淺談如何做好檔案管理工作

毛秋紅

摘 要：檔案是每個單位非常重要的核心資源。任何一個單位的發展和進步都離不開檔案工作的支持。同時，檔案管理也是每個單位最基礎的工作之一。實施檔案管理工作的目的是準確記錄過去的歷史事件，便于人事工作、辦公單位以及企業等為各種經營管理活動提供支持。然而，現有的檔案管理中存在諸多問題，在一定程度上制約了檔案管理水平的提高。在當今快速發展的形勢下，檔案管理要結合新思想、新技術，制定新制度、新體系，培養適應企業和單位設計需要的優秀管理人才，從而推動檔案管理工作的進一步建設。

關鍵詞：檔案管理;現狀;措施

前言：隨著國家的發展和社會的進步，檔案管理的戰略地位開始顯現，檔案甚至成為影響單位和事業發展的重點領域。對于一些關系民生的事業單位來說，檔案管理能否科學、方便、安全，甚至會影響到社會的安定團結。事業單位發展中產生了大量的檔案，對檔案管理提出了更高的要求。傳統的手工檔案管理模式不僅效率低下，而且費時費力，檔案資源的利用價值沒有得到充分發揮。對此，本文從目前許多企事業單位檔案管理的現狀出發，提出了檔案管理的改進措施，旨在提高檔案管理的有效性和科學性。

1.???? 簡述檔案管理工作的相關內容

1.1??? 檔案管理工作的必要性

檔案管理是現代管理的重要組成部分，在企事業單位中發揮著重要作用。借助檔案管理，可以準確記錄組織在實際發展中發生的各種事情?？梢哉f，檔案是一個組織發展的第一手資料。檔案館可以明確組織發展中的各種問題和優勢，為今后的發展做好準備，為改革發展提供良好的參考。通過對檔案的分析，可以不斷改革，使管理水平得到顯著提高。目前，在企事業單位，人事檔案、辦公檔案等各類檔案并存。這些文件記錄了各種信息。人事檔案主要記錄人員的工作經歷和政治面貌。這樣，管理者在引進人才時就可以把這些數據相結合來決定是否進行預約。此外，還有其他檔案館，里面記錄著各種重要信息。在實際發展中，要不斷從這些檔案中找出問題，并從一些檔案中記載的重要信息中吸取教訓，從而提高自我管理的效率和質量，促進企事業單位的全面發展進步。

1.2??? 當前檔案管理工作存在的問題

現如今，相關檔案管理工作者的文化素質和技術水平不能滿足當今社會的要求，不能完全適應當今社會的變化，特別是熟悉檔案內容、能適應新時期檔案工作的人才非常缺乏。在我國，大多數企業采用人工整理的方式來管理和收集檔案。相關檔案進入數據庫后，由檔案管理人員進行分類整理。手工作業的缺點是不僅耗費大量人力，而且耗時長，效率低下，導致檔案管理人員沒有時間專注于提升檔案管理技術，從而難以適應現代社會對檔案的需求。雖然有些企業也采用了網絡技術，但管理形式和內容還很落后。查詢系統仍然以目錄的形式編譯。系統的結構和功能相對簡單，綜合問題處理能力不足，如果不進行改變，將對未來的發展產生很大影響。同時，由于部分檔案管理人員責任心不強，大量檔案未及時辦理、未按時歸檔。而且，新企業的檔案管理人員對業務不熟悉，不能進行有效的收集、整理和共享，不能及時為企業提供信息，給工作帶來很大的被動性。一些檔案管理部門為了通過檢查，隨意找人編程應用，使得檔案管理新的研發技術停滯不前，落后的工作效率給企業帶來極大不便，影響了原有工作效率。

2.???? 檔案管理工作的優化措施

2.1??? 轉變檔案管理的觀念

在企事業單位的實際發展中，檔案管理是非常重要的發展環節?，F階段，許多新技術被應用到檔案管理中，使檔案管理有了長足的進步。然而，在現階段的檔案管理工作中還存在許多不足和缺陷。面對這些問題，最重要的是要創新檔案管理理念?，F階段，有很多單位和企業的管理者不重視檔案管理，沒有挖掘檔案管理的實用價值。他們的重點是如何提高效率。檔案管理是一項需要付出精力和時間的工作。為了實現檔案管理的進步和提高，最重要的是更新管理者的觀念，強化檔案管理的重要性。相關負責人要對檔案管理有新的認識，認識檔案管理的現實意義，加強對檔案管理的一些新思想、新技術的研究。對于單位來說，它記錄了檔案管理中的各種非常重要的信息，是單位自身發展中不可缺少的重要資源，具有十分重要的研究意義。

2.2??? 加強檔案管理人員的綜合技能素質

檔案管理人員的專業水平及其綜合素質關系到整個企業的運行和進步，同時也可以直接反映出企業在人們心目中的形象。因此，提高檔案管理人員的素質顯得尤為重要，只有這樣才能提高檔案管理的效率，促使檔案管理工作更加現代化、更為科學化。但是，相關操作人員不能急于求成，要逐步熟悉檔案管理工作。首先，作為一名檔案管理人員，要熟悉檔案管理的基本操作，包括檔案的接收、整理、共享等過程都需要精心控制，同時也可以向一些優秀的管理人員借鑒學習。其次，在招聘方面，要大力引進一些技術型人才，多招一些具有扎實檔案管理專業知識的人員，就老員工而言，在當今社會快速發展的趨勢下，新興領域的不斷崛起，給檔案管理部門也帶來了新的挑戰。因此，作為檔案管理人員，要不斷學習新知識，適應當今社會的各種挑戰，提高個人能力和知識素養，運用新的知識新的技術，改進檔案管理工作，實現檔案管理工作的可持續發展。

2.3??? 創新檔案管理思維和模式

在檔案管理中，要加強管理理念的創新。從某種意義上說，檔案管理是一項比較枯燥的工作。在實際工作中，要強化創新行為，依靠技術為檔案管理創新提供良好支撐。然而，在傳統檔案管理思想的影響下，許多管理者只會按照規定和程序辦事，而沒有考慮檔案管理的實際需要。檔案管理是為社會服務的，管理者要有創新意識，把創新意識引入檔案管理中。隨著信息化建設的不斷深入，檔案管理也在不斷地依靠信息技術來實現發展和進步。借助信息技術，建立一個新的檔案管理系統顯得尤為重要。一方面，要結合檔案管理的實際需要，重新建立管理程序。另一方面，過去幾乎所有的檔案都是紙面檔案，即使現在很多單位仍然依賴紙質檔案。因此，在實際管理中，要充分梳理檔案，結合實際，對紙質檔案和電子檔案進行有序管理。

2.4??? 積極建設信息化共享平臺

隨著社會的快速發展，各行各業之間的關系也在不斷加深。為了更好地促進事業單位之間的溝通，事業單位需要在日常檔案管理中運用信息技術，加大共享平臺的建設。通過共享相關的檔案資源，各方可以及時獲得所需的檔案信息，為機構正確決策提供強有力的檔案信息支持。此外， 信息共享平臺的建設有利于區域檔案信息的統一管理，促進相關機構的發展。事業單位要善于運用云端新技術，通過云共享功能提高內部檔案的共享程度，推動檔案管理從個人事務管理模式向云管理方向發展。這樣， 就可以在一個地區甚至全國形成一個檔案數據庫。借助云技術，機構可以通過數據庫查詢或上傳相關文件。它一方面促進了各單位之間的交流與合作，另一方面也提高了檔案管理水平。

3.???? 結語

綜上所述，檔案管理工作對于國家各項事業發展來說都是至關重要的，要加大對檔案管理的重視程度。現階段檔案管理要結合檔案工作的客觀需求，將一些新技術以及新思想引入檔案管理中，更新管理者的思想和理念，制定新的制度和體系，改革檔案管理的機制和流程，全面提升檔案管理的整體水平。

參考文獻：

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