新形勢下基層單位做好紙質檔案管理的重要性分析

朱文凱

摘要：隨著信息技術的高速發展，基層單位檔案管理工作也陸續發生了變化，大部分單位嘗試以信息化檔案管理方式代替紙質檔案管理方式，但從當前電子檔案管理情況分析來看，其在安全性與真實性方面遜色與紙質檔案管理方式。因此，基層單位要重視紙質檔案管理的重要性，讓紙質檔案管理在日常工作中發揮出自身的優勢與作用。基于此，本文探究了心新形勢下基層紙質檔案管理的優勢，并分析了提升基層單位紙質檔案管理工作質量的有效對策，促進基層單位檔案管理工作質量與效率提升。

關鍵詞：新形勢;基層單位;紙質檔案

新時期背景下，隨著網絡信息技術的高速發展，基層單位逐漸嘗試以電子檔案管理方式代替紙質檔案管理方式，然而在電子檔案管理尚未發展成熟。在檔案保管長久性、安全性、真實性方面紙質檔案管理占據絕對優勢。因此，基層單位做好紙質檔案管理工作至關重要。

一、紙質檔案的優勢

（一）紙質檔案具有直觀性

電子檔案管理需要對原始紙質檔案進行編輯、修改、錄入等一系列操作，而紙質檔案的保管載體是紙張原件，無須依附其他工具與平臺對檔案內容進行查閱與使用，紙質檔案更具直觀性，方便人們查閱與使用。

（二）紙質檔案相對完整

紙質檔案是在檔案保存的過程中生成的原件，其本身具有完整性。紙質檔案建成歸檔后，不需任何人對檔案內容進行更改，并對檔案借閱使用有嚴格的規定與要求，保證紙質檔案紙張內容的完整性。大部分基層單位用于檔案管理的資金十分有限，要想實現高質量的信息化檔案管理工作方式仍需一段時間，信息化檔案管理工作存在黑客攻擊、病毒侵襲的潛在風險，價值電子檔案自身的真實性、安全性難以有效控制，在這樣的條件下基層單位中紙質檔案的用途與作用被凸顯出來。新形勢下紙質檔案管理依舊是基層單位檔案管理的重要方式，也是為日后電子檔案管理工作建設的重要基礎，從當前基層單位工作情況分析來看，紙質檔案管理發揮了重要的作用。

二、新形勢下基層單位最好檔案管理工作的重要內容

（一）堅持紙質檔案信息的真實性

高質量的紙質檔案管理工作能夠為檔案使用者呈現出檔案中記錄的客觀情況，通過紙質檔案能夠了解事件的經辦人，在事件發生年代久遠的情況下，能夠通過非筆墨痕跡了解具體情況，這些筆墨印記難以被篡改與偽造，從而體現出紙質檔案的真實性與唯一性。紙質檔案在社會使用中更具說服性。而電子檔案的主要存儲載體是計算機網絡系統，其在檔案錄入環節容易出現誤差，容易對檔案內容進行修改與刪除，網絡系統不可避免要面對安全隱患問題，被修改過的電子檔案毫無痕跡，難以被辨認。從而難以判斷電子檔案的真實性與原始價值。紙質檔案在此方面有不可替代的優勢[1]。

（二）紙質檔案安全性高

基層單位中的檔案資料中大多記錄了個人信息，設計到信息安全與個人隱私問題，這些信息資料一旦被竊取或泄露，會造成較大的信息安全隱患。在紙質檔案管理模式下，查詢或使用檔案信息需要經過嚴密的管理流程，相關人員要出具身份證明材料或單位出具的檔案查閱證明，在檔案管理人員嚴謹的工作流程下不會造成個人檔案泄露的情況。一旦形成紙質檔案，單位就會對檔案進行妥善保管，實現安全保管紙質檔案的目的。而電子檔案錄入、存儲、查閱、使用等流程都存在安全風險，難以保證檔案的穩定性。近年來，隨著電子檔案管理模式被廣泛應用，不法分子利用電子檔案漏洞，篡改檔案信息的事件頻繁發生。例如，山東省發生了高考考生篡改他人高考志愿的事件，為被害者造成了嚴重的損失。可見，信息化檔案管理方式尚未完全發展成熟。很多基層單位的網絡系統安全措施沒有達到理想的水平。一旦發生檔案泄露或篡改事件將嚴重影響單位甚至國家的利益。雖然計算機網絡病毒查殺系統與防火墻系統能夠在一定程度上對網絡安全起到保護作用，但計算機網絡自身的缺陷及漏洞影響電子檔案信息安全問題依舊存在隱患。而對于基層單位來說，傳統紙質檔案管理方式輕車就熟，需要在日常檔案管理工作中提高檔案管理人員的職業素養與專業水平，即可避免紙質檔案被他人竊取或篡改的情況發生。可見紙質檔案具有較高的安全性[2]。

（三）紙質檔案信息具有持久性

紙質檔案管理模式下紙張是檔案信息管理的主要載體，在不受外界因素影響的條件下，紙張的防潮防霉等技術相對成熟。在適宜紙張保存的環境下，紙質檔案能夠延續千年，而電子檔案以移動硬盤、U盤等電子存儲設備為載體，這些材料的穩定性相對較差。一旦出現電流交換磁場變化或者溫度變化等情況就會造成這些載體消磁、老化等情況出現，難以從電子檔案中讀取出相關信息，進而對檔案管理造成不可估量的損失。電子檔案的使用年限不僅與存儲設備有關，還與信息技術的更新有密切關系。在網絡信息時代下，技術水平不斷提升網絡信息系統更新換代周期短、速度快，在基層單位中容易出現剛剛采購的計算機網絡設備投入使用，就誕生了新的技術的情況。而這些技術之間可能不具兼容性，難以進行升級銜接。信息檔案管理也有同樣的問題，由于技術水平的日新月異，軟硬件技術不斷更新換代，后續技術無法保證有力的支持，數據庫加密技術是原有的數字信息難以被新的設備及軟件讀取出來，導致電子檔案使用年限受到影響，沒有人能保證其使用時長，而紙質檔案管理在使用年限方面占據絕對優勢[3]。

（四）紙質檔案較為規范

經過長時間的發展紙質檔案管理，在信息資料收集、鑒定、整理、入檔、保存、使用等工作中形成了規范標準的操作流程。基層單位的檔案管理人員只需根據規定要求與業務標準對檔案內容進行歸納整理，便可有效整理紙質檔案內容，并為后續檔案查閱使用提供方便。與紙質檔案相比電子檔案歸檔錄入是一項工作量較大，工作內容較為繁瑣的項目。要想保證電子檔案的安全性，需要在電子檔案管理過程中實施簽署技術、身份驗證技術、數據加密技術等，但在實踐操作中難以按照規定要求，完成一系列檔案操作工作，在電子檔案移交與管理過程中缺乏規范性很多，基層單位檔案管理人員，不具備計算機操作能力。因此在電子檔案管理歸檔方面存在一定的難度，難以保證電子檔案歸檔的規范性，而紙質檔案在此方面表現較為優秀[4]。

三、結束語

綜上所述，隨著計算機網絡技術的高速發展，電子檔案管理模式逐漸應用在各行各業中，在電子檔案應用內的過程中，其不足與缺陷也隨之暴露，由于電子檔案技術的不成熟，紙質檔案管理的重要性逐漸被人們所重視，紙質檔案以其直觀具體，不以篡改刪除，保存年限持久的優勢在檔案管理工作中發揮了至關重要的作用，對于基層單位來說，紙質檔案管理模式更具實用價值。

參考文獻：

[1]牟仙仙.基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[2]劉鳳英.新形勢下紙質檔案是否可以被電子檔案取代[J].蘭臺世界，2020（S1）：26-27.

[3]張靜.解析紙質檔案在檔案信息化管理中的重要作用[J].蘭臺內外，2020（28）：25-27.

[4]郭占元.芻議電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢[J].山東檔案，2020（04）：33.