基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理研究

邱達

摘 要：近年來，我國的科學技術不斷發展，國內各行各業也深受其益，享受著科技的發展帶來的好處，對于基層事業單位，也是一樣。新的信息革命為新的時代賦予了新的特征，數字化、網絡化已經是現代人們工作和生活中的關鍵詞，對于基層事業單位的檔案管理，紙質檔案和電子檔案的并存與融合成為人們思索和探究的關鍵。本文對基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理的必要性進行了簡單的闡述，并提出了基層事業單位紙質檔案和電子檔案并存與融合管理的相關策略，希望能夠對基層事業單位檔案管理的工作有所幫助。

關鍵詞：基層事業單位;紙質檔案;電子檔案;融合策略

科技改變未來，隨著科學技術的發展，信息化時代正式到來。在信息化時代中，人們越來越渴望追求便捷高效的工作和學習的方式，對傳統檔案管理的理念和方式產生了一定的沖擊，對現代基層事業單位的檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的時代背景下，如何利用互聯網的機遇深化和落實檔案管理的信息化建設，實現紙質檔案和電子檔案的有機融合是現在的熱門話題，對現代基層事業單位的工作至關重要。基于此，對基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理的探討勢在必行。

一、基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理的必要性

檔案中包含著重要的信息，詳細真實地記錄著各種業務往來，是一個龐大的資料庫。基層事業單位的日常工作中，時時刻刻都離不開檔案的利用與管理，檔案是基層事業單位維持正常運轉的工作基礎，是基層事業單位生產經營和管理的重要依據，是基層事業單位經營和發展過程中的寶貴財富。基層事業單位有效的檔案管理可以為人們的管理和決策提供各種數據，具有一定的憑證和參考作用，在基層事業單位組織管理的各個方面發揮著重要的作用。基層事業單位的工作性質要求其檔案管理工作必須保持高效優質的運轉。紙質檔案和電子檔案的并存與融合在基層事業單位的整體管理中占據著重要的地位，可以有效提高基層事業單位檔案管理的效率，對基層事業單位的整體運營管理至關重要[1]。

二、基層事業單位紙質檔案和電子檔案并存與融合管理的策略

（一）更新檔案管理觀念，加強對基層事業單位檔案管理的重要性認識

基層事業單位的檔案管理工作是一項尤為繁雜且見效期較長的工作。新時期，基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理，要注意更新基層事業單位相關人員的檔案管理觀念，改變固有思維，建立起符合新時代的思維方式，與時俱進。要加強對基層事業單位檔案管理的重要性認識，重視檔案管理工作對基層事業單位的作用，向員工廣泛普及檔案管理的知識和價值，增進人們對檔案的認識和利用，將紙質檔案和電子檔案相融合，尋求基層事業單位檔案管理效率的最大化。要明確各部門人員工作的內容和責任的落實，可以通過廣泛宣傳及個別談話等方法讓員工認識到紙質檔案和電子檔案工作的重要性，提升員工對于檔案管理工作的自主性，加強單位檔案管理工作的便捷和高效[2]。

（二）增強檔案管理人員自身素質，實現紙質檔案和電子檔案的有效融合

檔案管理人員的自身素質是影響基層事業單位檔案利用效果的重要因素，要實現紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理，相關部門應有意識、有計劃、有目標的去增強檔案管理人員的自身素質，要鼓勵檔案管理人員“走出去”，多多看看現代社會的變化，提升檔案管理人員的專業水平，聘請專業的、經驗豐富的檔案管理人員定期舉辦相關的互聯網技術培訓和人事檔案管理的信息化建設培訓，讓科技與理論充分的結合，讓實踐與理論充分的結合，增強檔案管理人員的自身素質，加強檔案管理人員的責任感，保證基層事業單位紙質檔案和電子檔案管理的有效運行[3]。

（三）構建完善的檔案管理工作制度，實現檔案管理信息化、規范化

基層事業單位檔案管理的工作體系龐大，工作任務繁重，新時期基層事業單位的檔案管理工作要想進行有序的、規范的運行，根本在于制定科學、合理的檔案管理工作制度。對于基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理，基層事業單位應積極面對，構建完善的檔案管理系統，實現檔案管理信息化、規范化。基層事業單位應該更新單位檔案管理的組織結構，要加深與其他部門的聯系，進行信息共享，要提高移動互聯網的運用技巧與運用頻率，開拓與外部的信息共享途徑，避免“信息孤島”的發生。另外，還要建立健全檔案管理的檢查審核制度，各部門、各人員要明確分工，確認在檔案的形成和管理方面的職責，要形成全面的、嚴格的檔案管理網絡，還要定期對紙質檔案和電子檔案的管理工作進行檢查，確認檔案管理工作的完整性和準確性[4]。

（四）進行檔案管理信息化的建設

信息化這個主題在信息技術發展之初就一直被人們所提出，并不斷地為之進行實踐研究。基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理，基層事業單位要積極進行檔案管理信息化的建設，并為檔案管理的信息化建設配置一定的軟硬件資源及網絡資源，進行一定的人力資源和物力資源的投入，加大檔案管理工作的科技含量。在基層事業單位紙質檔案和電子檔案并存與融合的具體實踐過程中，基層事業單位可以建立針對于基層事業單位的檔案管理工作內容，有針對性的建立一個電子檔案管理平臺，將紙質檔案掃描，實現庫藏檔案和新增檔案數字化，利用網絡平臺電子檔案的內容，提高檔案調取的便捷性和高效性，保證信息化檔案管理的正常運行，實現電子查閱全程留痕，便于收集、整理、統計檔案再利用，提高基層事業單位檔案管理工作的實效性[5]。

結束語

新的時代背景下，基層事業單位的檔案管理，要重視紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理，打破原有傳統的檔案管理觀念，更新檔案管理制度，豐富檔案管理的途徑與內容，增強檔案管理人員自身素質，建立完善的電子檔案管理平臺，進行檔案管理信息化的建設，才能實現高校檔案管理工作的高效運轉，實現事業單位的利益最大化，以實現組織目標。

參考文獻

[1]黃炎龍.淺析高職院校電子檔案信息化管理[J].廣東交通職業技術學院學報，2020，19（02）：51-53.

[2]牟仙仙.基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[3]王玉玲，朱銀培.新時期高校電子檔案基于信息化發展應用研究[J].蘭臺世界，2020（06）：61-63+66.

[4]褚麗娜.基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].城建檔案，2019（02）：62-63.

[5]李衛華.機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究[J].行政事業資產與財務，2020（11）：32-33.