淺談高速公路建設項目檔案跟蹤歸檔管理

方燕輝

摘 要：高速公路建設項目檔案歸檔管理是項目建設、管理各個階段檔案歸檔的全過程，在高速公路建設和同步管理運營中發揮重要作用。對于一個工程來說，如何規劃檔案的收集和整理，持續有效、完整、規范、準確的完成相關工作，更好地服務于工程項目的建設和高速公路后期維護是十分重要的。本文結合本人在高速公路建設項目資料同步收集、整理、歸檔的實踐工作經驗，認真思考分析高速公路建設項目資料收集、跟蹤管理等存在的問題，提出本人的一些見解和對策。

關鍵詞：高速公路建設;檔案歸檔;跟蹤管理

前言

高速公路建設項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。它客觀反映了項目建設階段的全過程，是全面識別項目質量優劣，項目的監督管理，以及確定未來事故原因的主要依據;還對項目的日常運作和未來道路的標準管理、維護、改建工作具有重要基礎保證作用、憑證作用和法律作用。因此，高速公路建設項目資料的收集整理歸檔工作是十分重要的基礎性工作，也是高速公路發展規劃、建設施工的重要保障，只有做好高速公路建設項目資料收集、跟蹤歸檔管理工作才能確保項目檔案發揮更好的利用服務，支撐項目發展需求。

一、高速公路項目建設及項目檔案管理現狀。

高速公路建設項目具有投資大，涉及面廣，參與單位眾多，質量技術要求高，工期跨度長的特點。因此，在整個項目建設過程中產生的文件材料門類豐富且復雜多變，由于人員流動性大，施工單位文件資料收集、同步管理不到位，導致文件資料來源分散，形式不一，收集不全。

（一）參建單位多，人員流動性大。一條完整的高速公路建設項目，經常有幾十個單位參與項目建設。項目檔案管理貫穿整個項目建設過程，包含前期管理、審批文件、勘察、設計、施工、監理、運營等。負責各單位檔案工作的人員經常變動，大多數單位在人員變動時文件資料交接不夠全面徹底，容易造成文件材料的丟失，對項目文件的收集歸檔、查詢利用帶來不便。同時，建設項目檔案的形成，很多都需要各單位在工程管理過程中協調完成，各單位存在未將工程施工過程和檔案整編結合起來，檔案日常管理不規范，導致文件資料收集整理滯后、不及時，加之檔案人員經常變動，大大增加了文件資料收集歸檔的難度。

（二）建設周期長，檔案數量龐大。從項目建議書，項目審批，立項，征地拆遷，招投標，勘察設計，施工監理，交付驗收，試運營到最終竣工驗收，高速公路一般持續4年左右。加之高速公路建設項目程序環節多，專業性強，產生的文件資料數量多，如何能根據項目的性質進行區分、篩選和收集，實現完整、科學有效的整理保管，成為一項龐大而系統的工作。

（三）專業性強，檔案人員對工程建設業務不熟。文件資料的齊全完整性是在文件形成時就應該注重的，否則之后很難查找補缺。檔案人員對工程建設業務不熟，導致整個項目檔案缺乏全面的規劃，數據的形成和組織沒有嚴格按照相關的規范和標準實施;高速公路建設項目的許多參建單位主要收集和組織自己的工作數據，從格式到數據標準不盡相同;同時高速公路建設項目本身具有階段性、專業性和長期性等特點，檔案的形成保管比較分散，容易導致文件材料較難系統性的收集和維持有機聯系。諸多因素合在一起，最后導致項目檔案分類不科學、收集不齊全、整理不規范，從而影響了高速公路建設項目檔案的整體質量。

（四）檔案門類、載體的多樣性。高速公路建設項目不僅產生大量的文書、會計、科技紙質檔案，還會產生其他門類及載體類型的檔案，如照片，錄音，視頻，磁盤和光盤等。

二、高速公路項目建設檔案管理目前普遍存在的問題。

（一）項目參建單位未充分認識檔案工作的重要意義，對檔案管理工作不重視。參建單位主要關注的是項目的進展、質量和目標工期上，很多單位領導認為檔案管理工作并不重要，在檔案管理工作上缺乏應有的關注，沒有建立相應的檔案管理制度與檔案業務人員獎懲機制，導致項目管理和文件資料管理脫節，在項目即將完成時仍然存在突擊收集、整理檔案的現象。

（二）檔案管理機構不健全，人員不到位。由于各種原因，有些工程建設單位沒有設立專門的檔案管理部門，沒有專職檔案人員，沒有建立相應的管理網絡，也沒有專門的檔案庫房和設施。有些參建單位配置了檔案管理相應的機構和人員，但未落實到具體檔案工作中，分工不明確，沒有監督管理，形同虛設，從而導致檔案工作未落實到位。

（三）文件資料收集不齊全，信息化程度不高。由于有些高速公路項目未把檔案工作納入合同管理，導致參建單位不重視檔案工作，檔案管理和項目管理不同步，人員到位不及時，文件資料收集不齊全;有些高速公路項目未配置檔案管理軟件，檔案信息化、數字化工作未開展。

（四）檔案工作人員業務素質需要提高。高速公路建設項目檔案管理工作具有專業性、行業性的特點，檔案工作需要專業人員負責。在項目建設中，經常涉及完成圖紙的編制和數據的專業分類、施工規范技術表格的填寫、文件的歸檔等。所以從事公路交通行業的檔案人員，專業素質要求比較高，即要懂檔案管理業務，又要懂公路工程專業技術;另一方面參與高速公路建設項目的檔案工作人員缺乏專業的教育培訓，造成檔案工作者不了解檔案的價值，不了解高速公路檔案相應的行業標準及規定，對新時期檔案管理知識掌握不夠，缺乏對檔案安全性和保密性的重視，導致檔案收集不及時，組織不規范，保存不完整，保密工作不到位等情況。

三、做好高速公路建設項目檔案工作的幾點對策。

（一）建立健全檔案管理機制體制。高速公路建設項目前期，應當設置合理的檔案管理機構，成立檔案工作領導小組，建立檔案管理網絡體系，明確責任分工，實現統一系統管理;同時項目建設，勘察，設計，施工，監理等單位也應明確項目檔案工作責任人，并建立管理機構，將檔案工作與項目建設同步規劃、同步部署、同步推進、同步落實，同步監督，形成檔案工作聯合管理同步模式。

（二）制定相應的檔案管理制度。檔案管理機構和管理網絡建立后應當制定一系列的檔案管理制度，如檔案工作人員職責、檔案收集歸檔制度、檔案查借閱制度、檔案安全保密制度、檔案庫房管理制度等等。同時應當制定項目竣工檔案編制辦法、項目檔案實施細則，具體內容應明確細化，標準清晰，可以項目前期，設計階段，施工階段、竣工階段為基礎進行具體規劃，分階段進一步細化檔案工作內容、明確標準，從而使整個建設項目檔案工作思路清晰、內容具體、標準明確，有據可依。

（三）提高檔案從業人員責任意識，加強業務知識培訓。項目檔案工作領導小組要認真謀劃，精心組織分管項目檔案的管理者、檔案從業人員及相關工程人員進行定期或不定期的檔案知識學習培訓，可以聘請行業內檔案專家學者開展學習培訓，也可以組織檔案相關人員到行業內檔案工作做的扎實的單位進行考察學習交流。學習培訓應注重檔案管理和工程技術相結合，使工程技術人員了解檔案業務知識，檔案管理人員了解工程建設專業知識。在加強業務學習的同時，檔案工作者應與時俱進不斷學習檔案現代化管理理論和方法，做好檔案信息化、數字化工作，全面提高自身綜合素質。

（四）加強檔案實體安全的保管保護。參建單位要按照項目檔案安全保管制度，完善應急預案，做好檔案安全保密工作。項目檔案數量多，主要以紙質材料為主，而且大多數是唯一的紙質文件，是不可再生的資源，所以檔案實體的安全是檔案管理工作的重中之重。檔案的安全管理范圍主要包括紙質文件資料、電子文件資料的保管保護，檔案庫房的安全管理。要建立項目檔案安全管理網絡，為檔案實體提供必要的場所、設備和資金保障，尤其要確保檔案轉移過程和儲存階段的安全，防范丟失和損壞。應由固定人員進行定期、定點檢查，以防止發生檔案安全事故。

（五）加強檔案工作的日常監督，提高檔案管理人員在項目建設中的地位。

檔案工作要納入項目合同管理，分階段組織檔案檢查和驗收。檔案人員要嚴格按照項目檔案的技術標準和規范要求，了解項目進展情況，積極監督和配合設計、施工、監理等參建單位，做好項目檔案工作，把好質量關，不接收不符合要求的文件資料，對檔案工作不到位的單位可以按照合同實施處罰，力求做到接收的檔案真實、完整、準確、規范、系統。

（六）提高檔案信息化管理水平。項目檔案的信息化管理是指采用計算機及應用軟件對項目建設文件的分類管理、檢索和利用，以解決手動組卷誤差率高，難以統一規范的問題。項目參與單位應統一配備檔案管理應用軟件，在施工過程中，項目的綜合管理文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工文件等都應全文數字化，確保所有文件和文件目錄都記錄到檔案管理應用軟件中。

綜上所述，高速公路建設項目資料的收集整理歸檔工作是十分重要的基礎性工作，也是高速公路發展規劃、建設施工的重要保障及組成部分，只有做好高速公路建設項目資料收集、跟蹤歸檔管理工作才能確保項目檔案發揮更好的利用服務，支撐項目發展需求。同時，高速公路項目檔案管理工作是一項涉及面廣，專業性、技術性強的工作，只有不斷提高檔案意識和管理水平，才能確保項目檔案真實、完整、準確、系統、安全、有效。

參考文獻

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[2]簡議高速公路建設檔案信息化管理的重要性及其措施，劉先型何春侃

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