電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

李朝輝 高飛

【摘 ?要】隨著經濟和科技的不斷深入，檔案管理工作已實現電子信息技術的廣泛應用，電子化管理優勢明顯，可將復雜工作簡單化，快速找出所需信息。本文將通過兩個方面論述電子信息在檔案管理中的作用，一是積極影響，二是具體應用，希望為相關行業提供建設性意見。

【關鍵詞】電子信息化;管理模式;檔案管理;作用

引言：

以往檔案管理模式中，存在局限性、單一性等弊端，如今電子化管理的應用，解決以往弊端的同時，體現了便利性，可對文件深入管理。然而，電子文件需經過技術提取才能查看，不能直接閱讀，為此提升傳遞處理速度，便于工作人員應用。

一、在檔案管理中使用電子化管理模式的積極作用

（一）促進標準化流程體系的建立

電子信息化管理有別于傳統檔案管理，傳統模式下人工操作明顯，而電子信息形式具有規范化流程，利于后期工作執行。現如今，電子信息技術促進了檔案工作的發展，向著自動化靠攏，避免了人工失誤，以及初期建設必須要做好，這樣才能實現信息的有效保存和管理。

（二）強化檔案管理工作的實時性

在以往工作模式中，檔案一般通過大量人力維持，將各個數據分類、歸檔，然后進行保存和記錄，不僅耗費精力，工作效率還極慢。此時，電子信息管理的加入，使得檔案工作提升效率、減少人工失誤，以及將資料價值最大化發揮。

（三）加強檔案管理工作的正確性

以事業單位為例，檔案管理是日常工作中的重點，且工作量大，內容繁雜，涵蓋了員工信息、發展信息等，加上日益嚴格的要求，需對檔案管理模式進行創新。電子信息化技術的應用極大改善了往日工作弊端，借助以計算為載體的網絡技術，實現電子化檔案模式，并且在保密性、安全性方面較為出色，可通過指令快速在檔案中找出信息。

（四）提升檔案管理的工作效率

電子信息是在建立在計算機基礎上的，也是管理模式的載體，說明進行保存、記錄等操作需借助部分硬件設備。實際應用中，目前接觸的存儲方式較便捷，不僅節約了空間，還提升了效率，以及后期查詢也比較便利，可以說人力、物力、財力的有效節約，推動工作向著現代化發展。

（五）實現資源共享

新形勢背景下，電子信息檔案可與其他辦公自動化系統結合工作，這樣可實現信息的共享，并縮減了日常的歸檔工作。隨著經濟科技的深入，檔案管理以實現了電子信息的融合，只是目前仍存在部分問題，技術人員應加入科研力度，不斷完善電子信息管理的弊端，進而將信息資源作用發揮出來[1]。

二、檔案管理工作的信息化應用

（一）建立電子信息化的管理思想

新形勢背景下，電子信息技術發揮著明顯優勢，加入檔案管理中，可提升工作保管水平。作為管理人員應充分了解電子信息的特點，以及其重要性，旨在為檔案管理工作打好基礎。電子信息的加入，可長久保存文件信息，且隨時服務于各項工作，所以管理思想的具備非常重要。

（二）優化檔案的電子信息化建設

關于電子信息技術的應用，應先著手與檔案管理系統的優化，體現出“互聯網+”模式，進而提升管理成效，實現信息共享。與此同時，該項技術的加入，推動了檔案信息化發展，以及對單位信息雙重保護，在備份的同時，體現出安全性、專業性。此外，電子信息技術的落實，依靠專業人員的帶動，應多多培養電子人才，快速實現管理核心，為本項工作打下基礎。

（三）優化檔案管理的安全性

客觀講，網絡帶來便利的同時，同樣帶來了病毒、信息泄露等危害，電子信息技術的運用也造成了該情形的加重，像手機、電腦這些電子產品存在的軟件，都有可能面臨黑客攻擊。所以，信息化檔案管理應有效融合大數據，及時處理安全隱患，以及加入防火墻、密碼等系統，提升安全系數，或者在建立備用程序，提高服務管理能力[2]。

（四）合理使用電子檔案

關于電子檔案的應用，體現在以下三點：（1）工作人員通常借助計算機進行檔案管理，開展一系列編研項目，在此期間可體現電子信息技術的優越性，其他人員經過權限或者其他方式進行檔案查找，為其提供便利服務。（2）電子信息技術最明顯優勢為便利性，對于電子檔案的操作，以計算機為載體，在特定目錄中輸入指令，即可查閱相關資料，同時遵守保密協議，保護信息安全，以及高保密等級的文件具有權限，在完成審批后才能進行工作，這樣做也是為了保護檔案安全，避免被不法之人利用。（3）電子信息化檔案建立是為了滿足時代發展、為工作提供便利，但同時也要做好登記工作，具體是對人員信息的登記，旨在為后期提供保障。

（五）實現檔案管理的新信息化的措施

先是進行收集和歸檔操作，對單位所有信息整理，并篩查有價值數據，然后對其保存和管理，以確保檔案完整性;其次是備份管理，同樣是有價值文件的備份，以方便后期工作應用;最后是檔案的定期核查，查看操作是否達到標準，保證檔案安全，以及檔案的修復和完善，是對紙質文件的整理，避免霉變等情況，并做好電子備份。

結束語：

總而言之，伴隨著時代進步，必須要做好檔案管理模式的創新，其中結合電子信息化技術效果最為明顯，不僅提升了檔案管理效率，還保證了數據安全，是未來發展的必然趨勢。

參考文獻：

[1]劉琦，陳慧.惠州農村電子商務人才隊伍建設的對策研究[J].教育教學論壇，2018：109-112.

[2]童勝青.基層文化館人才隊伍建設的困境及對策研究[J].長江叢刊，2019：110-111.