檔案工作的職責(zé)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理策略

齊兆偉

摘 要：檔案屬于無形資產(chǎn)，是我國建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程中非常重要的財(cái)富。隨著信息化時(shí)代的到來，目前各個(gè)領(lǐng)域的工作基本都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。電子檔案的出現(xiàn)，給檔案工作帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，若想充分發(fā)揮檔案的重要應(yīng)用價(jià)值，就必須明確檔案工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理，以此不斷的優(yōu)化和完善檔案工作，進(jìn)而提高檔案的使用率。筆者針對檔案工作的職責(zé)進(jìn)行了探究與分析，并提出了加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的有效策略，希望有助于檔案工作價(jià)值的充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：檔案工作;職責(zé);標(biāo)準(zhǔn)化管理;有效策略

信息化時(shí)代，檔案工作人員需要承擔(dān)的職責(zé)越來越長大。近些年，檔案工作的職責(zé)、管理切入點(diǎn)以及檔案工作人員所扮演的角色都發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。檔案工作人員的職責(zé)越來越復(fù)雜、紛繁。作為檔案工作人員必須清楚自身的工作職責(zé)，并加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理，以此最大限度的發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

1 檔案工作的職責(zé)

第一，負(fù)責(zé)收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定、檢索以及提供檔案材料。并且還需要針對檔案材料該如何保管和銷毀提出自己的想法和意見。第二，負(fù)責(zé)收集電子形式、音像形式、基建形式以及實(shí)物形式的文件材料，明確收集文件材料的途徑。將文件材料按照內(nèi)容進(jìn)行分類，并將每一類內(nèi)容文件材料的收集工作落實(shí)到個(gè)人，做到專人負(fù)責(zé)專項(xiàng)，以此保證文件材料收集的完整性和立卷歸檔的準(zhǔn)確性。第三，全面了解檔案工作的各項(xiàng)保密制度，并嚴(yán)格的遵守，對于尚未公開的檔案材料，一定要做到保守秘密，守口如瓶，絕對不可以泄露一絲一毫，保護(hù)好國家和共產(chǎn)黨的機(jī)密。

2 強(qiáng)調(diào)檔案工作職責(zé)的必要性

2.1 有利于強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)

通過對整個(gè)檔案工作人員隊(duì)伍的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分工作人員的責(zé)任意識(shí)比較薄弱，甚至存在為了獲得個(gè)人利益而違規(guī)亂紀(jì)的工作行為。這種行為的存在很可能會(huì)給個(gè)人，甚至國家?guī)砭薮蟮睦鎿p失。因此，必須通過強(qiáng)調(diào)檔案工作職責(zé)，促使其對自身的工作引起足夠的重視，并自覺規(guī)范自身的工作行為。另外，以往一直都忽視了檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，明確了檔案工作職責(zé)后，每一名工作人員都會(huì)發(fā)現(xiàn)自身工作中存在的不足之處，并進(jìn)行彌補(bǔ)，責(zé)任意識(shí)明顯得到強(qiáng)化。

2.2 有利于突顯檔案工作人員在信息時(shí)代的社會(huì)責(zé)任

信息化時(shí)代，強(qiáng)調(diào)檔案工作職責(zé)，更加突顯檔案工作人員的社會(huì)責(zé)任。信息化時(shí)代，檔案工作人員不單單需要做好有關(guān)檔案方面的工作，同時(shí)還需要為國家、為黨、為社會(huì)、為民生提供各方面的服務(wù)工作[1]。由此可見，檔案工作是一項(xiàng)非常偉大的工作，并且還有很多新的領(lǐng)域等著檔案工作人員去開拓。檔案工作人員的職責(zé)不單單天在檔案工作自身上，同時(shí)還體現(xiàn)在群眾和社會(huì)服務(wù)上。

2.3 有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展

檔案工作人員是檔案工作的重要實(shí)施主體，其在一定程度上影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)檔案工作人員全面認(rèn)識(shí)到自己的工作職責(zé)、工作的重要性和社會(huì)責(zé)任，才能夠從社會(huì)的角度正確的認(rèn)識(shí)到檔案工作的價(jià)值和重要意義，才能夠自覺的履行自身的工作職責(zé)，這樣更加有利于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

3 加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的有效策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理工作方式

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國檔案工作也得到了明顯的進(jìn)步。目前，我國檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)比較完善，檔案工作業(yè)務(wù)流程也較為清晰，并且已經(jīng)建設(shè)檔案信息資源庫[2]。但是檔案工作中依然存在著一些不足之處，像檔案中心收藏的文件材料和管理上存在著矛盾，服務(wù)的對象較為有限，服務(wù)項(xiàng)目缺乏多樣性，提供服務(wù)的方式缺乏先進(jìn)性等。若想解決這些問題，加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理，就必須積極的創(chuàng)新檔案管理工作方式。

第一，突出檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。樹立起先進(jìn)的、現(xiàn)代化的檔案管理理念，提高檔案管理工作的信息化、知識(shí)化和社會(huì)化程度，轉(zhuǎn)變過去過于重視檔案材料收藏而忽視了檔案材料利用的局面，為我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供重要保障。第二，加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范。作為檔案工作人員應(yīng)該緊隨檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，適應(yīng)其快速發(fā)展的特點(diǎn)，并通過相關(guān)制度的建立，對檔案管理工作的流程和方式進(jìn)行規(guī)范。加強(qiáng)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化建設(shè)，以此促使檔案管理工作更加的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化。另外，還應(yīng)該針對檔案管理工作構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，進(jìn)一步完善檔案管理工作的流程，并隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，不斷的完善、修訂該制度體系。

3.2 加強(qiáng)檔案材料的高效利用

若想成分體現(xiàn)檔案管理工作的重要價(jià)值，全面落實(shí)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理，就必須加強(qiáng)檔案材料的高效利用。隨著我國檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，目前已經(jīng)形成了一個(gè)非常龐大的檔案材料信息庫，而所有的信息零散的存在于海量的檔案資料單體中[3]。收集、整理、統(tǒng)計(jì)、收藏檔案材料的目的就是為了更好的利用這些檔案材料。因此，在開展檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的過程中，若想更加高效的利用這些方案材料，就需要將檔案材料規(guī)范的、系統(tǒng)的進(jìn)行整理和加工，以此將其轉(zhuǎn)變?yōu)楦臃奖憷玫臋n案信息。第一，加強(qiáng)對檔案材料的開發(fā)與利用，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，對檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，以此更好的為我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的建設(shè)提供服務(wù)。第二，明確檔案管理工作人員的信息化標(biāo)準(zhǔn)管理職責(zé)，作為檔案管理工作人員必須肩負(fù)起科學(xué)、規(guī)范管理檔案的職責(zé)，并不斷的強(qiáng)化自身的工作能力和責(zé)任意識(shí)。

3.3 不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案材料越來越豐富，檔案管理工作人員的任務(wù)也隨之變得越來越艱巨，這也對檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求[4]。檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案材料的安全性、完整性。因此，在加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的過程中，非常有必要不斷提供檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，以此建立一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作人員隊(duì)伍。作為檔案管理工作人員必須時(shí)刻保持高度的警惕性，避免檔案材料出現(xiàn)破損、丟失等情況，保障檔案資料的安全。一方面，提高檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)。通過相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，強(qiáng)化工作人員的政治責(zé)任心，促使其全身心的投入自身工作中，更加熱愛自己的工作。另一方面，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期的組織其學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和技能，促使其可以熟練的掌握檔案管理工作的流程和內(nèi)容，并熟知各項(xiàng)相關(guān)法律法規(guī)。另外，還應(yīng)該注重提高檔案管理工作人員的文化素養(yǎng)，定期的組織其學(xué)習(xí)文化知識(shí)，促使其積累到更多的文化知識(shí)，并能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鬟M(jìn)行不斷的總結(jié)和分析，總結(jié)過去的工作經(jīng)驗(yàn)，從而更好的進(jìn)行創(chuàng)新，并從中發(fā)現(xiàn)問題，以此更好的完善和優(yōu)化檔案管理工作，進(jìn)而提高檔案材料的利用率。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案工作對于社會(huì)的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都具有非常重要的意義，隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，必須注重加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理，加強(qiáng)對檔案管理方式的創(chuàng)新，提高檔案材料的利用率，不斷的提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，保障檔案材料的安全性和完整性，以此充分發(fā)揮檔案材料的重要價(jià)值，從而進(jìn)一步推動(dòng)我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]趙屹.論新修訂的《中華人民共和國檔案法》的新意[J/OL].山西檔案：1-7[2020-07-31].