關于檔案管理方面的數據挖掘分析及應用探討

呼日樂

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展和進步，人們的生活水平質量也逐漸提高。檔案管理方面也開始應用計算機行業的數據挖掘技術，來提高檔案管理效率，進而推動檔案管理行業的發展。本文將從數據挖掘概念及形式入手，分析并探討數據挖掘技術在檔案管理方面的應用。

關鍵詞：數據挖掘技術;檔案管理;應用

引言

數據信息在人們的日常生活中扮演著重要的角色。數據可以組成若干事件、物體，甚至能夠組成整個社會。其中，這些事件和物體之間也存在著錯綜復雜的關系，而數據挖掘技術便是要從所有數據中找到關系所在，并根據這些關系直接推斷出來一些有價值且能夠直接使用的信息，而非僅僅通過一些片面的數據信息進行定論。目前，檔案管理行業應適應社會發展，運用數據挖掘技術，使人們實時獲取所需信息，提高辦公效率。本文主要對檔案管理方面的數據挖掘技術的應用進行探討。

一、數據挖掘技術的形式

數據挖掘技術的形式分為描述型和預測型。描述型是從現有的數據使用描述行為描述出存在的規則，進而發掘現有數據中更深層次的規律。預測型是從現有的數據中總結出共同點，同時對未來即將發生的事件進行預測。在數據挖掘技術的應用場景中，通常使用分類法、關聯法和粗糙集法。

（一）分類法

分類法是數據挖掘技術的核心。分類的優劣不僅關系著數據不同屬性的分析，而且會對數據質量產生較大的影響。分類法的主要操作流程如下：首先，對數據庫中現有的數據根據不同屬性進行分類。其次，對現有數據進行訓練集和測試集的劃分，保證訓練量足夠多，而測試量足夠的少。最后，對數據進行測試，再根據不同屬性進行二次分類。

（二）關聯法

關聯法在數據挖掘技術中不僅能夠對現有數據的相關性進行詳細的分析，而且能夠精確描述出相關數據。該方法主要流程如下：首先，對現有數據進行詳細描述。然后把屬于同一屬性的數據結合，并分析其相同點。這種方法不僅提高了數據的準確性，而且提升了整體工作效率。

（三）粗糙集法

粗糙集常用于研究不確定、不精確的知識。該方法在使用過程中需要注意以下幾點：首先，使用前無需關注數據準確性。其次，在使用中，即使出現異常數據，也能夠及時發現，并把處理過程中出現的數據干擾降到最低，同時能夠以最快速度總結數據規律，供查詢者使用。最后，在使用數據過程中會存在更大的不確定性，此時用粗糙集方法能夠改善不確定性，提高效率。

二、數據挖掘技術在檔案管理方面的應用

目前，在信息高速發展的社會，所有行業都追求更加高效、快速的辦公節奏，檔案信息管理行業也不例外。通過將數據挖掘技術應用到檔案信息管理上，不僅能夠提高效率，改善檔案管理模式，而且能夠充分發揮檔案管理的價值。接下來將從以下幾個方面來詳細分析數據挖掘技術在檔案管理方面的應用。

（一）檔案分類

檔案分類是指將所有檔案按照不同的屬性、功能進行歸類，屬于同一屬性的檔案放在一欄，不屬于該屬性的檔案則放在另外一欄。如果使用人工分類的方法，不僅浪費大量人力物力，還會造成一定的誤差，影響檔案分類的準確性。因此，在檔案分類時可以采用數據挖掘技術中的決策樹。該方法能夠對數據庫的信息進行詳細的分析，總結出一定的規則，并按照該規則對所有檔案進行分類。決策樹的實現步驟如下：首先，構建模型。在現有的數據庫中把已經完成分類的數據篩選出來，對這些數據使用數據挖掘技術，構建相應的樹模型。其次，運用模型。對上一步中未完成分類的數據，使用構建的模型進行分類。通過使用決策樹方法，不僅方便查詢者以最快速度找到自身需要的數據，而且能夠對后續添加的數據快速歸類。例如，查詢者可以通過注冊個人信息訪問檔案館，同時數據挖掘技術將對訪問者所有的瀏覽記錄進行保存與分析，分析訪問者的個人信息、喜好等等，進而推送出訪問者接下來要查詢的檔案。這種方法能夠在保證信息準確性的前提下，提高訪問者的查詢速度和檔案館的服務質量。

（二）檔案收集

基于數據挖掘技術的檔案收集是指對新的數據按照一定的規則進行對比，如果符合則進行歸入數據庫中的已有類別。具體過程如下：首先，建立模型。通過分析數據庫中的已有數據，按照一定的規則建立模型。其次，使用該模型與新的數據進行差異對比，如果測試模型符合上一步建立的數據模型，那么將該數據放在測試模型中按照一定的規則進行歸類。例如，檔案管理者在網上發布課題讓使用者進行調研，然后把使用者的個人信息以及調研結果依次輸入數據庫中進行保存。如果后續有新的調研小組將調研情況存入數據庫中，數據挖掘技術將對該情況進行詳細分析，以提高檔案管理的服務質量和準確性。

（三）檔案保留

檔案保留是指，重點關注老員工的檔案，將檔案流失的可能性降到最低。對于企業來講，培訓新員工通常比聘請老員工付出的代價要高很多。因此，應當采用數據挖掘技術，首先把已經發生的檔案流失情況進行收集，其次對所有檔案流失的原因進行匯總并分析，然后針對這種現象采取相應措施，降低檔案流失頻率。總之，數據挖掘技術的應用，能夠讓檔案管理工作更高效、更準確地執行，促進檔案管理行業的快速發展。

三、結束語

綜上所述，正是因為有了計算機行業的快速發展，檔案管理行業才能夠應用數據挖掘技術，通過使用分類法、關聯法和粗糙集對檔案實行快速且準確的管理。同時，將數據挖掘技術運用在檔案的分類、收集和保留中，能夠提高檔案管理的高效性，而且能推動檔案管理行業的進一步發展。

參考文獻

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