創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

張思聰

摘要：檔案管理信息化主要指的是使用電子手段轉(zhuǎn)化檔案為數(shù)字信息檔案，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行有效管理、利用的過程。并且隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，使得檔案記錄方式也出現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)，因此為了加強(qiáng)檔案管理，本文闡述了創(chuàng)新檔案管理理念的必要性以及檔案管理信息化的主要作用，對(duì)創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的策略進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;理念;創(chuàng)新;必要性;信息化;作用;策略

一、創(chuàng)新檔案管理理念的必要性

創(chuàng)新檔案管理理念是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要手段，檔案管理中的信息化管理主要是利用信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，并且檔案管理信息化具有便捷化和網(wǎng)絡(luò)化的特征，而創(chuàng)新檔案管理新方式首先就需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，并將新的檔案管理理念運(yùn)用于實(shí)踐中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有效性。

二、檔案管理信息化的主要作用

（一）提高檔案利用效率。檔案管理信息化目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實(shí)完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個(gè)人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時(shí)還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動(dòng)速率保持一致。檔案管理應(yīng)該對(duì)檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立相關(guān)跟蹤系統(tǒng)不斷提升檔案的價(jià)值。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理，首先是在管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動(dòng)渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。檔案管理工作的基礎(chǔ)是對(duì)信息資料的依賴，現(xiàn)代管理的信息資料信息量大，動(dòng)態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學(xué)合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標(biāo)，就要確保擁有充足的技術(shù)工作者，而那些既了解資料，又對(duì)信息知識(shí)很熟悉的工作者是組建團(tuán)隊(duì)的首要選擇。要想真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，首先必須要做的就是合理使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。

（三）滿足檔案應(yīng)用。檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)分析，可以在短時(shí)間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實(shí)基礎(chǔ)工作;在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化;建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計(jì)等工作。保護(hù)實(shí)體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性是非常重要的，建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

三、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的策略

（一）創(chuàng)新檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理信息化涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及一作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的策略，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

（二）創(chuàng)新檔案管理信息化制度建設(shè)。（1）檔案管理信息化有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案管理信息化的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案管理信息化有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。（2）樹立安全保密意識(shí)。檔案管理信息化中一個(gè)重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案管理信息化過程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存盤，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的策略防止黑客與病毒的入侵。

（三）保障檔案管理信息化的安全性。檔案管理信息化的安全性是進(jìn)行檔案管理最需要保障的關(guān)鍵問題，因此必須從各個(gè)環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的責(zé)任感，工作細(xì)心認(rèn)真。其次，對(duì)信息管理進(jìn)行安全保護(hù)，實(shí)施檔案數(shù)據(jù)備份，設(shè)立防火墻和查閱檔案進(jìn)行身份認(rèn)證等策略，要訓(xùn)練提高管理人員網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的能力。

（四）應(yīng)用新技術(shù)推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新。在檔案管理信息化建設(shè)中，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新才能夠促使檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關(guān)設(shè)備的運(yùn)用上就需要與時(shí)俱進(jìn)，設(shè)計(jì)更加專業(yè)的檔案管理軟件，提高計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存效果，促使檔案信息管理的信息化建設(shè)。同時(shí)為了有效保障檔案管理信息化，還需要從源頭上降低檔案出現(xiàn)的毀損率，通過提高技術(shù)降低電磁的千擾，與此同時(shí)技術(shù)人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件，從而提高檔案管理與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)之間的融洽性，從而提升檔案管理效率。

（五）強(qiáng)化檔案管理信息化人才建設(shè)。（1）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案管理信息化的中堅(jiān)力量。因此，在檔案管理信息化的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息知識(shí)的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。（2）引進(jìn)檔案管理信息化的技術(shù)人才。檔案管理信息化過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案管理信息化過程中的各種技術(shù)難題。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理信息化不僅能滿足檔案使用，同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，因此為了充分發(fā)揮檔案作用，必須加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化進(jìn)行分析。

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