新時期文書檔案管理工作的思考

摘要：本文對新時期的文書檔案管理工作相關問題進行了探討，文章從措施新時期做好文書檔案管理工作的重要性入手，然后分析了文書檔案管理工作現狀，最后提出了做好文書檔案管理工作的對策建議。

關鍵詞：新時期;文書檔案管理;重要性;現狀;對策建議

前言

在企事業單位的日常發展與綜合管理中，文書檔案是一個非常重要的對象，加強文書檔案管理也有利于單位發展狀況得到更真實全面的反映，并為后期決策等工作的開展提供更科學的信息引導。但結合當前不少高校的管理實踐情況看，存在高校領導重視程度有待于進一步提升、缺少科學化的管理制度、文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接、許多高校的文書檔案管理理念與方法運用不當、文書檔案管理人員的素質不高等問題，如何解決這些問題，值得思考。

一、文書檔案管理工作的作用

（一）有利于為各項工作的開展奠定信息基礎

在信息高度發達的今天，高校的日常運行與發展，在隨時隨地地產生大量信息，這些信息目前已經構成了一種獨特的無形的寶貴資源。而高校通過對這些信息的整合與記錄，形成了豐富的文書檔案，并且通過對檔案信息的科學的充分的利用，能夠發揮信息的基本價值。單位在開展各項工作、啟動科研項目時，能夠對這些信息加以分析，使其成為基本的信息參考根據。

（二）有利于高校管理層作出科學決策

企事業單位內部的文書檔案資料，對其基本運行情況、單位基本信息、項目進展以及前期取得的成就與工作中的失誤等進行了全面的記錄，因此高校決策層在做出決策的過程中，可以通過對檔案所記錄的信息的研究，來掌握高校當前狀況與過去的經驗積累情況，進而形成科學的關于未來發展的策略，幫助其規避發展中可能遇到的風險問題。

（三）有利于單位全面提升管理效率

由于企事業單位的運行本身是一個復雜的系統，因此要確保高校長期發展始終處于井井有條的合理秩序內、確保內部各資金與資源要素得到合理利用與有效整合，就必須加強綜合管理與內部控制。而在高校的綜合管理工作領域，文書檔案管理可以說是非常重要的一部分，加強文書檔案管理，可以形成基本的高校經營發展信息庫，為其他各項管理工作的進行打好基礎，進而促進管理效率的全面提升。

二、文書檔案管理工作現狀

（一）高校領導重視程度有待于進一步提升

教育單位的經營發展，必然將兢兢業業做好教育教學工作作為重要目標加以追求，這是無可厚非的。但在這一背景下，許多高校管理層對單位內部各項工作的計劃與協調不到位，使其在業務經營、戰略規劃甚至于綜合管理等方面都嚴重向改善教學質量這一關鍵目標傾斜，這便有失偏頗，它會導致在整個單位結構布局中出現嚴重的純粹關注教學、輕視管理的弊端。因此，管理層將大量資金、資源單純投入到核心工作開展方面，在文書檔案管理等方面的投入不足，導致專業管理人員配備不到位、技術使用有失規范，管理效率長期處于較低的狀態。

（二）缺少科學化的管理制度

隨著高校的現代化發展步伐加快，導致其信息產量在不斷提升，因此文書檔案要存儲的內容也就出現量的提升、類型的增加，因此要使得復雜的管理工作得到高度落實，就需要建立健全與之相對的管理制度，進而對文書管理工作實踐形成科學引導。但實際上，當前許多單位因為出于節約成本的考慮，不愿在文書檔案管理方面投入過多，因此未能安排專業人員對其制度進行科學設計，只能長期沿用舊的、落時的制度體系，這也限制了工作的現代化進步。不僅如此，因為缺乏專業的、規范的制度引導，管理人員隨意操作、盲目管理的現象也層出不窮。

（三）文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接

究其本質，文書檔案管理工作其實是由文檔和檔案兩個不同的要素構成的，因此要對二者保持同等的重視，并且在二者之間建立緊密的聯系，也唯有文檔和檔案二者被協調起來，使其相互合作，才能創造更大的信息參考價值。但當前的管理實踐中，對文書、檔案進行管理，往往是交給不同的崗位甚至科室完成的，因此彼此被割裂了，無法形成一個完善的體系，分化現象極其明顯，這就使得文書檔案管理工作效益的發揮受到了一定的負面影響。

（四）許多地區的文書檔案管理理念與方法運用不當

一直以來，我國文書檔案管理工作的進行，都依靠傳統的人力模式，因此手工化問題嚴重、科技化程度低，許多管理環節根本未能實現機械化，這就使得其管理效率低下、質量得不到保證。即使現代社會以來，更多專業管理設備被運用于產品生產、企業管理等環節中去，但因為管理人員的管理理念與方法不當，依然擺脫不了依靠人力對企業經營狀態等加以調查、記錄的固有模式，這就導致其信息的完整性、真實性難以得到足夠的保證。

（五）文書檔案管理人員的素質不高

當前，我國各地區高校從事文書檔案管理工作的人才隊伍質量整體不高是現實存在的問題。現在許多真正參與文書檔案管理工作實踐的員工都是具有一定管理經驗的老人，未曾受到專業的學歷教育，因此專業管理理論知識缺乏;加上老齡化問題嚴重，就影響了管理隊伍活力的煥發。除此之外，許多素質不高的員工對現代化信息技術的掌握不夠熟練，因此其管理模式相對傳統、管理效率不高。

三、新時期做好文書檔案管理工作的對策建議

（一）提升領導者對工作的重視程度

為了確保文書檔案管理工作能有序進行，就必須給予其足夠的重視，因此高校管理層、領導者要不斷轉變自身意識，形成對該項工作重要性的正確觀念。具體來說，管理人員要首先積極關注文書檔案管理領域的行業新資訊，跟上時代熱點，積極引進相關的設備與技術，并且度自身單位內部的管理理念與方法加以創新。不僅如此，領導層要引領該項工作的進步，就要在單位內形成良好的工作氛圍，要鼓勵相關管理部門結合企業當前發展形勢，根據組織有關的會議活動，就文書檔案管理工作的進行等加以宣傳，使得全體員工都形成對該項工作的正確意識。

（二）建立健全文書檔案管理制度

如前文所述，建立健全科學的文書檔案管理制度，有利于為管理實踐活動的高度落實提供科學引導。因此相關部門要投入足夠的資源用于制度建設，對電子公文歸檔的內容、歸檔方式、歸檔職責、歸檔范圍和保管期限以及電子公文歸檔的各個環節加以規范。歸檔制度主要包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續等內容。例如，按《機關檔案工作條例》的規定，立檔單位的文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。對于某些專業性文件、特殊載體的文件、機密性強的文件及形成規律較為特殊的文件，為了便于實際工作的查考利用，也可以適當地延長歸檔時間。

（三）實現文書管理與檔案管理的高度結合

如前文所述，文書、檔案的管理本身有著一定的差異，但必須將二者結合起來，才能創造更大的價值，也因此，目前在文書檔案管理領域提出了“文檔一體化”的新概念。“文檔一體化”實際是指文檔實體一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化以及文檔規范一體化，根據辦公自動化或者檔案系統或者OA與檔案系統相結合等不同的方式實現文檔一體化管理。

（四）實現文書檔案管理的信息化發展

對現代化的信息管理技術是每個文書檔案管理工作人員的必備技能，讓現代化的信息技術融入到文書檔案管理的日常工作中，使文檔的形成、積累、操作、轉換等方面可以與自動化辦公室相關聯，系統地完成編譯、測試、修改、注冊、打印、統計等。OA系統就是將計算機、通信等現代化技術運用到傳統辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。它給公司發文和公司收文、整個公文的流轉過程及各環節功能都形成了巨大的影響，使得文書檔案收集、轉庫、整理、編號、打印目錄、檢索等操作被整合起來，提升了管理效率。因此，文書檔案管理工作的時，是必然要對計算機信息技術有充分的了解和熟練的使用，要結合真實的工作情況，在進行工作和學習時，還要不斷的提升自身的業務方面的能力，強化計算機信息技術方面的學習，讓自身達到一名擁有綜合能力的檔案管理專業人員。

（五）提升文書檔案管理隊伍質量

為了提升隊伍質量，就必須對參與文書檔案管理的工作人員展開必要的培訓教育。教育單位要全面推行《檔案專業人員繼續教育規定》，編制好與之配套的繼續教育科目指南，打造科學適用的培訓課程體系，依托檔案人才庫建立一支較為穩定的培訓師資隊伍。在有條件的情況下，高校可以與專業院校、培訓機構保持良好合作關系，辦好檔案領導干部培訓班。在更大的范圍內，針對經濟發展不平衡不充分問題，政府還可以牽頭組織中西部地區人才培訓班等活動，加大文書檔案部門綜合管理型人才培養力度，舉辦法治研修班，加強釋法和執法工作指導。

結語

綜上所述，加強對新時期文書檔案管理工作問題的探討，無疑具有極其重大的現實意義。相關工作人員需要明確當前做好文書檔案管理工作的重要性——如有利于為各項工作的開展奠定信息基礎、有利于高校管理層做出科學決策、有利于單位全面提升管理效率等等;在此基礎上提出做好文書檔案管理工作的對策建議，提升領導者對工作的重視程度，實現文書管理與檔案管理的高度結合，建立健全文書檔案管理制度，實現文書檔案管理的信息化發展，提升文書檔案管理隊伍質量。

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作者簡介：曾慧燕（1986.04-）女，漢族，福建泉州，研究生，單位：陸軍工程大學石家莊校區，從事檔案管理及信息化。