業務外包及外包人員風險管理幾點思考

張淑紅

業務外包是指公司將日常經營中的部分業務和工作委托給本公司以外的第三方專業服務公司或其他經濟組織（以下簡稱外包商）完成的經營行為，外包人員是外包商所雇傭的從事與本公司相關業務的人員，外包及外包人員風險管理的好壞直接影響到外包商提供服務的質量，因此外包及外包人員風險管理對于支撐企業高質量發展來說意義重大。

一、對外包及外包商的風險管理

（一）明確內部各部門管理職責界面。

1.明確戰略部統籌管理部門，制定組織制定組織架構、流程、運營模式新增或者變化方案，對外包合同進行法律審核，指導公司所屬各單位開展外包法律風險防范工作。

2.各業務部門負責組織所屬條線業務外包的管理與實施，確定外包業務范圍及方式、交付內容驗收管理，費用結算稽核及評估管理，支撐指導外包商制定崗位編制依據。

3.財務部負責整體預算管控，統一業務外包費用專用列賬科目，制定報賬規范及流程，監督規范執行。

4.采購部負責制定合作方招募程序、招投標規范;定期組織供應商質量評估。

5.審計部負責外包人員、費用和流程執行規范，審計費用準確規范、大額增長或偏差，審計相關系統數據維護完整準確。

（二）外包商采購管理。外包供應商集約管理，每兩年統一組織開展外包商招標工作，做好外包商評估管理，實現外包商動態管理。

1.外包商合作后評估周期為每年進行一次，按照采購確定的評估指標對項目進行評估打分，確保外包商合作后評估結果的客觀性與公正性。對評級較高外包商，提供較好外包份額，對執行偏差較大的供應商，通過約談、督辦等手段提高外包商產品和服務質量。

2.外包商提前退出。

外包商出現下列情形之一的，可提前終止外包協議/合同

（1）違反有關法律、法規以及政府監管部門規定;

（2）安全生產管理不善，造成重大人員傷亡事故;

（3）服務質量差，連續3個月考核不達標;

（4）遭用戶投訴，造成嚴重不良后果;

（5）有意詆毀企業形象、產品形象;

（6）發生重大信息安全事故、泄密事故;

（7）其他雙方合同約定的事項。

（三）外包商風險管理。

1.各業務部門加強外包商監督管理，防止外包商因短期利益而損害企業的長遠發展。

2.公司各項規章制度不直接適用于外包商，外包商應完善本公司具體管理制度。

3.公司各業務部門、人力資源部避免對外包人員進行直接管理，杜絕形成事實用工，外包商與外包人員的勞動糾紛事件，由外包商自行解決。

4.外包商外包人員的工作證或上崗證等工作證件、考勤記錄、崗位評價、評優選先、績效評估激勵、工資福利支付憑證等，均由外包商統一辦理或發布通知。

5.不以公司名義直接出具涉及外包商外包人員的人事關系文件材料，如：崗位聘任通知、工作調動通知、解除勞動合同通知、獎懲通知等，也不直接參與外包用工爭議的處理，如調解、和解、仲裁、訴訟以及支付經濟補償等。

6.外包商應妥善保管與外包人員建立勞動關系的憑證，如勞動合同復印件、外包人員招工登記表、外包人員清單、外包人員人事檔案等。

二、外包商管理工作機制及考核

（一）建立日常工作月報和半年通報工作機制，業務部門按月通報外包商的業務完成情況，統籌管理部門半年通報外包管理工作開展情況。

（二）對外包商日常管理工作納入相關部門年度績效考核，發生重大業務外包管理事故的，取消責任人年度評先選優資格。

（三）管理問責。對違反勞動用工管理規定的部門及外包商，給公司造成用工風險或經濟損失的單位和個人，責令限期整改并對相關責任人及直接領導進行問責。

三、外包商對外包人員的管理。外包商對外包人員的管理應從選育用留的幾個方面規范

（一）外包人員定員定編。按照總量管控，能效提升的原則進行管控，通過人員結構優化、流程優化，細化定編標準，提高外包人員使用效率，加強費用效率和人員單產效能分析。

（二）外包人員用工審批及招聘。外包商在其用工總量計劃內，按照相關崗位定編要求，符合崗位任職條件的人員，發起外包人員用工需求，經外包商單位內部逐級審核后，由外包商辦理用工手續、錄入IT系統。

（三）外包人員的招聘。外包商應遵循公開透明、公平公正，人崗匹配、擇優錄用，科學規范、集體決策的原則，由外包商確定招聘方案，發布招聘信息，組織報名，對應聘人員進行資格審查，對應聘人員進行甄選和體檢。

（四）外包人員崗位變動。外包商應保證自己員工隊伍的穩定，按照外包商的崗位管理流程，做好崗位變動和職業發展晉升記錄，如有崗位變動應及時通知公司。

（五）外包人員培訓及崗位認證管理。外包商對外包人員的培訓應以支撐發展、為員工成長賦能為宗旨，以提高外包人員綜合素質為目標，外包商也可委托外單位為其外包人員培訓，做好培訓的組織、管理和評估;外包商組織外包人員崗前培訓，外包人員培訓合格后方能上崗。

（六）外包人員薪酬保險管理。外包商根據外包業務特點，制定外包商的薪酬分配和管理制度，外包商在其薪酬模型基礎上，做好外包商外包人員的業務薪酬測算，制定薪酬分配方案;外包商應按月及時發放外包人員薪酬，并將薪酬發放情況上墻公示;外包商按照法律法規足額及時繳納外包人員各類社會保險;

（七）外包人員績效管理應堅持業績導向，價值引領、公平公正、責任到人;外包人員月度和年度績效考核結果應進行公示。

（八）外包人員退出。外包商根據外包人員單產效率分析、績效考核結果分析，違反法律法規或公司規章制度等情況，制定外包商人員退出管理辦法。外包商外包人員退出按照其審批程序，由外包商辦理離職手續。

（九）外包用工信息管理。外包商應加強外包人員信息化管理，）外包人員信息錄入入IT平臺，外包商按月及時動態維護;每月IT平臺將需要新增、刪除人員信息推送至各級業務部門;外包人員薪酬數據由外包商錄入IT系統。

（十）外包用工效能評估及分析。外包商做好智慧人力能力輸出的應用，按照其外包人員效率評估模型、標桿及目標，常態化開展通報、分析及定點幫扶，提升人員效率。

（十一）外包人員風險管理。公司各項規章制度不直接適用于外包用工，外包公司應完善本公司具體的管理制度;外包人員的工作證或上崗證等工作證件、考勤記錄、工資福利支付憑證等，均由外包公司統一辦理或發布通知;不以公司名義直接出具涉及外包人員的人事關系文件材料;外包公司應妥善保管與外包人員建立勞動關系的憑證，如勞動合同復印件、外包人員清單、外包人員人事檔案等。