現(xiàn)代辦公室檔案信息資源的整合與信息化探索

王翀楠

摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代辦公室檔案管理更加注重信息的整合，信息化已經(jīng)成為目前檔案管理的最為主要的特征，它能夠有效提升辦案管理的效率，增強(qiáng)檔案管理的安全以及便捷性。本文主要探討現(xiàn)代辦公室檔案信息資源的整合以及信息化的探索，希望能夠有效提升現(xiàn)代辦公室檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：辦公室業(yè)務(wù);檔案管理;信息整合;資源探索

1前言

在辦公室所管理的資料以及資源中，檔案信息是非常重要的領(lǐng)域，是現(xiàn)代辦公室業(yè)務(wù)中主要的工作內(nèi)容。信息化技術(shù)的發(fā)展逐漸改變了人們的生產(chǎn)以及工作方式，相較于其他辦公室業(yè)務(wù)，檔案信息所受到的影響尤為明顯，需要對檔案信息不斷進(jìn)行信息化的整合以及探索，采用信息化的形式對現(xiàn)代辦公室檔案進(jìn)行收集整理以及使用分析，才能夠做好現(xiàn)代辦公室檔案管理歸集工作。

2在現(xiàn)代辦公室檔案管理中利用信息化技術(shù)的主要優(yōu)勢

相較于傳統(tǒng)的辦公室檔案管理的模式，信息化檔案資源管理以及整合技術(shù)不再受到時(shí)間以及空間的限制，打破了原有以紙質(zhì)媒介作為主要記錄載體的載體局限性，對于檔案的管理不再依靠手動(dòng)的輸入，利用計(jì)算機(jī)作為主要的輸入工具。對于辦公室檔案管理來說，也不需要像紙質(zhì)檔案那樣存放占用大量的空間，可以使用計(jì)算機(jī)硬盤或者是網(wǎng)絡(luò)空間來存儲相應(yīng)的辦公室檔案信息，使得辦公室檔案管理邁入新的發(fā)展階段。現(xiàn)代辦公室檔案管理工作借助于信息化整合效率更高，主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

2.1使得檔案整理更加高效

對于現(xiàn)代辦公室檔案管理來說，檔案分類是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，需要花費(fèi)大量的人力物力以及精力對檔案進(jìn)行歸類和分析。借助于信息化的檔案管理技術(shù)，能夠?qū)⑦@些簡單的重復(fù)勞動(dòng)直接利用計(jì)算機(jī)來高效完成。目前現(xiàn)代辦公室檔案管理，可以借助專門的檔案管理軟件進(jìn)行高效率的集中管理，只用在管理初期投入相應(yīng)的能力進(jìn)行信息輸入，然后對檔案的格式進(jìn)行規(guī)范化，就可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理的信息化整理。能夠有效減少重復(fù)勞動(dòng)的時(shí)間，解放了檔案管理人員的時(shí)間和精力，因此具有極為重要的作用。

2.2使得檔案的利用更為方便快捷

在現(xiàn)代辦公室檔案管理中，如果辦公室管理人員要使用相應(yīng)的檔案信息，必須要前往辦公室或者是資料室查閱大量的紙質(zhì)文件進(jìn)行翻譯以及查找，這種檔案管理的工作十分繁重，同時(shí)對正確使用檔案的效率也產(chǎn)生了負(fù)面性的影響。

如果將現(xiàn)代辦公檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化輸入，那么直接可以在檔案管理客戶端所建立的電子檔案庫中直接進(jìn)行查閱，打破了原有的時(shí)間和空間的限制，在互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通的情況下，就可以使用相應(yīng)的檔案信息，有效提升了辦公室檔案的使用效率。

將辦公室內(nèi)部檔案進(jìn)行信息化以及電子輸入之后，對于檔案的查找不再依賴原有的紙質(zhì)查詢或者是人工查詢的形式，可以形成相應(yīng)的搜索文件夾，應(yīng)用模搜索和概念性查找對于目標(biāo)文件進(jìn)行查閱，也可以使用關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，找到包含關(guān)鍵詞的相應(yīng)的篇章以及段落，能夠有效減少檔案管理人員查找檔案的工作量，同時(shí)也使得檔案信息的價(jià)值能夠得到最大程度的發(fā)揮，方便檔案查找人員迅速找到相應(yīng)的檔案信息，不至于將檔案的價(jià)值性埋沒，難以發(fā)揮其實(shí)際的作用。

數(shù)字化檔案信息以及載體之間出現(xiàn)相互分離的關(guān)系，借助于新的編碼方式以及存儲形式，所使用的檔案管理信息軟件的不同，都會對檔案信息的穩(wěn)定性產(chǎn)生沖擊，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理信息已形成多媒體文件，不再致力于單純的紙質(zhì)載體，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的交互性。

3現(xiàn)代辦公室檔案信息資源整合以及探索的要求

隨著信息化檔案管理技術(shù)的使用，對于信息技術(shù)的使用提出了更高的要求，以便于迎接挑戰(zhàn)，減少使用過程中產(chǎn)生的弊端，以下措施是現(xiàn)代辦公室檔案信息資源整合以及探索的要求。

第一，在實(shí)現(xiàn)辦公檔案的電子化以及信息化后，對于原有的文件也要保存相應(yīng)的紙質(zhì)信息。從長遠(yuǎn)角度上來看，檔案管理的信息化是必經(jīng)之路，但是由于這種信息化技術(shù)耗費(fèi)的時(shí)間和精力比較大，如果原始的檔案沒有保存，難免會因?yàn)槎ㄖ莆募孤痘蛘邅G失，而難以找出相應(yīng)的原始文件，同時(shí)原始的大文件也可以被相應(yīng)的人員調(diào)請審閱，與電子文件進(jìn)行比對，以防止出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性。

第二，所使用的現(xiàn)代辦公室檔案信息軟件需要得到嚴(yán)密的防護(hù)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息泄露已經(jīng)成為公共安全問題，在檔案的使用以及保存過程中，需要將檔案的信息保護(hù)放在重要的位置。檔案管理人員可以利用信息加密等措施提升檔案保護(hù)的等級，對于一些絕密檔案，要遵守相應(yīng)的保密程序，只有通過特定許可的人才能夠登錄，查找相應(yīng)的檔案資料。可以借助于防火墻以及其他計(jì)算機(jī)殺毒軟件，可以提升檔案管理環(huán)境的安全性。對于進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的人員也要進(jìn)行相應(yīng)的審核，做好身份鑒別，以防止出現(xiàn)檔案信息泄露的現(xiàn)象。

4結(jié)束語

本文主要探討現(xiàn)代辦公室檔案信息的資源的整合以及信息化機(jī)制的探索，對其目標(biāo)要求以及資源整合的形式進(jìn)行了研究，希望能夠有效提升現(xiàn)代辦公室檔案管理的效率。

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