小型IT企業的成本管理

摘要：我國大多數IT企業是小型IT企業，這類企業一般公司規模小，資金有限，沒有成型產品或產品市場占有率低，銷售收入不穩定，公司以承接項目為主，項目風險大、項目成本經常超出預算。這些問題促使小型IT企業必須開源節流，而加強成本管理、減少成本費用是小型企業開源節流的重要手段。小型企業的成本管理中，項目的成本管理是重中之重。成本的預算（計劃）、核算、控制、考核是成本管理的重要工作內容。本文從流程制度、項目成本、研發成本、采購成本、成本管理信息系統等多角度分析小型IT企業的成本管理現狀，找出成本管理中的關鍵問題，并針對這些問題，提出切實可行的解決方案。

關鍵詞：小型IT企業;成本管理;項目成本

一、小型IT企業成本管理的重要意義

小型IT企業面臨的市場競爭壓力很大，而自身又有著規模小、人員少、資金有限、產品不成熟、項目管控能力弱、收入不穩定等多種不利因素，企業承擔風險的能力比較弱，企業生存危機比較大。改善成本管理是小型IT企業提高生存能力的重要手段。改善成本管理帶來的直接效益是能夠減少企業不必要的支出和浪費，降低采購成本，提高資金的使用效率，減少項目成本，提高項目的盈利能力，企業生存能力也將得到增強。相反，成本管理如果不到位，在收入少且不穩定的情況下，企業成本居高不下，必然會影響企業的利潤，可能導致企業虧損，也讓企業失去通過自身造血而成長發展的能力。改善成本管理的另一個重要意義是：成本管理關系到企業運營的各個方面，為了改善成本管理，必須促進企業全面改善和提高各方面的管理，包括優化企業的流程制度，提高采購效率、降低采購成本，提高內外部供應鏈的效率，加強項目管理，實施對項目及相關人員的考核，提高員工績效。成本管理的改善也意味著企業管理各方面的提升。

二、小型IT企業成本管理中存在的問題

（一）企業缺乏有效的成本管理體系

有些小型IT企業也了解成本管理的重要性，但管理層對成本管理重視不夠，往往忽視成本風險，最主要的問題是企業沒有建成一套完善的成本管理體系：人員方面，缺少成本管理方面的專業人才，也沒有對員工進行成本管理方面的教育;部門和崗位方面，一般較少設置成本管理的部門或專門崗位;流程制度方面，很少建立專門的成本管理制度，企業的管理制度中也缺乏與成本管理相關的內容;對成本管理的各個環節沒有重視，成本預算、成本計劃、成本核算、成本控制、成本考核等重點環節沒有設置相關的流程和制度。

（二）研發成本的分攤不合理

小型IT企業的產品或技術研發成本雖然不高，但相對收入有較大的占比。一般該研發產品或技術預計在后續期間或其他項目上還會得到應用，此時如將研發成本只歸集到某個項目或某個會計期間，將會導致該項目或該會計期間的成本偏大。大多數小型IT企業在研發成本分攤上都存在著不合理的情況，對研發成本是屬于費用性支出還是資本性支出的會計處理也比較模糊。

（三）項目成本的控制不夠

項目是一般小型IT企業運營中常見的工作形式，但IT項目特別是軟硬件集成項目是非常難把控的，而項目成本就是其中較難的一塊。項目啟動前，項目經理可能制定有項目進度計劃，但常常忽略成本計劃，沒有詳細的成本預算。在項目建設過程中，沒有嚴格控制項目成本，常常出現項目變更、項目延期、項目采購成本增加等異常情況，隨之項目成本超過預計，最終導致項目利潤減少甚至虧本。項目階段完工后，常常忽視對成本的核算，也缺乏相應的成本考核，或雖有結算，但成本分析不準確，成本的實際構成及異常原因也難以清晰列出。

（四）缺乏高效的成本核算工具

成本的預算、核算、考核是一個比較復雜的過程，成本計算邏輯復雜，涉及面廣，數據量大。一般小型IT企業人手不夠，又缺乏成本管理等信息化系統，僅憑手工計算，工作量大且容易出錯，也不夠及時，往往要到下個月初才能算出上個月的成本;核算出來的成本往往誤差較大，不能反映真實成本情況，而錯誤的成本信息會導致管理層做出錯誤的決策。

三、促進小型IT企業成本管理的對策建議

（一）建立完善的成本管理體系

一套完善的成本管理體系將會是改善和提高成本管理的保障，企業要從各個方面建設成本管理體系。首先，企業要從組織架構和崗位設立上重視成本管理;建議企業在財務部門設立類似于成本管理會計這樣的專職或兼職崗位，負責成本的管理;在其他部門也要配置與成本管理會計協同的接口人，尤其是人力資源、IT、項目管理等與成本管理密切相關的部門。其次，企業要建立成本管理的各項流程制度，包括成本預算流程、成本核算流程、成本考核流程等。項目較多的小型IT企業，還要重視并建立項目成本管理體系。在建立項目管理制度的同時，要完善與項目成本相關各環節的流程制度，包括項目成本估算、項目成本預算、項目成本計劃、項目階段成本核算、項目成本績效考核等。最后，企業各職能部門要建立與成本管理相關的部門專項制度和流程，部門專項成本管理體系是企業成本管理體系的一部分，是其具體細化和完善補充。以與采購成本密切相關的采購部門為例，企業要建立采購部門的專項成本管理體系：建立供應鏈制度，與供應商、物流商、倉儲商形成高效合作的外部供應鏈，降低供應鏈成本;建立供應商管理制度，包括供應商的選擇、發展和考核剔除，降低采購成本;建立倉儲物流制度，優化倉儲和物流系統，降低倉儲和物流成本。

（二）形成合理的研發成本費用的分攤方式

小型IT企業為了某個項目或產品，常常需要進行研發，在研發過程中會產生各項支出，包括研發人員的薪酬、試驗材料成本、設備設施的折舊等，研發成本費用占比較大。但產品研發或項目建設都存在失敗的概率，能帶來的經濟效益也不確定，因此投入研發成本費用有著比較大的風險。另外，受益于研發成果的不一定是當前的會計期間或項目，研發的產品或成果也可能在后續的某個會計期間、某個項目上使用或產生經濟效益，還可能會給后續期間或其他項目帶來經濟收益。基于以上兩點，在研發成本費用的分攤上，需要考慮分攤的合理性，跨會計期間或跨項目的成本費用，應關聯項目階段的預算和驗收報告，關聯會計期間，以合理分攤各會計期間、各項目的的研發費用，平衡各個會計期間或項目的成本。小型IT企業的研發成本費用還有其特殊性，一般具有資本性支出的性質。有些IT企業被評定為高新企業后，會計科目中需要設定研發相關的會計科目，而這類科目可以視為資產性科目。所以在分攤成本費用時，一部分作為費用性支出，納入本會計期間，一部分為無形資產的資本性支出，可以分攤到不同的會計期間。

（三）加強對項目成本的管控

項目管理有六大要素：目的（客戶滿意度）、范圍、組織、質量、時間、成本。成本是項目管理的核心要素，和其它要素相互制約，相互影響。加強對項目成本管控的前提要完善項目管理制度，管理好每個要素。加強對項目的成本管理，重點是在這幾個方面：項目成本預算（項目成本計劃）、項目成本核算、項目成本考核。項目成本預算（項目成本計劃）需要項目經理結合進度計劃進行制定;成本預算必須考慮到項目的各個階段、各類成本;成本預算是成本執行的基準，在項目建設過程中，成本預算是對項目成本的執行監控，控制成本的不當變更，記錄成本發生的偏差，控制成本偏差范圍。成本核算能用來考核項目成本預算的執行情況。在項目的某個階段結束或完工時，需要進行項目的成本核算;通過系統軟件或電子表格等工具，進行實際成本核算，并將核算出來的實際的項目成本與預算成本進行比較，記錄偏差數據并進行評估分析，得出偏差原因并提供給項目經理等決策層，用來制定并采取相應措施。進行項目成本考核，要建立一套科學的項目成本控制考核體系，要有合理的模型，系統的指標，科學的核算方法;項目成本考核還要將成本控制考核和個人KPI考核等緊密聯系，通過高效的成本系統工具核算項目組整體及個人成員的成本績效，用來考核項目組績效和個體成員的成本KPI，并建立二者之間的關聯。

（四）建立高效的成本管理的信息化系統

成本管理系統是ERP（企業資源計劃系統）等管理軟件工具系統的核心組成部分，也是最難實施執行的部分。市場上通用的成本管理系統軟件應用在工業企業較多，包括有物料主文檔、工作中心等基礎數據，具有BOM數據（物料清單），成本核算方法，成本計算、成本調整、成本分析、成本查詢報表等功能模塊。成本管理系統一般是根據標準成本或實際成本，從供應鏈系統、生產系統、財務系統抓取與成本相關的數據，計算某種產品或項目的成本，產品成本的計算方法一般有分步法、分批法、品種法等。成本管理系統的使用將大大提高企業的成本核算效率，提高成本計算的準確性和及時性，為成本考核和控制提供正確的數據來源。目前市場上主流軟件的成本管理系統偏重于成本計算，弱項是進行成本預算和成本控制，對項目成本的管理也不是強項。小型IT企業區別于工業企業，建立一個完善并符合小型IT企業個性的成本管理系統，必須根據小型IT企業的實際情況，分析企業成本方面的需求，找出關鍵需求，形成適合的可執行的解決方案。企業可以借鑒市場上的成本管理系統并進行改進，融入項目管理、成本預算、成本決策、成本風險、成本控制、成本考核等多種要素;全面管理企業的各項成本，包括人力成本、研發成本、生產成本、采購成本、物流成本、質量成本、銷售費用、管理費用、財務費用等;使成本管理系統全面化、自動化、智能化，成為一個能更好地為企業成本管理服務的高效的系統化工具。

四、結語

成本管理是小型IT企業的管理難點，是小企業生存和發展過程中必須完成的課題。小型IT企業必須根據企業自身的實際情況，結合企業的長期發展需要，加強全體員工全面成本管理的意識，從組織架構、流程制度、項目管理、系統軟件、人員培訓、績效考核等多方面入手，建設、改進和完善一套高效的成本管理體系，培養企業的成本競爭力，促進企業良性健康發展。

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作者簡介：

藍新桃，珠海橫琴現聯盛科技發展有限公司。