(guān)的檔案資料信息，做好檔案資料信息的目錄導(dǎo)航工作，同時(shí)，還要建立數(shù)據(jù)庫，使整個(gè)數(shù)字檔案資料能夠在數(shù)據(jù)庫中得到有效的存儲(chǔ)，既保證資料的存儲(chǔ)安全性，同時(shí)也要保證資料能夠通過數(shù)據(jù)庫這一載體實(shí)現(xiàn)有效的調(diào)用，解決檔案資料的調(diào)用難題，使數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)資源的有效利用，為整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)和信息資源建設(shè)提供有力支持[3]。因此，做好數(shù)字檔案館目錄及數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫建設(shè)，是當(dāng)前信息資源建設(shè)的關(guān)鍵。

4）做好數(shù)字檔案館全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫的建立。數(shù)字檔案館中涉及的檔案資料信息較多，分成多個(gè)類比，在實(shí)際建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)字檔案館存儲(chǔ)的資料情況和資料的內(nèi)容，做好電子化轉(zhuǎn)換并實(shí)現(xiàn)所有的檔案資料電子化轉(zhuǎn)換的目的，使整個(gè)數(shù)字檔案館能夠建成完善的數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)F(xiàn)有的紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)資料的存儲(chǔ)。既拓展了檔案資料的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也擴(kuò)展檔案資料的存儲(chǔ)容量，使檔案資料在存儲(chǔ)過程中能夠根據(jù)存儲(chǔ)的要求和存儲(chǔ)的特點(diǎn)，采取有針對(duì)性的存儲(chǔ)方式，保證數(shù)字檔案館在全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)中能夠有明確的方向和目標(biāo)，能夠根據(jù)信息存儲(chǔ)的實(shí)際需要建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

5）做好多媒體檔案信息建設(shè)。基于數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)際，對(duì)于紙質(zhì)的資料可以進(jìn)行電子化的轉(zhuǎn)換，并存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫中，對(duì)于音頻和視頻等多媒體檔案資料，應(yīng)當(dāng)建立專用的數(shù)據(jù)庫，做好多媒體資料的存儲(chǔ)，使整個(gè)多媒體檔案信息建設(shè)能夠通過多媒體數(shù)據(jù)庫這一載體提高建設(shè)質(zhì)量，滿足建設(shè)要求，使整個(gè)數(shù)字檔案館在建設(shè)有效性和建設(shè)全面性以及建設(shè)效果方面得到有效提升，最終達(dá)到數(shù)字檔案館的建設(shè)要求[4]。因此，做好多媒體檔案信息建設(shè)是關(guān)系到數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的關(guān)鍵因素，也是提高信息檔案館建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵。在實(shí)際推動(dòng)過程中，應(yīng)當(dāng)了解多媒體信息檔案資料的特點(diǎn)，并做好內(nèi)容的區(qū)分，提高檔案信息的建設(shè)質(zhì)量。

3 結(jié)論

通過對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的了解，做好信息資源的建設(shè)，對(duì)整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)產(chǎn)生了重要影響。結(jié)合當(dāng)前數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)實(shí)際，在建設(shè)中既要做好館藏資源的電子化轉(zhuǎn)換，同時(shí)也要做好新增資源的電子化轉(zhuǎn)換，并積極建設(shè)數(shù)字化目錄信息化數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的分類存儲(chǔ)，并根據(jù)多媒體資料的特點(diǎn)做好多媒體資料的存儲(chǔ)，解決數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的信息資源不足的問題。因此，掌握正確的信息資源建設(shè)策略，并根據(jù)信息資源的建設(shè)特點(diǎn)推進(jìn)建設(shè)工作的進(jìn)行，對(duì)當(dāng)前數(shù)字檔案館的建設(shè)具有重要影響。

參考文獻(xiàn)

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