文書檔案規范化管理分析

摘要：標準化和規范化的檔案管理是所有檔案管理工作者的宗旨和目標。文件是文檔的來源是文檔的結果。因此，標準化文件處理是規范化檔案管理的重要基礎。針對檔案管理中存在的問題，本文進行了分析和研究檔案管理的標準化以及規范化的管理措施和方法。

關鍵詞：文書檔案;規范化;管理分析

伴隨社會科學技術的發展，檔案工作的管理方式正在發生變化，管理方法也越來越復雜，但仍然與人為操作密不可分。因此，提高檔案工作者的素質是促進檔案業務創新的基礎，也是加快檔案技術進步，促進檔案事業發展的關鍵。作為檔案管理部門，如何規范檔案管理，使其能夠充分利用于知識創新、經濟發展和社會生活，是檔案管理人員要認真考慮的重要問題。

一、文案一體化的必要性

所謂的文檔集成是指在當前歸檔工作的現實中，將所有機構的相對分散和獨立的文件管理與檔案管理集成為一個有機的管理整體。文件中心是文檔生成器和存檔之間的過渡文檔存儲組織。國內學者認為，其依據理論是文件的生命周期理論。文件生命周期理論表明，文件是一個完整的生命過程，從形成到最終銷毀或永久存儲為檔案。此過程可分為多個階段，每個階段具有不同的價值、角色和特性，因此每個階段文檔都有一個存儲位置和存儲方法。根據文檔生命周期理論，文檔移動的不同階段需要不同的控件和存儲位置。其中，臨時保存文件特別特殊，此階段的文件必須經受時間的考驗，有些文件毫無價值，并且可以銷毀。一段時間后，有些有價值的文件，然后銷毀。有些具有持久存儲的價值，將來應存儲在庫中。因此，需要臨時機構來組織、存儲和使用，文檔中心機構便誕生了。伴隨中國高科技的飛速發展，文件檔案的計算機管理已提上了日程。文件檔案的計算機管理克服了先前工作鏈接和工作步驟的重復，將文件檔案視為集成系統工程，增強了文件管理的高級控制，確保檔案質量，檔案作用充分展示。檔案工作者預先干預文檔生命周期并從源頭開始的想法在世界范圍內受到一致歡迎。這個想法主要源于文檔分離的解決方案，該解決方案從根本上動搖了電子時代的檔案，這也是解決了分隔實際文件的基本方法。

二、文書檔案管理中存在的問題

檔案管理系統不完整，因此在文檔收集和分類過程中沒有規則，導致存檔的文件變成了不存檔的重要文件，文件放置的更加隨意，沒有標準可言，文件借閱未經過正式的借閱程序，或者借閱后沒有及時歸還文件，導致了文件管理混亂。文檔管理是一項技術工作，而不是簡單的管理工作。檔案管理員的業務水平和管理能力直接決定了檔案的質量。檔案管理員缺乏專業知識、缺乏管理技能、教育程度低、知識管理水平低、缺乏管理經驗，這些現象并沒有促進檔案管理的規范化，不良的檔案管理不能夠保證直接的文件質量。檔案管理員需要保持最新知識，不斷學習，充實自己并提高他們的業務和管理水平。檔案管理人員并不完全了解文件，也不清楚其職責。檔案不僅有價值憑證，而且更重要的是參考價值。簡而言之，檔案管理可以作為科研單位和機構持續正常運行的參考，但是需要發現并使用這些價值和功能。

三、實現文書檔案管理工作的規范統一

（一）強化文檔一體化意識

文檔集成的本質是秘書工作與文書檔案管理的真正結合，從組織系統到特定程序，可以更好地控制文書檔案部門對文件的管理，并科學地簡化文件工作流程。秘書人員需要高度了解文書檔案，文書檔案中的材料反映了歷史縮影，因此可以說，沒有文書檔案就沒有歷史。對于單位而言，它依靠檔案中的大量文書資料來保持其真實性，今天的文件是明天的歷史。秘書人員必須對歷史負責，并妥善處理所有正式文件。

（二）強化全過程管理工作

首先，需要建立質量控制意識。無論是秘書工作還是文書檔案工作，都必須首先確立質量的概念。必須遵守文檔處理、格式、編寫規則、發送和接收過程，文檔管理要求以及文檔歸檔規則的基本原則。精簡管理體系，完善組織結構，建立一支優秀的工作團隊。秘書工作、文書工作都是具有較強的專業技術，必須組建一支高素質，相對穩定的工作團隊。要建立詳細有效的管理制度和工作程序，按照規范程序處理正式文件，執行正式文件編制規則，并嚴格審查發行制度。要充分發揮隨文卡片的管理作用，填寫“文件處理表”，“簽發紙標簽”等，并合理確定要發行的文件范圍。必須依靠先進的設備和技術，為了跟上設備現代化的步伐，正確配置的設備和工具可滿足歸檔的法律和法規要求，從而提高其熟練程度和操作規范化。

（三）做好公文制發工作

文檔的創建和發布對文書檔案的標準化具有重大影響，因為檔案是從官方文檔中衍生而來的。為了實現檔案的標準化和規范化，首先，必須做好公共文件的標準化和規范化。因此，有必要確保正式文件的質量，正式文件的規格必須符合國家標準，版面和裝訂也必須符合相關規定。創建正式文件時，應注意簽發程序和審批權限。請確保官方文件標題、單位用途、付款方式等準確無誤，并注明日期。官方文件的起草、印刷、記錄、簽名、報告、評論等必須清晰易讀。請勿使用容易褪色的筆或墨水進行存放。正式文件的書寫格式應標準化，并應使用標準化的國家標準文字書寫。

四、利用先進技術與先進手段管理文書檔案

伴隨中國科學技術的持續發展，自文書檔案的管理逐漸實現自動化，需要通過OA進行簡單的傳輸，以及按時收發文書檔案的操作。因此，對工作人員將提出更高的要求，并且需要進行更改。在文書檔案管理模式下，首先需要根據工作需要選擇合適的工作軟件。這與文書檔案管理的當前狀態匹配。可以幫助單位員工通過互聯網訪問、存儲、編號、使用、檢索和組織文檔文件。要在OA系統與文書檔案管理軟件之間的接口中正常工作，注意文件的無縫連接，實現電子文檔資料的直接歸檔操作，提高文書檔案管理水平。

結語：

綜上所述，文書檔案管理的過程改善了文檔的收集，提高了文檔管理的專業水平，改變了傳統的文書檔案管理的模式，并實現了文書檔案管理的信息開發。為此，必須嚴格遵守相關規則和規定，提高員工文件檔案管理效率，實現文書檔案管理的可持續規范化發展。

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作者簡介：李欣（1984.03--）女，民族：漢，籍貫：吉林省舒蘭市，學歷：本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理。