淺析如何發(fā)揮檔案管理在單位發(fā)展中的作用

劉長秀

【摘要】在單位發(fā)展的過程中，不能忽視檔案管理工作，單位的各項(xiàng)工作、活動和成績等發(fā)展軌跡均會記錄到檔案之中，要加強(qiáng)對檔案的管理，這樣才能保證單位順利發(fā)展。目前，許多單位并不重視檔案管理工作，從而造成檔案管理處于邊緣化位置，發(fā)揮不出相應(yīng)的作用，影響單位的可持續(xù)發(fā)展。因此。要了解檔案管理的作用，采取有效單位途徑改進(jìn)檔案管理方式。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;單位;作用

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，單位的各項(xiàng)工作開始擁有新的規(guī)則和制度，需改進(jìn)傳統(tǒng)的工作方式方可保證單位實(shí)現(xiàn)更加長遠(yuǎn)的發(fā)展。檔案管理是單位的重要工作之一，在互聯(lián)網(wǎng)的深刻影響下，檔案管理形式、方法均發(fā)生很大的變化，這就需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方法，減少不必要的問題出現(xiàn)，使其能夠充分為單位發(fā)展添磚加瓦。

一、加強(qiáng)檔案管理的意義

檔案管理涉及到與單位相關(guān)的諸多工作內(nèi)容，是一種專業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理具有濃厚的服務(wù)性質(zhì)，與單位的其他工作密切相關(guān)。不斷提高檔案管理水平，可以保證單位的工作質(zhì)量和工作效率得到有效提升。管理人員可以通過檔案了解單位的實(shí)際情況，對現(xiàn)有的問題進(jìn)行改進(jìn)，確保決策合理。檔案管理中包含單位發(fā)展的成績與成果，通過檔案可以直接反映出單位的情況，確保社會各界人士對單位高度認(rèn)可，這樣就可以促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。

更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理工作，可以優(yōu)化各項(xiàng)資源，保證資源得到合理利用，還能夠保證檔案工作有法可依。要完善檔案管理制度，保證檔案管理工作規(guī)范開展，使檔案得到有效的利用與保護(hù)，提高檔案的價(jià)值。要確保檔案得到充分的開發(fā)和利用，就要對檔案進(jìn)行基礎(chǔ)管理，除了要保證檔案得到全面的收集和整理之外，還要對其進(jìn)行鑒定，采取有效的措施進(jìn)行保管。做好檔案的編纂工作，建立完善的檢索體系，確保檔案能夠滿足各項(xiàng)工作需求。此外，還要避免外界環(huán)境對檔案造成不利影響，保證檔案所處的環(huán)境適宜。要積極采用先進(jìn)的技術(shù)，確保檔案更好地展現(xiàn)出其自身的價(jià)值。

二、檔案管理在單位中的現(xiàn)狀

（一）不重視檔案管理工作

單位通常具有一定的公益性質(zhì)，其檔案管理工作也會呈現(xiàn)出不同之處。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，單位檔案管理工作所暴露出的問題越來越多。工作人員在使用檔案資源時(shí)，會存在使用不合理的問題，許多單位不重視檔案管理工作，認(rèn)為這一工作只是保存資料，確保資料不會遭到泄露，在需要時(shí)隨時(shí)查閱就可以滿足工作需求即可。殊不知，這種認(rèn)知不僅會浪費(fèi)檔案資源，還無法進(jìn)一步發(fā)揮出檔案管理的作用。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

一部分檔案管理人員對待工作缺乏責(zé)任感，缺乏專業(yè)的知識和技能，不能明確自身工作職責(zé)，這樣也會影響到單位檔案管理水平的提升。由于檔案管理涉及到單位的各個(gè)方面，必須要對檔案管理人員提出嚴(yán)格的要求，確保其有豐富的知識和良好的職業(yè)素養(yǎng)，通過專業(yè)的素質(zhì)保證工作順利開展。然而，目前的單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不足，還有一些人員并未經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，這樣就會導(dǎo)致其在工作中不能嚴(yán)格按照相關(guān)要求操作。

（三）信息化建設(shè)較為滯后

許多單位的檔案管理工作方式比較落后，不能充分開展信息化建設(shè)。雖然也有一部分單位會應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理，但其信息化建設(shè)的水平比較落后。單位不夠重視檔案管理工作，自然就會在這一工作中不會有太多投入，不能購置先進(jìn)的設(shè)備，影響檔案管理信息化工作順利推進(jìn)。

三、發(fā)揮檔案管理在單位發(fā)展中的作用建議

（一）重視檔案管理工作

為保證檔案管理工作促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要高度重視這一工作。要加大宣傳力度，制定完善的法律法規(guī)，確保這一工作能夠有嚴(yán)格的制度和法律為依據(jù)，還要保證其他工作人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，這樣才能做好配合，全面推進(jìn)檔案管理工作順利開展。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其能夠具備更加專業(yè)的知識和技能，對待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。首先，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠充分結(jié)合單位的實(shí)際情況開展檔案管理工作。在培訓(xùn)中，要不斷提高檔案管理人員的職業(yè)道德，使其能夠了解檔案管理工作的意義，熱愛本職工作，在工作中盡職盡責(zé)。第二，要不斷改革管理制度，嚴(yán)格選拔檔案管理人員，確保其綜合素質(zhì)過硬，滿足單位檔案管理工作的各項(xiàng)要求，這樣才能從根本上提高檔案管理工作質(zhì)量。第三，制定完善的制度體系，確保檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照制度的各項(xiàng)要求進(jìn)行操作，規(guī)范自身工作行為，明確工作的范圍，及時(shí)解決在工作中存在的問題，為單位的發(fā)展提供更多參考。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

單位在不斷發(fā)展的過程中，要善于利用先進(jìn)的信息技術(shù)保證檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。現(xiàn)階段，各大單位均開始加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，保證效率不斷提升。由于單位檔案管理中涉及到的內(nèi)容眾多，僅憑工作人員則很難完成對所有檔案的管理，這就需要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)。要打造完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，使檔案管理工作如虎添翼。單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要加大投入力度，購置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，使其能夠有效輔助檔案管理人員開展工作。在進(jìn)行檔案資源開發(fā)時(shí)，需借助信息技術(shù)，這樣就可以確保海量資源得到高效的開發(fā)和利用。總之，要重視檔案管理工作，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備予以保障，使檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果。

總之，在開展檔案管理工作時(shí)，必須要結(jié)合單位的實(shí)際情況和發(fā)展方向，對現(xiàn)有的問題進(jìn)行改進(jìn)，有效發(fā)揮出檔案管理的作用。要重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理工作模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，同時(shí)還要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠具備專業(yè)的工作態(tài)度，有效保證檔案管理工作落到實(shí)處。要建立完善的檔案管理制度體系，使相關(guān)人員能夠結(jié)合制度的要求開展工作，使單位實(shí)現(xiàn)健康、持久的發(fā)展。

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