新時代背景下人事檔案管理信息化建設的探討

孫婷婷

摘要：人事檔案記載著個人的行事作風，包括個人在校、在社會上的主要經歷歷程、政治面貌、學歷情況、家屬關系等書面記錄，在個人的一生當中占據著重要地位。在新時代的背景下，隨著科技的不斷發展，人事檔案管理迎來信息化的建設，人事檔案作為一種具有重要價值的信息資源，在信息化管理建設過程中，必須要保證人事檔案的完整性與真實性不受損壞。做好人事檔案管理信息化建設對現代化人才的培養與引進具有社會意義。

關鍵詞：新時代;人事檔案管理;信息化建設

人事檔案是各大專科院校、事業單位、政府機關對人才的培養、選拔、調任等工作活動的主要依據，為了確保人事檔案的系統化管理，在新時代的背景下，需要相關工作人員更積極、更主動地實行人才培養政策，在科技發展與信息化的發展下，將人事檔案管理積極轉型為信息化管理模式，加強人事檔案信息化管理對各大專科院校、事業單位、政府機關具有重要的現實意義，能夠幫助各個單位引進人才，對各個單位的長期發展具有積極作用。

一、人事檔案管理信息化的意義

在信息網絡科技飛速發展的當下，人事檔案管理必須要與時俱進，否則就會被新時代淘汰。尤其是21世紀之后，全球的信息網絡技術都有了質的飛躍，人們已經意識到掌握準確、實時、有效的信息對人們日常生活的重要性，信息的傳遞與掌握已經成為一項重要的社會資源。一個企業能夠掌握人才的信息，對企業招攬人才、聘任、調職都有積極作用，人事檔案作為企業聘任人才的主要信息依據，對人事檔案進行有效管理顯得至關重要。自傳統的人事檔案管理中，相關單位就已經認識到了人事檔案管理對人才引進的重要性，而人才對社會的發展具有重要意義，在新時代背景下，對人事檔案管理應用現代網絡信息能使人事檔案管理跟上社會發展的腳步，是未來發展的必然趨勢[1]。

二、人事檔案管理現狀

（一）統籌規劃不足

目前，對于人事檔案管理信息化建設還沒有一個統一的標準與指導思想，尤其是在設備購置、網絡建設等方面。對于事業單位而言，大多數還沿襲著傳統的紙質化人事檔案管理形式，并沒有分出一項作為專門的檔案管理部分，檔案管理的工作人員專業化水平也較低，因而導致人事檔案管理信息化水平較為落后。例如：領導干部要出國或出境公干，其審批的方式仍然使用傳統的紙質化批審和管理模式，導致工作效率低下。要推進人事檔案管理信息化建設，必須要為其制定好一個統一的標準，規劃好未來的發展方向，在標準的制定時，應該要考慮到時代的發展特征與發展方向，只有有一個明確且統一的標準及方向，才能使全國的人事檔案管理工作朝著同一個目標前進。

（二）專業人才隊伍建設不足

目前部分企業領導并未重視人事檔案管理工作，認為人事檔案管理并無多大作用，因此并不重視人事檔案管理的信息化建設，缺乏對人事檔案管理的關注，同時并不重視人事檔案管理專業人員的培養，保持著“得過且過”的心態進行人事檔案管理工作。部分企業人事檔案管理的工作人員并沒有收到專業化的訓練，管理工作與社會發展嚴重脫節，相關部門缺乏專業化人才。除此之外，較為年長的工作人員學習能力較差，且對紙質化人事檔案管理具有習慣性、依賴性，無法及時轉變自身的思想觀念，也不能有效掌握新技術的使用，現有的管理人員無法滿足人事檔案管理的發展，因此，必須要建設專業人才隊伍，才能確保人事檔案管理信息化工作有序發展[2]。

三、新時代背景下加強人事檔案管理信息化建設的路徑

（一）統籌規劃，統一信息標準

在信息化人事檔案管理工作開展過程中，必須要利用到現代網絡先進技術對其進行相應的改善，使其手機信息的速度更快、便捷度更高、傳遞更快、準確度更高。沒有統一的信息標準會使得信息資源參差不齊，人事檔案的真實性與準確性也會受到一定的影響，不利于信息資源的共享。因此，必須要對人事檔案進行統籌規劃，統一信息標準。例如：信息的傳輸格式與存儲、信息處理與交換等工作，進行有效的統一標準有利于信息的整合與共享。

（二）優化管理功能

優化管理功能主要是做好系統的整合，系統整合可以分為三個方面入手：一方面是做好信息資源的整合。人事檔案管理信息化建設最重要的就是信息資源的開發和利用，在單位中，信息資源可以為領導層的決策提供依據，因此，領導層應該重視人事檔案管理中數據庫的更新，并對數據庫中的數據做好整合工作，善用應用軟件，對數據信息進行匯集，要求專人做好相關工作，為信息資源整合工作的開展奠定基礎;第二方面是做好應用軟件的整合。人事檔案信息化建設需要應用到先進的管理方法，以確保檔案資料的安全性和準確性，先進的應用軟件對信息化建設具有積極意義，單位要積極搭建信息化管理平臺;第三方面是加強管理，保證信息安全。人事檔案包含著個人信息，其中存在著大量需要保密的信息，具有一定的機密性，人事檔案管理信息化建設還要增加用戶權限設置、信息傳輸加密、日志審計等功能，最大限度地確保信息的安全性，推進人事檔案管理信息化建設的發展。

（三）加強專業化隊伍建設

人事檔案信息化建設離不開人力資源的調配，且需要具備眾多專業度較高的工作人員，相關單位或企業可以為工作人員開展定期培訓，訓練工作人員的專業度，也可邀請相關專家進行授課，或者讓工作人員到先進地區進行實習、學習、調研，并為提升工作人員的專業度，組織開展人事檔案管理經驗交流會，通過各種渠道提升工作人員的專業化程度，全面提升工作人員的信息技術水平和工作效率，為信息化人事檔案管理建設奠定良好的基礎[3]。

四、結束語

隨著時代的發展變遷，傳統的人事檔案管理工作已經無法適應現代化的發展需求和信息傳遞速度要求，想要確保人事檔案管理工作能夠切實發揮其作用，就必須要與時俱進，迅速將其轉型為信息化人事檔案管理，滿足人們對人事檔案查閱、存入、運用等便捷化、迅速化、準確化的要求。促進工作效率通過對現代信息網絡技術的應用，可以實現人事檔案資源共享、迅速傳遞信息等要求，人事檔案信息化能有效促進工作人員的工作效率。

參考文獻：

[1]胡程.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].中國管理信息化，2019，22（23）：158-159.

[2]甄美清.新時代背景下人事檔案管理信息化建設的有效探究[J].現代經濟信息，2019（14）：59+128.

[3]趙啟明.新時代背景下加強檔案管理信息化應用探討[J].時代農機，2018，45（08）：111.