簡析檔案信息化建設的現狀、問題與對策

羅俊

摘 要：隨著我國科學技術的迅猛發展和廣泛應用，各單位的檔案信息化建設取得了巨大的成就，尤其是在高等學校檔案信息管理當中，大大提高了檔案管理的工作效率，減輕工作人員的工作量和工作壓力。檔案作為國家信息管理的重點內容，需要完整的信息化建設體系來支撐，因此檔案信息化建設工作的重要性和必要性顯而易見，目前我國在檔案信息化建設方面雖然取得了一定的成就，但是在發展過程中依然遇到很多的阻礙，基于此本文對檔案信息化建設的現狀、問題與對策進行了深入研究并做出以下分析。

關鍵詞：檔案;信息化建設;現狀;問題;解決思路

從2015年開始的全國干部人事檔案專項審核工作到現在的專項審核復查，已經歷經五年的時間了，我發現許多干部的個人資料都還未補齊，個人資料無非就是涉及“三齡兩歷一身份”，可是為什么遲遲完成不了呢？究其原因有很多。這只是人事檔案，那么是其他各單位檔案呢？檔案可是一個機關、企業事業單位在生產經營活動發展過程中的重要記錄和發展依據，完整的檔案體系能夠充分體現出一個單位的發展歷程，在高等學校中也不例外。檔案在各單位發展中具有重要的維護與指導作用，是各單位發展的重要支撐，基于此相關部門要提高自身的檔案管理水平和質量，加快檔案信息化建設，分析了在建設過程中遇到的問題且制定了科學可行性的解決辦法，細化檔案管理方式，做好檔案的分類、整理和保存，加強先進技術在檔案信息化建設中的應用，促進經濟發展。

1 目前我國檔案信息化建設的發展現狀

我國檔案信息化建設工作開始于20世紀80年代，隨著信息化時代的發展，逐漸實現了由點到面的發展，檔案信息化建設也取得了一定的成就，主要體現在以下幾個方面：第一，檔案管理制度比較明確，檔案管理秩序比較合理。現階段我國檔案管理制度已經實現了良好的整合與應用，能夠細化檔案監管方法，實現了檔案整體管理水平的提升，提供了更加方便快捷的檔案管理模式。第二，檔案管理水平實現了更高層次的提升[1]。隨著市場經濟改革的不斷深入，社會中各機關單位和企業事業單位從傳統的檔案管理制度實現了向高效管理模式的轉變，進一步加強了檔案的審核與分類工作，提升了相關工作人員的檔案管理理念，緊跟信息時代的發展步伐，為進一步推進檔案信息化建設奠定了堅實的基礎。第三，實現了檔案信息的整體融合。目前我國信息化建設在一定程度上實現了檔案相關信息的有效整合，實現了檔案的全面建設，是走向信息化建設的重要一步，有助于帶領各機關企業事業單位向更高領域的方面發展，對于企業事業單位以后如何更好的調整自身的發展方向提供了科學可靠的依據，有助于實現我國檔案信息化全面建設，維護社會穩定，促進社會整體經濟的發展。

2 檔案信息化建設過程中遇到的問題

雖然我國檔案信息化建設取得了一定的成果，但是在發展過程中還存在很多的不足，阻礙了檔案信息化建設的進一步發展，本文從以下幾個方面對檔案信息化建設遇到的問題進行分析。首先，存在著檔案信息不完整的問題，在大部分機關、企業事業單位中都存在著檔案信息不同程度殘缺的現象，在檔案收集工作中缺乏全面意識，總會出現信息遺漏現象，同時各部門在檔案資料信息的應用中缺乏共享建設，各部門之間缺乏有效的信息溝通與交流。其次，我國在檔案管理方面的法律法規還不健全，檔案管理缺乏科學依據。社會對檔案信息建設的重視程度不高，管理觀念滯后，往往不配合相關調查工作，再加上相關管理人員缺乏良好的檔案管理理念，工作積極性不高[2]。最后，檔案信息化建設資金來源渠道較為單一，主要依靠國家財政補助來維持，在建設過程中常常會出現經費不足的問題，再加上基礎設施不完善，制約了檔案信息化建設的進一步發展。除上述發展不足之外，還存在著人才不足和相關工作人員職業素養和專業化水平不高等問題，都是影響我國檔案信息化建設的主要原因。

3 如何實現檔案信息化建設的幾點思路

3.1 加強相關管理人員專業技能的培養，提升綜合素養

檔案管理工作人員的工作綜合素養是提升檔案管理水平的基本前提，也是提高檔案管理工作質量和效率的決定性因素，因此，各級組織部門要抓好管檔人員的業務學習和培訓，積極組織參加上級部門舉辦的檔案培訓和各類學習交流，不斷提高檔案管理人員的整體素質。要從政治、工作、學習、生活上給予關心，幫助管檔人員解決實際困難。創造條件為檔案管理人員提供參與中心工作及輪崗交流或鍛煉提高的機會。積極解決檔案管理人員的職級待遇，管檔工作人員要牢固樹立責任意識和服務意識，切實提高服務質量。

其次從專業技能提升方面入手，不斷提升檔案管理人員的計算機應用技能，尤其在檔案信息管理中，要熟練掌握并使用各類檔案信息管理軟件，定期考核其計算機應用能力、檔案管理基礎知識和國家出臺的相關檔案管理政策。通過專家座談會等方式傳輸先進的管理理念，緊跟時代的發展潮流，從而達到提高檔案管理人員綜合工作素養的目的[3]。另一方面在面對社會招聘檔案管理人員時要注重對其專業能力的測試，堅持擇優錄取原則，從根本上提高管理專業水平，致力于打造一個專業的檔案管理隊伍。

3.2 構建檔案管理信息共享平臺

隨著社會經濟的發展，企業的檔案數據越來越多，檔案管理效率越來越低，各部門間得不到良好的溝通與交流，因此構建檔案管理信息共享平臺則可以有效的解決這些問題。借助互聯網的數據傳輸功能，將先進的科學技術融入到檔案管理工作當中，有利于提高檔案管理效率，基于此相關部門應該共同合作搭建信息共享平臺，并根據相關規定上傳真實準確的檔案信息，設計信息檢索快捷方式，提高檔案利用效率。

3.3 秉承統一管理原則，加強數字化檔案建設

檔案信息化建設就是為了實現檔案資源的整合與統一，通過信息共享平臺實現檔案資源的高效利用，為社會提供更好的服務，因而在管理檔案信息的過程中相關工作人員要始終秉承著統一管理的原則，規范管理流程，避免各自問政問題的出現[4]。此外要建立數字化檔案館，彌補傳統檔案館信息丟失、缺損等問題，突破檔案管理和應用的空間限制，進一步擴大檔案應用群體，不論是在深度還是在廣度上都實現了質的飛躍，提供良好的檔案網站服務。

4 結束語

綜上所述，檔案信息化建設是推進我國社會整體經濟建設的重要內容，基于目前我國檔案信息化建設的發展現狀和發展過程中遇到的問題，檔案管理部門要加強對相關問題的分析，秉承統一管理原則，加強數字化檔案建設，構建檔案管理信息共享平臺，加強對相關管理人員專業技能的培養，提升綜合素養，致力于加快檔案信息化建設工作。

參考文獻

[1]王其臣.檔案信息化建設現狀、問題與對策[J].科學與財富，2019，000（011）：8.

[2]趙磊.檔案信息化建設現狀、問題與對策分析[J].辦公室業務，2019（16）.

[3]趙燕平.檔案管理信息化建設的現狀問題及對策[J].信息系統工程，2019，000（004）：143.

[4]李清良.高職院校檔案信息化建設的現狀與對策分析[J].發明與創新：職業教育，2019（7）：43-43.