高校學生檔案管理優化策略

【摘 ?要】高校學生檔案是高校學生在校期間思想品德、學習情況、身體狀況等的原始記錄，是人事檔案的前身和重要組成部分，是事關學生升學、求職等切身利益的重要的民生檔案。從干部人事檔案審核，以及對學生檔案管理的調研，不難看出高校學生檔案管理存在管理機構不統一、管理制度不健全、歸檔內容不齊全、檔案意識淡薄等問題，本文從高校學生檔案存在的問題，結合新《干部人事檔案工作條例》及新《檔案法》的要求，提出了優化策略，以提高高校學生檔案管理水平和服務能力，充分發揮學生檔案價值。

【關鍵詞】高校;學生檔案;優化策略

【中圖分類號】G271 ? ?【文獻標識碼】A

高校學生檔案是人事檔案的前身和重要組成部分，它是大學生在校期間思想政治、學習成績、獎懲情況、身體狀況、社會實踐等的真實寫照和原始記錄，是大學生就業及其今后各級組織選拔、錄用、考核的主要依據，是事關學生升學、求職等切身利益的重要的民生檔案。近年來隨著干部人事檔案專項審查工作的開展，發現干部人事檔案審查工作引申出高校學生類檔案管理存在的諸多問題，造成部分干部人事檔案難以補全，既可能對干部的提干、調動等工作產生不利影響，也不利于維護高校學生檔案工作的專業性和權威性來[1]184。高校學生檔案作為人事檔案的重要組成部分，既要與時俱進，根據新《檔案法》的精神，推進學生檔案信息化建設進程，又要根據學生檔案工作實際，結合《干部人事檔案工作條例》要求，完善歸檔內容，提高歸檔質量，實現與人事檔案的有效銜接。

一、高校學生檔案存在的主要問題

1.管理機構不統一。目前，我國高校學生檔案管理沒有統一的機構，各高校各行其是，有的是由檔案館或檔案室，有的是由學工部、就業辦、教務處、研工部，甚至各學院。筆者經過對上海13所高校學生檔案管理情況的調研，發現13所高校中僅4所高校學生檔案由學校檔案管理機構管理，占比31%，其余9所高校學生檔案分別由學校學工部、研工部、人力資源處等部門管理或各學院分散管理，占比69%。高校其他管理部門或學院缺乏專業的管理知識、專門的管理庫房、專業的管理人員，難以保證學生檔案的準確性、完整性和管理的專業性，不利于學生檔案與干部人事檔案的有效銜接，甚至給學生今后的就業和發展埋下隱患。

2.管理機制不完善。高校學生檔案沒有統一的管理機構，各自為政，管理缺乏規范性、專業性和嚴謹性;加之學生檔案具有動態性、流動性的特點，管理不受重視，缺乏完善的管理制度、標準，十分不利于學生檔案工作的長足發展。

3.檔案意識不強。由于國家對高校學生檔案管理機構沒有明確規定，各高校根據自身情況設定，管理人員的檔案意識、專業知識和技能、專業水平參差不齊。一方面很多管理人員（比如學生檔案由各院系分散管理的，一般由輔導員兼任學生檔案管理人員）還要兼任其他工作，無法沉下心來學習檔案專業知識和技能，很難從思想上、認識上重視學生檔案，做好學生檔案工作。另一方面，高校學生的檔案意識比較淡薄，大部分學生不了解學生檔案的內容、作用以及對自己的影響，不關心自己的檔案情況，畢業后不辦理轉檔手續，“棄檔”、“死檔”現象層出不窮。學生檔案意識的缺失，與學校學生檔案宣傳的力度與作用密切相關。

4.管理模式及服務方式滯后。

檔案信息化是大勢所趨，但是學生檔案因其特殊性信息化程度還相對較低。目前，大部分高校開發了學生檔案管理系統，但主要使用學生檔案日常管理、查詢、轉遞等簡單層面的功能。與學生檔案相關的高校各部門開發使用各自的管理系統，各系統因兼容性等問題還未實現數據共享。高校學生檔案的基本信息不能動態反應學生在校的學習、思想等情況;學生檔案材料歸檔情況沒有和學生檔案管理系統實現關聯，學生檔案的齊全性、完整性把控和轉遞前的審核只能通過人工完成，不僅勞動強度大、效率低，還容易出錯;畢業生離校后辦理檔案轉遞手續，需要提交報到證或調檔函等轉遞依據，一般通過學生交到或寄到檔案館的方式，這不僅增加了學生的負擔，而且處理大量郵件也給學生檔案工作人員帶來了不小壓力，特別在2020年新冠疫情來襲期間，因疫情防控的需要提倡減少外出，居家辦公，大學校園實行嚴格防控，校外人員不能進出校園，給學生檔案轉遞帶來了不小的難題。隨著高校的擴招，學生檔案數量的增加，學生檔案各環節工作量與日俱增;隨著信息技術的發展和廣泛運用，學生、用人單位等對學生檔案的利用需求呈多元化發展，提出了遠程辦理、在線閱檔、在線傳遞等需求，傳統的學生檔案管理與服務方式已經難以適應。

二、高校學生檔案管理優化策略

1.統一管理機構，體現專業性和權威性。2008年教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》（教育部“27號令”）第七條明確規定：“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施?！辈W生檔案納入高校歸檔范圍，單獨設類。學生檔案作為高校檔案的重要組成部分，理應由高校檔案機構集中統一管理。這為高校學生檔案工作的依法開展奠定了基礎，提供了保障。高校檔案館是專門管理學校檔案的機構，配有專門的庫房、專業的人員和軟硬件設施，為實現學生檔案的專業化、規范化管理，學生檔案與人事檔案的有效銜接提供了有利條件。

2.建章立制，規范管理。規范管理，制度先行。根據檔案法律、規范以及高校學生檔案工作環節，結合工作實際，緊跟時代步伐，制定、完善一系列學生檔案收集、保管、利用、轉遞規章制度，建立、健全學生檔案管理與服務機制，才能使學生檔案工作朝著規范化、標準化、科學化方向發展。（1）完善學生檔案管理辦法，規范管理。各高校檔案機構應根據國家檔案法律法規的變化、本校實際工作的需要，實時修訂、完善本校學生檔案管理辦法，更好指導學生檔案各項工作的開展。為了實現學生檔案與人事檔案的有效銜接，應參照新的《干部人事檔案工作條例》，完善檔案管理辦法中學生檔案歸檔要求、歸檔范圍、查閱利用等內容;根據最新修訂的《中華人民共和國檔案法》，完善學生檔案信息化建設內容。（2）加強學生檔案內涵建設，建立內部管理和激勵機制。制定學生檔案管理人員考勤制度、崗位責任制、業務考核制度等，通過一系列管理制度的建立、落實，壓實責任，做到學生檔案工作人員分工明確、責任到人、獎懲分明。（3）加強檔案資源建設，完善歸檔機制。歸檔是學生檔案工作的重要環節，是學生檔案資源建設的前提和保障。通過建立、完善兼職檔案員網絡機制、兼職檔案員培訓機制等規范學生檔案歸檔工作，提高歸檔質量。（3）提高管理能力，建立管理機制。通過建立庫房管理制度、庫房檔案清點制度、門禁制度等加強學生檔案管理。（4）提高服務質量，建立服務利用機制。通過檔案網站、微博、微信公眾號等多渠道、多種方式提供學生檔案線上、線下服務，提高服務質量和滿意度。

3.強化宣傳，提高意識。高校要強化學生檔案宣傳、增加宣傳投入、豐富宣傳內容和形式。（1）將學生檔案宣傳貫穿學生在校期間的各個階段。新生開學季，在新生大禮包中增加新生檔案歸檔須知，讓新生認識學生檔案以及學生檔案的重要性，了解新生檔案歸檔內容及要求;在新生首日教育增加學生檔案內容。畢業季，借助就業辦召開的畢業生輔導員就業培訓會議，對畢業生輔導員開展畢業生檔案歸檔內容、歸檔流程及要求，畢業生就業信息中檔案接收單位、接收地址等信息填寫要求，畢業生檔案轉遞須知等內容的培訓;到學院對畢業生開展檔案轉遞宣講、咨詢專場活動。（2）開設有關學生檔案基礎知識、重要性及利用方式等的選修課[2]86。（3）借助國際檔案日，舉辦檔案展覽，開設檔案講座，開展學生檔案開放日活動，開辦“學生檔案進學院”宣講活動等。（4）通過檔案微博、微信公眾號發布學生檔案知識、規章制度等，進行學生檔案咨詢、答疑，查詢學生檔案在校情況及轉遞信息等。充分利用網絡、多媒體等新技術，不斷豐富宣傳內容，創新宣傳形式，讓學生走近檔案、認識檔案、了解檔案，從而提高師生的檔案意識。

4.抓住機遇，建設信息化平臺

目前，人事檔案的信息化建設尚在探索階段，信息化水平明顯落后于其他類別檔案，高校學生檔案作為人事檔案的基礎和重要組成部分，不能過分保守，要突破管理困境，實現提速增效，必須利用既有紙質檔案的數字化、電子檔案直接歸檔、檔案數字資源安全存儲、檔案信息合理共享等信息化技術和手段，將檔案管理者從紙堆中解放出來[3]2

在信息時代的大背景下，利用新的信息技術，在保障學生檔案信息及系統安全的前提下，在妥善保管好紙質學生檔案的基礎上，整合高校招生與就業、學工、教務、研究生院等相關部門的信息系統，逐步推進紙質學生檔案數字化，建設學生檔案數據庫，搭建學生檔案管理信息化平臺，助力高校數字化校園、智慧校園建設，真正實現學生檔案管理工作各環節的信息化、現代化，這將大大提高學生檔案的管理效率，提升學生檔案的服務能級，充分發揮學生檔案價值。

參考文獻：

[1]趙維超.王雪荻.從干部人事檔案審核反思高校學生類檔案的管理[J].辦公室業務，2021（1）：184-185.

[2]胡琦.大學生檔案普及教育[M].湖北科學技術出版社，2010：86.

[3]周學芬.高校學生檔案全面信息化的必要性和可行性分析[J].蘭臺內外，2021（5）：1-3.

作者簡介：

張友菊，上海大學檔案館副研究館員，檔案學本科，研究方向為檔案管理。