關于文書檔案科學化管理的思考

劉敬峰

摘 要：文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的由通用文書轉化而來的那部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人擋案、這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

關鍵詞：文書檔案;科學化管理;思考

一、文書檔案科學化

（一）文書檔案科學化

科學技術的發展特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。對電子文件、電子文件及其歸檔后形成電子檔案的管理，這些具體工作豐富了檔案工作實踐，提高了檔案工作內容，但不應顛覆檔案理論。不管是對紙質文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是“歸檔”，使文件轉化為檔案，“文件轉化為檔案也算是一事物轉化為另一事物的質變”、傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。

（二）科學化的重要性

（1）辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作.要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用、字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

（2）文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后.檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。

（3）電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命耍長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸酶，氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子軟體：如VCD.DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長.受外部環境影響小，不易損環，具有很強的穩定性。

（4）提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下.直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、如何做好文書檔案管理科學化

（-）科學化管理描施

（1）文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執行，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部門以及不同操作者，就導致了檔案管理較容易出現錯誤，或者出現文書檔案管理程序過于復雜的情況，甚至出現難以修改已管理好的個別檔案的復雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。鑒于此，隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態，統一成一個有機整體去進行管理。文檔一休化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩并歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學處理和有效控制。

（2）基于計算機的文書檔案管理

隨者計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化資源的出現.使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作.使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，從紙質形式轉變為電子資源形式，文書檔案的歸檔等操作過程均由計算機進行處理。基于計算機的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減經了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理。就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做.這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現該問題。

（3）電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有-定參考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、整理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案于要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，文字簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定.完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態數據信息。

（二）對檔案管理人員的要求

（1）要有高尚的職業道德修養

文書檔案工作由于其工作特點以及環境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏生機和活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正囚為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極性;另外，由于文書檔案工作畢競是較沉悶，職員記錄信息時容易麻痹較容易出現錯誤。從而導致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質量效果。因此，文書檔案工作的性質決定檔案工作者應具有高尚的職業道德修養，應耐得住寂寞，甘于清苦。從而確保文書檔案的準確性。

（2）擁有專業知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須首先具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發等，以適應檔案現代化管理的需求。

（3）做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理上作就必須先要求從基礎工作人手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作若對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起，把基礎抓好。