房地產檔案信息管理工作的特點及安全性思考

梁少慧

[摘 要] 隨著互聯網時代的到來，信息技術大力發展也為各行各業的管理模式和辦公模式帶來了新的變化，房地產檔案信息管理技術也不例外。盡管信息技術為檔案信息管理帶來了更強的便捷性，但是因此產生的一系列安全性問題也同樣不容忽視。因此文章將從房地產檔案管理工作的特點出發，結合當前存在的一些問題，提出增強安全性的一些對策，旨在拋磚引玉，引出更多更具價值的思考。

[關鍵詞] 房地產；檔案信息管理；特點安全性

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在我國社會快速發展的時代背景下，房地產行業的發展也同樣如火如荼。而房地產若想獲得長足穩定的發展，除了必須建立相應的工作制度，檔案信息管理工作同樣也不能忽視。房地產檔案和國家、集體和個人房屋的所有權息息相關，而如今檔案管理手段也已從傳統的紙質轉為數字化信息存儲方式。這也為維護房地產檔案管理安全性，提出了新的挑戰。

一、房地產檔案管理工作特點

房地產檔案在法律中占有和房產證同等分量的地位，能夠確定房屋產權，同時也是被法律承認的，是法律在處理房屋產權糾紛的重要依據。而隨著房地產行業的蓬勃發展，房產交易次數的增多，也同時帶來了更多的糾紛，這就讓房地產檔案的法律性不容忽視[1]。

城市中的房地產行業往往是發展較快的，為了落實更加科學的管理方式，通常情況下，房產管理部門都會劃分區域進行管理，在地區成立房產檔案的部門，這也無形增加了房地產檔案管理的壟斷性。若相關的基礎性工作有所欠缺，則極有可能使房地產正常秩序走向混亂。信息技術剛好能彌補此管理缺陷，房地產檔案能夠作為有據可查的文件，記載和房地產項目相關的重要信息，這些信息資源具有很強的社會性，作為房地產行業穩定發展的良好參考。

房地產資料即使建立了相關檔案，也不意味著房屋產權永恒不變。而在實際生活中，無論是房屋的買賣，還是產權的轉讓，都是極為常見的現象。這種引起變換房屋產權人的法律行為，都會相應使房地產檔案資料變動，因此房地產檔案的可變性很明顯。傳統的房地產檔案管理工作，往往由于在收集、整理檔案工作方面，需要投入極大的人力物力，而人工帶來的誤差也往往較大，因此效果也并不見得特別完美。為了及時充分對這些檔案信息進行有效利用，互聯網時代的房地產檔案會結合先進的科學信息技術，對檔案信息數據化。因此，傳統檔案管理到了今天，更多是著眼于檔案信息本身[2]。實際工作中，管理人員也往往操作電腦就可以完成傳統復雜的檔案收集整理歸檔工作，極大提升了辦事效率，也減少了檔案管理中的誤差，增強了安全性。

房地產檔案信息管理相較傳統工作方式，也更加多元化。房地產檔案網站不只是管理信息的平臺，同時也是一個可供信息瀏覽、交流的平臺。無論是房屋建筑的面積、立體效果圖，還是平面圖等信息，都可以進行整理，并公布在管理平臺上。如果有人有需要，就可以調出相關信息進行查閱，房地產檔案管理人員同樣也可以在平臺上實時回復用戶的問題，提升房地產檔案管理的服務性。

二、房地產檔案信息化管理的安全隱患

（一）信息技術本身的安全隱患

房地產檔案信息管理的信息化，需要借助計算機的力量。而計算機在安全方面也并非固若金湯，很容易受到病毒的影響。網絡空間是公共空間，因此很容易在電子信息傳輸中，遭到網絡病毒的侵害，無論是對信息的盜取還是篡改，都會對檔案信息產生不可估量的損害。如果用戶的相關信息丟失，很容易產生各種法律糾紛，引起不必要的麻煩[3]。

（二）保存期間安全隱患

電子檔案一般都需要長期存儲，這就容易出現各種意外情況，也容易對檔案本身的安全性產生一定程度的影響。無論是使用壽命還是人為因素，都會威脅檔案信息的安全性，因此要對信息的存儲問題引起足夠重視。

（三）難以確認真實性

傳統檔案信息都是紙質存儲信息，而往往在紙質的檔案上會出現各種標志，無論是公司公章還是相關人員的簽字，都會在一定程度上增加檔案的防偽性。但是信息化管理檔案，會讓電子信息的可復制性變得非常強，也增加了信息被篡改盜取的安全隱患，讓檔案的防偽工作更加困難。因此安全性問題也同樣需要檔案管理人員引起足夠重視，并有針對性采取適當措施，保障電子檔案的安全性[4]。

三、優化房地產檔案信息管理工作安全性的對策

（一）增強工作人員的專業素質

檔案數據化不斷增強的時代背景下，檔案管理工作相較于傳統，也有了很大的改變。這也對新時期從事檔案管理工作的相關人員，提出了新的工作挑戰。無論是在檔案的收集階段，還是整理、歸檔階段，工作人員都需要保持很強的學習能力，學習最新的互聯網信息技術，盡快掌握計算機的操作技巧，熟悉現代化設備的操作要領，從而全面提升檔案數據管理的效率與質量。為了讓檔案管理工作人員的專業素質得到提升，相關本門和科室，也需要對基層工作者，展開針對性強的培訓工作，無論是理論知識和操作技能，都應當有針對性進行開展。樹立人才意識，發揮人才榜樣力量，進而全面提升工作團隊的綜合素質，提升檔案管理的辦事效率和安全性[5]。

（二）建立檔案數據庫

房地產檔案數據庫的建立，可以全面提升檔案管理工作的高效性和安全性，讓工作人員能夠更加快捷為用戶查詢到有價值的信息，因此數據庫的建立時不我待。首先需要一個擁有強大功能的計算機系統，能夠收錄各種信息，包括房地產開發情況、銷售情況和拆遷情況等等。信息不只應當保證第一時間錄入，同時也應當及時對資料庫進行更新，從而加強信息的時效性。通過這些信息，檔案管理人員可以擺脫被動傳統的工作方式，一方面可以加強對用戶的服務性，同時也可以在做決策時更具備參考價值。這就要求在進行具體工作時，一定要著眼于檔案信息的可讀性，要方便用戶閱讀和理解。同時對于一些相對重要的檔案，要加強數據化工作，或者長期存儲，或者直接轉向數據化。這樣一方面可以極大增強檔案信息的共享性，同時也能更好保護檔案的安全性。

（三）完善檔案管理制度

對于參與到檔案管理工作的工作人員，需要明確檔案管理的權責，一旦出現任何錯誤，需要對相應的后果負責人。管理部門也需要反復核查電子檔案，防止出現不同程度的差錯。另外對于電子檔案應當盡量積累，對于企業領導人審查過的重要檔案，存儲同時也要加強備份工作，避免出現用時找不到的現象。檔案地檢查制度也同樣需要落實完善，一旦電子檔案入庫，就要進行科學仔細的檢查，檢查重點包含檔案內容的準確性，和紙質檔案是否相同，以及電子檔案安全性是否達標，尤其是電子檔案是否攜帶來源不明的計算機病毒，要仔細檢查[6]。保存方面，工作人員要重新將電子檔案設置成可讀狀態，防止他人對檔案信息惡意篡改。另外要注意電子和紙質檔案雙向存儲，增強檔案保存的可靠性。因此在實際工作中，工作人員也要同時存儲一份紙質版的檔案，方便關鍵時刻查詢相關信息。

四、結語

房地產檔案信息管理對于房地產行業正常發展十分重要，因此相關部門和人員一定要提高認識程度，明確互聯網時代背景下，房地產檔案信息管理工作的特征。要針對工作人員定期展開相關培訓，并做好完善相關制度，構建數據庫等工作，從而加強檔案信息的安全性，更好為用戶服務。

參考文獻：

[1]王云慶，高一弘.論加強房地產檔案信息管理的對策[J].中國房地產：學術版，2014（3）：77-80.

[2]武則宇.房地產檔案信息管理工作的特點及安全性思考[J].科技信息，2013（18）：435.

[3]孫軍，姬廣鵬.房產登記檔案查詢制度在法治社會中的承載—從“房妹”“房叔”“房姐，到“限制以人查房”的思考[J].檔案學通訊，2013（3）：61-64.

[4]李敏嘉.淺議我國當前的房地產檔案管理[J].城建檔案，2013（6）：58-59.

[5]邊廷珍.論房產檔案的科學化管理[J].城市建筑，2013（10）：278.

[6]陳明.市場經濟條件下房地產檔案工作的發展與隱憂[J].城建檔案，2003（2）：24-26.