關于人口與計劃生育檔案管理信息化的思考

楊昱

摘 要：我國人口基數大，做好人口計劃生育工作是非常有必要的。人口計劃生育檔案管理程序復雜，數據多，加上檔案管理人員的專業水平不高，管理制度不完善，存在保存的卷宗資料真實性無法保證等問題，因此需要對人口計劃生育檔案加強管理，不斷完善相關管理方面的制度建設。在我國目前社會發展的新形勢下，提高信息化建設的水平對人口與計劃生育檔案管理有著至關重要的作用，因此一定要重視信息化建設。本文將對我國人口計生檔案信息化管理的必要性及對策做簡單的探討。

關鍵詞：人口與計劃生育;檔案管理信息化;必要性及對策

1 人口與計劃生育檔案信息化管理的必要性

1.1是我國人口與計劃生育工作逐漸實現信息化發展的必然結果

國家人口計生委明確提出要在我國人口計劃生育事業中將信息化作為優先發展的領域，不斷提高信息化水平，促使人口計生工作在新形勢下實現新的跨越。在當前科技快速發展的背景下，人口計生部門在復雜、程序化的檔案管理中要充分地利用信息化技術，享受科技帶來的高效、便捷性服務，不斷提高檔案工作的管理水平，從而更好地促進我國人口計生工作的發展，使計生部門的工作由被動的管理逐漸過渡到主動地為社會大眾服務。

1.2是各級政府資政和維護群眾利益的現實需要

我國計劃生育政策隨著經濟社會發展需要、人口結構的不斷變化等需要調整時，計劃生育檔案在參與國家制定新的計劃生育政策中將發揮重要的參考作用。同時，也隨著社會保障制度的不斷完善，人們參與的各種保險業務種類越來越多，例如養老保險、醫療保險、勞動保險等。計劃生育檔案為廣大人民在各種保險業務問題上提供可靠、有利的幫助。計劃生育政策作為我國長期堅持的一項基本國策，勢必對人們的生產、生活、教育、就業等各方面產生深遠的影響，建立科學高效的計劃生育檔案信息化系統，就可以滿足廣大人民群眾對計劃生育檔案信息的利用需求。

1.3是實現計生工作科學化規范化管理的技術平臺

信息技術具有容量大、更新快、時效性長、使用便捷的獨特優勢，隨著公民法律意識和維權意識的不斷增強，計劃生育、優生優育、育嬰方面的醫療糾紛時有發生。建立好計劃生育檔案信息庫，對妥善解決醫療糾紛和因計劃生育問題產生的醫療事故，是最有效的依據和憑證。

1.4是開展技術服務和行政技術管理的有效手段

隨著我國經濟社會的發展進步和計劃生育政策不斷深入，人們對計劃生育、優生優育越來越重視，以計生、婦幼為專業的專門服務機構點多面廣，建立可靠的計劃生育檔案系統，可以有效加強對計生部門的監管，為解決一些醫療糾紛的提供醫療憑證，也是為廣大患者提供跟蹤服務和指導的可靠依據。

2 提高人口與計劃生育檔案信息化管理水平的對策

2.1建立高權威性的人口檔案數據庫，提高采集的人口與計生數據的質量

政府要牽頭，發揮部門的優勢作用，改變各地在采集、維護、使用計生檔案資料等方面各自為政的情況，建立起高效運轉的權威性的信息數據庫，在此數據庫中，個人唯一的識別標志為居民身份證號。各地的計生部門全面、準確地采集人口與計劃生育工作中的各類檔案資料，經過仔細核實，確定其真實性后輸入到計算機中，上傳到人口檔案數據庫，避免出現重復采集信息、重復建設信息數據庫等而造成的浪費。計生檔案的信息化管理要將提高數據的質量作為其生命線，從采集、審核、錄入等多個環節嚴格把控，在及時采集資料的同時也要確保資料信息的完整、準確。明確相關人員的職責，建立起問責制度、質量考評制度等，提高工作人員的責任心。

2.2建立健全計生檔案信息化管理機制

在計生檔案信息化建設實踐中，我們應當結合實際，建立規范的管理機制，使管理工作能夠落實到人，以保證信息網絡以及檔案信息資料的應用安全可靠性。同時，還要根據目前計生檔案管理條件，制定切實可行的檔案管理機制，細化檔案記錄環節，明確相關業務流程、技術要求以及操作步驟;采取有效的措施來保護電子文件和檔案資料，確保信息的全面性、安全性以及完整性。對于檔案管理人員而言，應當具備高度的責任感，對待工作要認真負責。

在管理工作中，應當有質量、效率意識，積極參與和推動計生檔案管理工作的信息化建設。正所謂無規矩不成方圓，計生檔案信息化建設過程中，應當建立嚴格的、統一的標準。計生檔案管理工作的信息化、標準化，即檔案整理、記錄、服務以及技術標準等，這些標準在一定程度上反映出檔案管理人員的工作態度、質量和效率。如果每一個單位都不按統一標準管理檔案，則檔案信息資料就會變成孤立的資源，難以發揮檔案的作用，其存在也就失去了價值和意義。由此可見，計生檔案信息化管理過程中，應當建立健全標準化管理機制，以此來約束管理人員的行為。

2.3建設專業的、科學的管理團隊

實現計劃生育檔案信息化建設最為核心重要的就是檔案管理人員配置，它直接決定著檔案信息化的發展速度和質量。從傳統的紙質檔案到當前的計算機信息化保存，一直都比較重視對計劃生育檔案的管理工作。不僅應該對相關的工作流程進行規范，還應該不斷加強管理人員的綜合素質。首先必須要讓檔案管理人員對信息化管理有一個清楚的認識，其次需要不斷加強檔案管理人員的信息化意識。當前很多信息都是通過計算機來儲存的，從登記、立卷、歸檔到后期的查找、索引、傳遞以及安全保存都是在計算機上實現的。因此檔案管理人員不但要對電子檔案的整個過程的規范管理有熟悉的認識，還應該具備計算機系統和網絡安全相關的防護知識，保證管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應該不斷學習，積極參加信息化教育培訓，提高自己的專業知識和工作技能。檔案管理人員不僅要明確自己的職責，做好檔案記錄和保管工作，還應該為基層和群眾提供最完善的檔案服務，同時還應該加強自己的檔案信息化意識。檔案部門也應該定期給管理人員提供一些專業的培訓，或是找一些檔案學專家來進行新知識的講解和業務培訓，還可以具體安排一些專職管理檔案的干部適時上門進行業務指導，對具體工作中的收集、整理、保管等方面進行詳細的分類指導，同時對檔案員提出的問題進行針對性地講解。檔案管理人員應當積極的與其他檔案管理員相互討論、交流工作方法和經驗，共同進步，共同提高。

2.4統一計劃生育檔案管理設備

隨著人口數量的變化、各項惠民政策的落實以及流動性大，檔案數量的快速增長，計劃生育檔案機構面臨著存儲空間大、保管壓力大，這就需要高容量的存儲硬件。利用計算機的移動硬盤、磁盤存儲和光盤存儲可以緩解存儲壓力，同時也減緩了檔案管理人員的工作量，提高工作人員的工作效率。存儲還要注意的是要保證數據的安全，做好加密以及系統安全，保證數據的安全性，防止不法分子的篡改和竊取。最后，要實現檔案信息的共享交流和傳遞。在計劃生育檔案管理工作中，高效率的信息傳遞以及豐富的資源可以給用戶新穎的服務方式，更是現在信息交流和共享的重要工具。計劃生育的檔案管理也要適應這一發展趨勢，不斷的規范和科學、高效的來進行信息的共享和交流。

結 語

人口與計劃生育檔案管理對我國計劃生育工作的順利開展提供了有利的保證，隨著社會科技的不斷進步，各行各業的信息化程度越來越高，人口及計劃生育檔案的管理工作同樣也需要不斷提高信息化程度，以促使管理更加規范化、科學化，提高工作的效率。

參考文獻

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