高職院校二級學院檔案管理現狀分析與對策研究

宋福震/青島港灣職業技術學院海事學院

二級學院檔案來源廣泛、內容豐富、載體多樣，能夠客觀地反映二級學院運行的全過程，是評估、改革和決策的重要依據，對于二級學院的管理和建設起著非常重要的作用。目前二級學院管理模式仍處于發展建設階段，檔案管理機制不夠健全，普遍存在著檔案管理意識薄弱、制度不健全、兼職管理隊伍專業素質不高、管理手段單一、設施簡陋、信息化水平較低等問題。本文從檔案管理的六個基本環節存在的問題進行分析，提出了三點改進措施。

一、高職院校二級學院檔案管理存在的現狀分析

（一）檔案收集缺少日常積累，真實性、可靠性不足

檔案管理工作屬于支持性、服務性工作，各級人員重視不足，二級學院內部沒有形成全員檔案收集的意識。同時檔案收集工作“時間長、彈性大”，管理人員難以保持長期關注和重視。檔案收集工作多呈現“運動式”收集的狀態，僅在某些特定的時間或特殊目的情況下進行檔案收集，容易造成文件的缺失、遺漏，也很難客觀真實反應各項工作的效果。

（二）檔案整理缺少統籌安排，完整性、融合性不足

二級學院檔案材料來源廣泛、渠道多、種類多，需要統籌兼顧?，F階段檔案整理工作多采取根據管理人員工作領域整理的松散型管理模式，注重依據檔案來源進行整理。這種單領域、單要素的整理方式割裂了檔案文件之間的有機聯系，使檔案的完整性遭到破壞，也導致了整理的檔案“個性化”過于突出，融合共享困難，為后續工作帶來難度和隱患。

（三）檔案鑒定缺少標準依據，甄別銷毀環節缺失

二級學院檔案管理沒有結合自身需求形成標準規范，檔案管理人員在對檔案進行鑒定時缺少標準和依據，檔案價值判定主觀性過強，兼職檔案管理人員鑒定能力有限。為避免甄別失誤，往往對收集整理的檔案文件全部保存，同時對檔案銷毀持謹慎態度，檔案鑒定環節缺失，檔案“只進不出”、“進多出少”現象明顯，管理工作量逐漸加大。

（四）檔案保管缺少單獨空間，遺失和泄密風險大

二級學院缺少獨立的、標準化的檔案存儲空間，檔案保管設施設備投入不足。檔案保管普遍依靠管理人員辦公室文件柜和個人電腦，檔案資料和常規文件混雜在一起，分散且難以區分，檔案資料取用不便，人員調動或場所變更時檔案材料丟失風險較大。同時這些場所日常師生流動性較大，人員往來頻繁極易導致諸如試卷之類保密文件泄密。

（五）檔案統計編研缺少足夠重視，效率低、效果差

目前，二級學院檔案的管理工作主要依靠兼職人員來進行，這一客觀事實導致檔案管理人員難以對統計編研工作給予充分重視， 統計編研只有在應付檢查或匯報工作時才能有限的開展。另外該工作主要依靠管理人員手動處理，缺少科學高效的統計方法和工具，形成的數據和結果難以揭示檔案管理工作的真實現狀和客觀規律， 無法為檔案管理水平提升提供值得借鑒的依據。

（六）檔案被利用的水平不足，對利用者服務的能力差，價值難以凸顯

二級學院檔案管理“重藏輕用”的現象依舊比較突出，工作經常停留在收集、整理、保存的表層，對檔案工作的最終目的——“用”缺乏足夠認識。檔案利用仍處在為重大項目或課題申報時作為支撐材料使用的階段，服務教科研和管理等工作水平較低，檔案管理工作價值難以顯現。同時由于服務能力未能得到利用者的足夠認可，也影響了檔有效案管理工作的開展。

二、高職院校二級學院提升檔案管理水平的措施研究

（一）培養全員檔案意識，建立檔案資源體系，完善檔案管理制度，保證檔案管理效能和剛性

二級學院檔案資料來源廣泛、內容龐雜，檔案管理環節多、前后銜接緊密，單個環節工作的好壞對整體工作質量影響較大。二級學院應注重全員檔案意識培養，加強宣貫學習，確保全員參與。根據校院兩級檔案資料特點，結合客觀實際，建立職責明確、指向清晰、時限固定的檔案資源體系，構建流程精準、便于操作的檔案管理制度。以檔案管理制度為保障，落實檔案管理主體責任，嚴格獎懲，保證各環節工作主動進行、有章可循，檔案管理工作才會運轉流暢，科學高效，各類檔案資料的真實性和完整性才能得以保證。

（二）抓好隊伍建設，建立培訓交流機制，提升管理人員檔案素質，提高管理專業性

檔案管理工作能否有序、高效的進行，主要取決于檔案管理人員的檔案意識和業務能力。二級學院應根據人員配備情況建立一支檔案意識強，業務素質高，人員相對穩定的管理隊伍。探討以檔案管理為主崗位設定的可能性，抓好兼職管理人員選拔與培養工作。針對管理人員檔案意識薄弱、履職能力參差不齊的現狀，聘請校內外專業檔案管理人員進行業務培訓和指導，提升專業素質和管理能力，確保管理人員能夠勝任；建立交流溝通機制，打通檔案管理人員業務交流渠道，集思廣益，破解管理過程中遇到的難題，提升管理效率。

（三）改善檔案管理條件，豐富檔案管理手段，提高檔案利用率，實現檔案管理成果共享

檔案管理最終要通過合理的存儲和有效的利用來實現其記錄歷史，服務全局的作用。二級學院應結合自身實際改善檔案管理條件，開辟獨立的場所、空間，配備專用的存儲設備，實現檔案的集中管理，妥善保管和存放，避免文件查找困難、泄漏和遺失現象發生。加大投入力度，用科技手段替代人工管理方式，逐步實現檔案管理軟件化，存儲“云空間”化，提升管理效率和取用的便捷性。借助信息化技術挖掘檔案價值，提升檔案利用率，提高其服務師生，服務教科研和服務管理的作用，保證檔案管理成果人人受益。

三、結語

高職院校二級學院的建設仍然處于發展和完善階段，檔案管理工作作為二級學院整體發展工作的重要組成部分必須得到充分的重視和有效的解決。各級人員應正視存在的問題和不足，不斷調整改、提升檔案管理水平和服務能力，用真實數據和客觀事實，助推校院兩級單位各項工作的高質量發展。