淺析當前城鄉居民基本養老保險業務檔案管理工作探討及其對策

韋樹生

摘 ?要：業務檔案管理是對參保人權益的真實記錄，是確定參保人享受待遇的重要依據。近年來城鄉居民養老保險業務檔案管理工作取得積極進展，但也存在諸多困難和問題。本文針對城鄉居民基本養老保險業務檔案管理中存在問題進行探討，并提出了針對性的對策。

關鍵詞：城鄉居民;養老保險;業務檔案管理;探討;對策

一、概述養老保險業務檔案管理的基本狀況

伴隨著互聯網信息技術的迅猛發展和市場經濟的快速增長，各行各業都開啟了改革創新的道路。城鄉居民養老保險業務檔案管理作為保障城鄉居民生活的重要組成部分，應當要加快改革創新步伐，促使城鄉居民養老保險業務質量和效率更高。但在目前養老保險業務檔案管理工作規范化程度不高，業務經辦人員收集、整理業務檔案較隨意，制度、辦法、規程不完善，業務檔案的材料不齊，簽章不全，書寫不規范，卷宗內容不完整，業務經辦過程中檔案材料移交手續不全等。歸結起來，主要有：一是業務檔案管理人員專業性有待加強，業務檔案管理工作看似很簡單，但事實上它是一項專業性很強的工作，需要既懂得業務檔案管理又掌握信息技術的復合型管理人員。目前很多城鄉居民基本養老保險業務檔案管理人員都是業務經辦人員兼職，專業性不強，面對繁瑣、復雜、零散的立卷歸檔工作很難勝任。二是業務檔案管理信息化建設有待加強。目前業務檔案管理軟件未完整實現立卷、錄入、組卷、卷內目錄、檔號一步完工，存在信息化程度不高、容錯性差、管理流程復雜、數據安全性低等現象，不能滿足城鄉居民基本養老保險業務檔案海量的建庫和信息化工作需求。

二、優化城鄉居民基本養老保險業務檔案管理工作的對策建議

（一）強化管理制度。由于養老保險業務檔案管理工作直接關系著人民群眾的切身利益，因此國家相關部門和地方管理部門應當要構建出完善及規范的管理制度，全面提升養老保險業務檔案管理工作人員的綜合素養，定期對業務檔案管理工作人員進行制度培訓和工作流程培訓，以便管理人員能夠熟練掌握各項制度和操作流程，尤其是針對于較為重要的紙質業務檔案和材料，應要按照科學合理的方法進行排序和維護，針對于部分特殊的業務檔案材料最好是備份管理，保障業務檔案資料的安全和完整。業務檔案管理人員不但要熟練掌握檔案備份和保存的方式和流程，還需要了解相關理論知識，從而有效提高養老保險業務檔案管理水平。

（二）不斷規范養老保險業務檔案管理工作。可以從以下五個方面進行工作實施。

1、現階段來說我國老齡化人口比例不斷提高，社會發展就需要養老保險業務檔案管理工作更加靈活和高效，定期對參保人員信息進行修改和補充，確保養老保險信息更加精準。

2、遵循“誰經辦誰整理，邊經辦邊整理”的工作原則，實現業務檔案工作日常化。

3、規范執行業務檔案管理辦法，制定并落實城鄉居民養老保險業務檔案歸檔、移交保管、查閱、鑒定、銷毀制度、庫房管理與設備維護使用等一系列管理制度。

4、強化業務檔案服務利用宣傳，通過政策下鄉、集中宣傳月、日常業務經辦等渠道向參保對象灌輸檔案實現“記錄一生、服務一生、保障一生”意識，讓參保群體知曉通過查詢檔案維護個人權益。比如，當系統內身份證、姓名、地址錄入系統錯誤，查閱業務檔案可修改錯誤信息;其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯提供不一致的，需查閱原始資料。

5、強化業務檔案管理信息化建設。充分利用現代化先進網絡技術加強對養老保險業務檔案管理，促使養老保險業務檔案管理工作趨向于現代化管理方向。實現業務檔案流程管理自動化與信息化，滿足業務檔案海量的建庫和信息化工作需求，著力實現立卷，錄入、組卷、卷內目錄、檔號編排一步完工，應建、已建、未建檔人員一目了然，大大提高了工作效能。

業務檔案管理信息化建設應采用先進的數字化技術與流程及存儲技術：一是采用流水線作業方式。按照工作流程將各個工序細化與規范化，做到分工明確，各個工序相互銜接，環環相扣，工作中互相配合與支持，提高工作效率;七是運用數字化編碼技術管理業務檔案。在業務檔案管理系統中采用數字化編碼技術，組卷完成，自動生成檔案號、卷號、盒號，系統打印卷內目錄、案卷封面、卷內備考表，自主導出案卷目錄電子檔案;二是紙質業務檔案數字化管理。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質業務檔案進行數字化掃描，以檔案號為索引號，以PDF或DOC格式存入數據庫;四是采用先進存儲設備。利用磁盤陣列技術，建立專業數據服務器，實現數據定期備份維護。

三、結語

城鄉居民基本養老保險發展直接關系到全社會的和諧穩定，做好業務檔案管理對于城鄉居民基本養老保險制度持續發展具有重要作用，因此，針對城鄉居民基本養老保險業務檔案管理，我們應本著以人為本，服務人民的原則，積極探索與時代發展相適應的管理措施，不斷滿足人民對美好生活的要求。

參考文獻

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