機關事業單位檔案管理創新與改革探討

苗永

摘要：機關事業單位的檔案管理是一項非常重要的工作，但是同時也是一項非常復雜和繁瑣的工作。在當前的新時代背景下，機關事業單位要積極探索檔案管理的創新和改革途徑，這樣才能讓檔案管理工作適應新時期的要求。本文就機關事業單位的檔案管理創新和改革進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;創新;改革

引言

機關事業的檔案是指機關事業單位在工作過程中產生的各種資料、數據等文件，對于這些文件要做好搜集和整理工作，能夠幫助人們更好地了解機關事業單位的工作狀況，同時為后續的工作規劃提供科學的參考方向。隨著新時代的到來，傳統的檔案管理暴露出很多的問題，并且人們也對檔案管理提供了更高的要求，這就要求機關事業單位要重視檔案管理的創新和改革工作。

一、機關事業單位檔案管理創新的必要性

（一）時代發展的需求

隨著時代的不斷發展和進步，以互聯網為代表的現代化數字已經滲透到人們生活、工作和學習的各個方面，傳統的紙質數據正在慢慢被電子數據所取代。相對于紙質數據來說，電子數據的存儲、獲取和整理等都更加便捷，受到了人們的青睞，因此機關事業單位傳統以紙質為載體的檔案管理已經不適應時代的發展特點，要求檔案管理必須要進行改革和創新。

（二）事業單位體制改革的要求

當前我國的機關事業單位正面臨著改革的關鍵時期，很多事業單位都在發生轉變，在改革的過程中，需要對各類機關事業單位的檔案信息進行查閱、分析和利用，如果采用傳統的檔案管理模式，無法采用現代化的互聯網技術來查閱并且利用相關的資料，對于機關事業單位的改革工作非常不利，這就要求要對傳統的檔案管理工作進行創新和改革。

二、機關事業單位檔案管理創新和改革的原則

在機關事業單位的檔案管理改革和創新的過程中，應該遵循一定的原則：（一）服務性原則：機關事業單位本身就具有服務屬性，檔案的管理最終的目標也是為了為單位的發展提供參考，具有服務屬性，因此檔案管理創新也應該遵循服務性的原則。（二）靈活性原則：檔案管理工作要具有靈活性，能夠靈活搜集、整理和歸檔等[1]。（三）規范性原則：在檔案管理的每一個環節中，工作都要規范、到位，這樣才能確保相關檔案信息的準確性、真實性和全面性，并確保檔案安全。（四）科技性原則：社會在不斷發展和進步，傳統的管理手段和理念都難以適應當前科技不斷發展的時代需求，因此檔案管理也應該充分利用先進的技術手段，借助先進的科技來全面提升檔案管理的效率和質量，所以在檔案管理的改革和創新過程中要遵循科技性原則。

三、機關事業單位檔案管理創新和改革的途徑

（一）采用信息化手段擴充檔案服務的內容

機關事業單位的檔案管理具有服務屬性，因此在實際的檔案管理過程中，可以充分利用先進的信息化手段和技術來擴充檔案服務的內容。信息化手段給檔案管理提供了技術支持，事業單位要結合實際的發展需求以及當前的檔案管理現狀來靈活應用信息技術，充分利用信息技術來對做好分析，并結合實際情況來制定更加明確和科學的檔案管理計劃，對于每一個環節都應當制定比較詳細和合理的內容，確保檔案管理工作能夠順利、高效開展。另外，檔案管理部門可以建立專門的網站，通過網站的方式來開展檔案管理，給人們提供更加便捷的服務。另外，建立電子檔案的管理體系，做好對相關檔案的信息化處理。檔案管理部門的人員要對檔案的信息化和數字化形成正確的認知，樹立主動服務的服務意識，將傳統陳舊的服務理念摒棄。

（二）建設自動化和數字化的管理模式

在信息化時代背景下，機關事業單位要充分利用信息技術萊建設自動化的檔案管理模式和數字化的檔案管理模式。可以將指紋識別技術、電子標簽、二維碼識別以及數碼掃描識別等自動化的技術靈活應用到檔案的管理工作中，以此來實現對檔案資源的自動搜集、整理、篩選和檢索等，讓整個工作流程自動化，不僅大大提升了工作效率，同時還能夠減少人工出錯的概率，提高檔案管理的準確性，實現檔案資源的高效整合與查找利用[2]。數字化管理是一種先進的管理模式，在當前信息技術不斷發展的背景下，機關事業單位也應該充分利用數字化的技術來構建數字化檔案體系，將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，實現對電子檔案的數字化管理，這樣才能適應時代的發展需求。

（三）實現檔案管理的動態管理機制

事業檔案要想全面提升檔案管理的水平和整體質量，還應該加強管理，可以建立動態管理的機制，分析工作人員的工作狀態和動態。檔案管理人員要充分應用信息化平臺來不斷更新檔案，對于原始數據可以建立專屬檔案，對檔案資料進行同步管理，反映出檔案資料的真實情況。要實現檔案的動態管理，就要求要全面提升檔案管理人員的信息化水平和數字化水平，這就要求檔案管理人員要不斷提升自己，采取各種途徑和方式來學習新的技能，獲取新的理念，掌握動態管理的各種技術。

結語

在當前信息技術不斷發展的時代背景下，機關事業單位應該充分利用先進的信息技術來做好檔案管理的改革和創新，建立自動化和數字化的檔案管理模式，充分利用信息技術來擴充檔案管理的服務內容，實現檔案管理的動態管理機制，不斷提升檔案管理的規范化、信息化，做好電子檔案的安全管理，以此來積極推動檔案的管理和利用。

參考文獻：

[1]王祖明.探討如何做好新時期機關事業單位干部人事檔案管理工作[J].數字化用戶，2019，025（006）：193.

[2]樸順花.機關事業單位檔案管理的重要性及創新途徑[J].產業與科技論壇，2019，23（21）：51-52.