大數據時代高校檔案管理模式的應用

韓曉蕾

摘要：隨著信息技術的發展和互聯網絡的普及，大數據時代已經到來，各行各業都在探索技術升級與信息化發展的道路，教育領域也不例外。通過與互聯網的融合發展，能夠整合更加優質的教育資源來推動我國教育事業的快速發展，高校具有一定的資金優勢、人才優勢和管理優勢，更應當靈活的進行信息化改革。檔案管理工作作為高校內部管理的重要組成部分，實現檔案管理理念、技術手段、方式方法以及人才的創新，能夠切實的提高高校檔案管理質量和水平，提高檔案資源的有效利用率，這對于整體推進高校管理大數據戰略具有積極的意義。文章就主要圍繞大數據時代下高校檔案管理工作的變革方向以及模式創新等相關問題進行分析和研究。

關鍵詞：大數據時代;高校檔案管理;模式優化

Abstract： With the development of information technology and the popularization of the Internet， the era of big data has arrived. All walks of life are exploring the road of technological upgrade and information development， and education is no exception. Through the integrated development with the Internet， it is possible to integrate higher-quality educational resources to promote the rapid development of China’s education. Colleges and universities have certain financial advantages， talent advantages， and management advantages， and should be more flexible in informationization reform. As an important part of the internal management of universities， the realization of the innovation of archives management concept， technical means， methods and talents can effectively improve the quality and level of archives management in colleges and universities， and improve the effective utilization rate of archives resources， which is of positive significance to the overall promotion of big data management strategy in colleges and universities. This article mainly analyzes and researches on the reform direction and model innovation of university archives management in the era of big data.

Keywords： The era of big data; university archives management; model optimization

一、前言

檔案管理是高校教務管理的重中之重，高校檔案管理工作涉及的范圍非常廣泛，主要就包括教學檔案管理、人事檔案管理、學生信息檔案管理、財務檔案管理、教務活動檔案管理等等，在進行檔案管理的過程中，檔案管理部門需要同高校多個部門進行協調合作，目的是收集最為全面和準確的檔案資料信息，為學校各項工作依據和借鑒[1]。但是隨著高校人數的增多和教育教學管理體系的不斷完善，對檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是大數據時代下，很多的檔案信息資源需要通過網絡來進行傳遞和整合（如圖1），因此高校必須要順應時代發展的潮流，進行檔案管理工作模式的改革與創新，提供必要的軟硬件支持，構建人才服務保障體系，真正的發揮檔案信息資源的作用，提升檔案管理的服務質量。

二、大數據時代高校檔案管理模式變革的重要性

（一）有利于提升高校檔案管理效率和水平

大數據時代高校檔案管理模式進行信息化變革，就有利于提升高校檔案管理的效率和水平。在以往的檔案管理工作中，主要是依靠人力資源來進行檔案資料的收集和整理，但是人力畢竟是有限的，其中難免存在一定的疏漏，而通過信息化改革，借助于專業的軟件或綜合信息管理平臺，能夠實現檔案信息資料的高效傳遞，減輕了工作人員的壓力，保證了信息資料的全面性和準確性[2]。同時，檔案管理信息化建設還簡化了檔案資料管理的流程，尤其是在信息查閱這一方面，能夠通過登錄檔案管理系統進行快速的檢索，避免了以往紙質化調閱存在的諸多不便。

（二）有利于提高檔案資源的利用率

大數據時代下高校檔案管理模式的變革與創新，還有利于提升檔案資源的有效利用率。高校之所以要重視檔案管理工作，這是因為將高校的各項活動以及教學管理成果以檔案的方式進行記錄和保存下來，可以作為高校歷史發展的一個見證，同時也能夠為高校今后各項活動的開展和決策的執行提供參考和依據，可以說檔案管理的最終目的就是實現檔案資源的高效利用。但是在以往的工作過程中，更加注重對檔案資料的保管，開發利用上存在明顯的欠缺，不能為學校各項工作的開展提供便利化的信息服務[3]。而通過檔案管理信息化建設，可以在相應的數據庫中實現對檔案資料的分析與處理，并且提供檢索和查詢目錄，更加方便對信息資料的傳播和使用，大大提升了檔案資源的有效利用率。

三、大數據時代高校檔案管理模式的優化方向

（一）更新檔案管理理念

大數據時代要實現高校檔案管理模式的變革，就要明確檔案管理的優化改進方向。首先是更新檔案管理的理念，高校檔案管理部門應當意識到大數據時代的發展特點，轉變傳統的思想觀念，增強檔案管理服務意識，創新檔案管理工作方式方法，探索如何實現紙質檔案向電子檔案的轉化銜接，認識到技術變革的重要性，編制相應的檔案管理信息化建設改革方案，逐步的落實各項信息化建設舉措。

（二）創新檔案管理技術

大數據時代高校檔案管理工作還應當不斷的創新檔案管理技術。新時期高校檔案管理的主要方向就是實現紙質檔案向電子檔案和數字檔案的轉化，在這個過程中會應用到相應的信息技術、計算機技術和掃描技術以及大數據技術，這就要求高校相關部門必須要給予相應的資金支持，便于檔案管理部門進行技術開發與系統軟件引進，同時基于對相關信息技術的應用，對于歷年的檔案資料分階段的進行轉化處理，建立完整的電子檔案數據庫，真正的實現對檔案資源的整合與利用。

（三）變革檔案安全管理方式

大數據時代高校檔案管理還應當不斷的變革檔案安全管理的方式方法。在以往的傳統紙質檔案管理工作中，為了確保檔案資料的完整和安全，主要是依靠管理工作人員來進行定期的檢查，同時加強對檔案室的防火、防潮、防盜、防蟲害等的安全管理，而隨著大數據時代的到來，逐漸出現了電子檔案和數字檔案，相對于傳統的紙質檔案其管理流程和內容可能沒有那么復雜，但是同樣的要認識到基于互聯網絡的檔案管理信息化變革存在著相應的安全漏洞，如果由于系統問題或者是人員操作失誤問題導致檔案資料丟失或者損毀，那么將會造成比較嚴重的后果[4]。因此大數據時代要更加重視檔案資料的安全防護，定期檢查系統漏洞，安裝補丁，進行病毒查殺，做好資料備份工作，確保檔案資料的安全。

（四）優化檔案管理服務

大數據時代高校檔案管理還需要朝著提升服務質量的方向發展。當前高校檔案管理工作必須要明確自身的服務職能，要充分地發揮檔案資料的參考和借鑒價值，通過構建檔案資料數據庫，借助于大數據技術的集中分析和處理功能，對各類檔案信息資料進行深加工，提供智能搜索服務、ORC服務、全文檢索服務、工作流服務以及縮略圖服務等[5]，完善檔案管理平臺的職能，讓使用者能夠更為方便快捷的獲取相關的資料信息。同時要不斷的開發檔案管理信息系統或者是平臺的多元化功能，如自動篩選、自動更新和替換信息以及一鍵傳送等（如圖2），真正能為檔案管理工作人員和使用者提供更加高效和便捷的服務。

（五）加強檔案管理團隊建設

大數據時代高校檔案管理在變革發展的過程中，還要更加重視檔案管理人員在其中發揮的重要作用，加強檔案管理團隊建設[6]。高校檔案管理工作要由原先的比較松散的人員管理轉向專業化、團隊化的人員管理，同時對于檔案管理人員的專業能力和綜合素質進行考核，明確崗位職責和崗位職能要求，不僅要工作人員熟悉檔案管理以及信息傳遞的流程，更要具備信息技術應用能力，同時具有高度的責任心和溝通協調能力，為高校檔案管理模式創新奠定重要的人才基礎。

四、大數據時代高校檔案管理模式研究

（一）構建多部門協調的檔案管理模式

大數據時代下，高校檔案管理工作要建立更為多元的管理模式，從檔案管理工作的各個角度入手，切實的提升高校檔案管理的水平和效率。首先就是要從檔案管理工作的特點入手，來構建多部門協調的檔案管理模式。所謂多部門協調主要就是指要借助于信息化管理平臺或相應的技術手段加強檔案管理部門其他部門之間的溝通與聯系，加強部門之間的協作能力，從而形成檔案管理的合力，保障各類檔案信息的高效傳遞。在多部門協調的檔案管理模式的指導下，可以由檔案管理部門牽頭來建立相應的溝通協調機制，將檔案管理部門與各院系辦公室、高校黨政工作處、人事處、學生信息管理中心、財務處以及后勤管理處等部門緊密的結合起來，完善檔案信息資料的傳遞流程，各部門可以將在日常工作中產生的信息資料直接在檔案信息管理系統中進行錄入并且上傳，檔案管理部門的人員只需要進行接收并且審核，就可以及時的對相應的檔案資料進行完善、補充或者是替換，這就大大提升了檔案管理工作的效率[7]。同時其他各部門如果需要進行檔案資料的調閱，則可以利用內部的登錄權限來實現檔案資料的查找，促進高校檔案資源的共享。

（二）構建數字化的檔案管理模式

高校檔案管理工作模式的優化創新，還必須要從信息化建設的角度入手，構建數字化的檔案管理模式。首先就要求高校更加重視對檔案資料的深入挖掘和利用，制定相應的檔案管理大數據戰略，增加資金、技術和設備上的投入與支持，為數字化檔案管理模式的變革奠定重要的物質基礎。其次，是在建立完善的檔案管理信息化數據平臺的基礎之上，要進行一定的數據遷移，完善檔案管理平臺的業務體系，提供定制服務，包括對檔案類型的整理，列出分類表，提供代碼檢索，在此基礎上，做好收集整編、移交管理、借閱管理、打包推送、信息統計與數據權限編制，在這個過程中檔案管理人員一定要注意對信息真實性的審核與篩選，剔除錯誤數據和不規范格式的信息，而對于過往的歷史檔案資料，可以借助于先進的電子掃描儀等設備，來進行數字化存儲，在完成初步信息收集和整理之后，就可以對相應的檔案數據資料進行分類與歸檔保存，編制查詢與檢索目錄，借助于云存儲技術可以進一步拓展檔案信息數據的存儲空間，同時對于保存期限也可以加以設定，實現對電子檔案的有序化管理[8]。最后，要實現高校檔案管理數字化模式向縱深發展，高校還可以聯合當地信息產業園來開發專門的檔案管理軟件或者是平臺衍生軟件，讓學校教務管理工作者和學生都能夠通過移動終端下載App，供學校教務工作者進行人事信息、教學管理信息這些基礎信息的查詢，學生則可以進行學籍信息和期末考試成績等信息的查詢，從而為高校師生提供更加便捷和貼心的服務。

（三）構建標準化的檔案管理模式

基于大數據時代下對學校檔案管理工作提出的新要求，高校還應當構建標準化的檔案管理模式。高校通過制定標準化的檔案管理制度，按照一貫的檔案管理工作流程，來針對電子檔案的收集和整理特點，從資料搜集階段開始，對資料的上傳與接收，審核與篩選、分類與整理、保存與歸檔、存儲與查詢、交換與傳輸等進行標準化的管理。對于上傳與接收這一環節，檔案管理人員必須要做好接收回執與記錄，明確接收時間和接收方式，以便在信息篩選的環節能夠對接相關的負責人來進行信息的核查。而在對相關檔案信息進行分類和整理的過程中，檔案管理人員必須要明確分類方式和保存路徑，做好相關的記錄，為后續檔案資料使用人員提供更為便捷的解鎖服務[9]。同時在進行信息資料的交換與傳輸階段，檔案管理人員要明確檔案資料的權限設置，對于一些重要的帶有密級的檔案資料，一定要經由專門的檔案保管人員對相關調閱申請進行核查之后，再進行加密傳輸。通過有效的落實這一系列標準化的管理舉措，有利于切實的提升高校檔案管理水平。

（四）構建安全保障型和人才保障型的檔案管理模式

高校檔案管理工作基于當前數字化與信息化管理特點和發展趨勢，還需要構建安全保障型和人才保障型的檔案管理模式。首先從安全角度出發，大數據時代下要建立健全電子檔案安全保障體系，要組織專門技術人員定期的對檔案管理信息數據平臺或信息系統進行檢修與維護，設置安全防火墻，定期的進行病毒查殺，同時還要應用層級加密和密鑰技術[10]，對重要的電子檔案資料進行加密保存，同基礎信息數據之間隔絕開來，以免重要信息資料的泄露和丟失。其次是從人才建設的角度出發，加強對檔案管理人員的教育和培訓，重視對檔案管理人員的專業技能考核，執行崗位責任制，提升檔案管理人員的責任意識和綜合管理能力，不斷的充實高校檔案管理人才隊伍。

五、結語

大數據時代高校檔案管理工作總而言之就是要朝著信息化、數字化的方向發展，通過構建多部門協作、電子檔案、標準化建設以及安全保障型和人才保障型的多元檔案管理模式，提高信息技術的應用水平，能夠切實推進高校檔案管理改革創新的步伐。

參考文獻：

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[10]李玉玲.論大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].科技經濟導刊， 2019，27（19）：144+143.