行政單位檔案管理的現代化和電子化

王儉奎

摘要：檔案管理工作對于傳統的行政單位來講是相當重要的工作之一，檔案管理工作雖是普通的日常工作，但卻具備一定的特殊意義及較為普及的工作任務，檔案管理工作的順利開展對行政單位能否穩妥發展起到了重要的決定作用，檔案管理工作就是妥善保管單位的各類資料以及一些囊括方針政策的文書資料。檔案部門是檔案管理工作的所屬部門，隨著時代的不斷發展，行政單位的檔案管理部分也在對自身工作進行一定意義上的發展與前進，為檔案管理工作融入現代化與電子科技的元素，實現了檔案管理工作的轉型。

關鍵詞：行政單位;檔案管理;現代化

就目前而言，行政單位對檔案管理工作進行電子化及現代化的革新，從一定程度上提升了相關工作的完成效率。并且對檔案相關開發工作及充分利用起到了一定的提升作用，推動了行政單位工作的進一步發展，科技技術與現代化技術為行政單位的檔案管理工作注入了新的血液，檔案管理部門作為行政單位順應時代發展的“先行者”，其進一步的發展也為單位其他部門的發展提供了進一步的指引，并為其夯實基礎，為其他部門的工作方式革新提供了很好的示范作用。

一、現代化與電子化在行政單位檔案管理工作中的具體要求

（一）確保相關檔案的“無紙化”保存

對于行政單位檔案管理部門的進一步發展而言，確保相關檔案的“無紙化”保存是最重要的硬性要求之一，何為“無紙化”保存，用言簡意賅的話來解釋就是將文件不以紙張記錄的方式予以保存，而是利用現代科技數字化技術進行妥善保存。伴隨著我國科技技術的進一步發展，“無紙化”保存己在眾多單位及企業中普及發展，“無紙化”己經成為單位及企業文書檔案管理工作改革的一大趨勢，數字化的進一步發展在推動時代進行的同時也為諸多行業帶來了便利，在傳統檔案管理工作中，常常需要諸多的紙張進行記錄，而現如今只需要軟件記錄及文檔整理就可以將檔案妥善保管，從本質上便捷了繁瑣檔案的歸納與整理，為檔案管理人員提供了便利，同時對檔案進行網上整理與保存，也便捷了調取與查詢流程，更加有利于日常的檔案管理工作。

（二）對檔案的電子化實行進一步的強化

對檔案管理工作而言，內容及信息顯示方式的壓縮是現代化及數字化的顯著展現。此壓縮并不是指對檔案內容進行壓縮，而是對檔案內容存儲空間進行壓縮，解放空間。在傳統的檔案管理工作中，記錄檔案內容往往是厚厚一疊的紙張，在無形之中也對工作人員的管理工作造成了一定意義上的困擾，由于紙張記錄存在容易遺漏及丟失的風險，若想要妥善記錄并保存，工作人員就必須耗費大量的時長與精力，給工作人員帶來了諸多壓力，而現如今的檔案管理工作，利用現代化設備與現代化技術，以網絡及計算機為載體，將檔案轉化為數字化內容予以保存，保存的空間為虛擬空間，節省了許多不必要的空間，由于數字化保存具備靈活性與安全性具備的特點，在保存過程中也降低了許多不必要的風險。對檔案信息存儲進行進一步的壓縮，從而保證檔案信息的妥善保存，利用現代化電子技術對檔案進行整理保存，不僅提高了保存效率，而且從一定意義上降低了檔案存儲過程中可能會遇到的諸多風險，并且有利于日后的查找與整理工作，不需要再像之前翻閱大量文書資料，只需要在計算機上輸入相關信息便可進行查找，方便了工作的開展。

二、提升行政單位檔案管理電子化與數字化的具體舉措

（一）完善相關管理制度

行政單位作為有體系、人員完善的基層組織，作為國家下屬工作單位，在諸多日常工作中都具備“黨性”原則，在行政單位工作的人員大多都具備完備的專業素養以及良好的個人素質，在工作中具備專業性及管控力，但針對部分情況來講，行政單位的相關管理制度還需要進行進一步的完善，針對檔案管理工作來講，行政單位還需要完善與其相關的管理制度，一個完善的工作制度，可以使工作人員在日常工作中予以參考，完善其檔案管理制度可以使管理工作更加具備條例，一項完備的管理制度需要行政單位參考自身單位發展情況以及順應當下社會發展方向，要順應時代的發展予以及時更新，做到完美契合自身發展目標以及適應自身發展形勢。

（二）提升相關工作人員的管理水平

就當下的檔案管理工作而言，行政單位的檔案管理工作已實現由紙張記錄到數字化整理的飛躍，但無論是紙張記錄還是數字化整理都離不開工作人員的記錄與操控，工作人員的管理水平也是決定檔案管理工作是否順利進行的一大重點要素。擁有過硬的管理水平對于檔案管理工作的工作人員來講是十分重要的，因此，行政單位在進行檔案管理工作的數字化及現代化革新時，也要注重對工作人員的工作水平進行進一步的拔高，例如可以在日常工作中對工作人員進行基礎管理技術的培訓，將任務分配到個人，確保人人有任務，人人皆完成。呼吁工作人員將自身專業修養與數字化操控技術相結合，提高自己的工作標準，從嚴要求自己的工作過程。

（三）將現代化與電子化實施于檔案整理與查找工作

若想要實現檔案整理與查找工作的現代化與電子化，從兩個方面進行敘述，第一個方面，在工作人員進行任務交接時，下任的工作人員要對上任工作人員的工作遺留內容進行逐一的校對，然后將全部檔案內容進行整理與入庫。第二個方面，在全部檔案信息進行校對入庫后，工作人員要采用科學合理的存儲方法，以不同檔案的不同屬性進行逐一排序與整理，從而方便今后的檔案查找工作。

三、結束語

就目前而言，行政單位的檔案管理工作己逐步實現電子化與現代化的轉變，順應了時代發展的大趨勢，告別了傳統意義上的紙張記錄與人工整理，取而代之的是計算機錄入與數字化整理，從本質上改變了檔案整理工作，大大提升了管理效率與記錄水準，傳統的記錄工作已不能完美契合高速發展的時代。在數字化發展的大浪潮下，行政單位也要及時對自身管理工作中仍存在的不足加以更新，從而保證自身的高速發展。

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