電子檔案的特點以及管理對策

肖雪麗

[摘 要] 就特點來講，電子檔案和傳統(tǒng)檔案有明顯的不同。電子檔案缺乏規(guī)范的檔案管理，檔案的安全性以及真實性得不到有力的保障，存在收集難度大以及檔案整理不夠規(guī)范等問題。基于此，文章主要介紹了電子檔案的特點，而且提出了加強電子檔案管理的有效對策，希望為從事檔案工作的人員提供參考意見。

[關鍵詞] 電子檔案；特點；管理對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

近年來，在社會信息化建設日益發(fā)展的背景下，很多電子文件出現(xiàn)，而且在社會上普遍利用，電子文件的歸檔管理已經(jīng)成為檔案管理中不可或缺的構成部分。電子檔案管理沖擊了傳統(tǒng)檔案管理，也促進檔案管理工作的改革。因此，當前我國從事檔案工作的人員必須要進一步深入探討分析電子檔案的特點及其管理對策。

一、電子檔案的特點

電子檔案，簡單來說，就是歸檔管理的電子文件。電子文件具有的特征，電子檔案都有。就電子文件的定義來講，相對于傳統(tǒng)的紙質檔案而言，電子檔案因為其處理手段以及運動形態(tài)等不同而具有明顯的特點，主要體現(xiàn)在以下幾點：

（一）對軟件和硬件設備的依賴性

電子檔案完全依賴計算機網(wǎng)絡硬軟件設備，具體表現(xiàn)在電子文件的處理以及形成都必須要在計算機中完成。其依賴計算機的各種管理系統(tǒng)以及設備等進行生成且管理，依賴特定載體以及網(wǎng)絡設備進行存儲，依賴網(wǎng)絡環(huán)境實現(xiàn)遠程傳輸與運行，也依賴多樣化的專用軟件進行處理與閱讀[1]。若沒有數(shù)字設備，就不能形成電子文件；若沒有存儲載體，就不能保存電子文件；若沒有各種專用軟件以及操作系統(tǒng)，也不能閱讀以及處理在特定載體中存儲的電子文件；若沒有網(wǎng)絡環(huán)境，電子文件不能實施網(wǎng)絡管理和遠程傳輸，人類就不能真正實現(xiàn)資源共享。具體來講，如果電子文件沒有其生成、運行以及存儲環(huán)境，人們就不能接觸它，更加不能看到它。

（二）內容、結構和存儲載體的可分離性

電子檔案內容、結構和存儲載體的可分離性，通常體現(xiàn)在以下幾點：其一，電子檔案內容的存儲形式是“數(shù)碼序列”，在利用過程中需要利用計算機硬軟件平臺來還原顯示其內容，就計算機內部來講，傳輸、存儲等所有電子文件的存在形式都是16位二進制的數(shù)字編碼，人們可以通過計算機屏幕看見各種電子文件形態(tài)，比如：聲音以及圖形等等，這些全部是利用電子文件有關生成軟件，將其還原顯示的每種輸出形式。其二，電子檔案的物理結構和邏輯結構之間沒有必然的聯(lián)系。在電子文件處理中，其物理結構往往會有所改變，但是其邏輯結構沒有任何變化。比如：在一些網(wǎng)頁上經(jīng)常可以看到圖文并茂的電子文件，同個文件中的附件以及圖片等等可以在載體上不連續(xù)存放，而且可以將其存放在很多載體上，但是不會對其正常顯示輸出造成任何的影響。同時，許多文本類電子檔案的文件格式套印模板和文件內容也都是沒有聯(lián)系的。

（三）不穩(wěn)定性

電子檔案的不穩(wěn)定性，具體表現(xiàn)在丟失和損壞電子文件[2]。因為電子文件利用數(shù)字設備生成，依賴數(shù)字設備進行處理且閱讀，在網(wǎng)絡設備中運行以及儲存，所以人們在傳輸、制作以及閱讀時，一旦某個工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)操作失誤、硬軟件設備發(fā)生故障，都容易丟失或者損壞電子文件。其中，電子檔案的容易變形，主要體現(xiàn)在人為更改電子文件的幾率相當高。在缺乏安全防范措施的數(shù)字設備中，人們任何時候都可以更改電子文件的結構以及內容，也很難對更改過的痕跡做出準確的識別。

二、加強電子檔案管理的有效對策

（一）建立和健全管理制度

導致電子檔案難以搜集管理的根本原因在于缺乏完善的制度進行科學指導。因此每個單位必須要結合自身的實際情況來合理制定與電子檔案管理要求相符、適應單位自身特征的檔案管理機制，積極提升所有檔案工作人員的職權意識，認真擬定與其相應的有關的規(guī)章機制以及技術標準，在制定制度時，需要不斷完善電子檔案保存管理所需的法律體系以及有關制度，而且落實計算機對電子檔案的保密工作。

（二）高效完成電子檔案的積累、形成與歸檔工作

就電子檔案的歸檔工作來講，需要有專門的經(jīng)辦人來辦理，而且清楚標記電子文件。檔案工作人員需要針對電子文件設定訪問權限，網(wǎng)絡管理者能夠在特定的服務器中存放電子文件的物理地址[3]。并且此服務器可以通過硬盤來備份，確保電子文件在歸檔后有原始數(shù)據(jù)，保證該數(shù)據(jù)不會被人為隨便更改。同時，在保存電子文件時必須要確保其結構有著較強的完善性以及穩(wěn)定性。就服務器的局域網(wǎng)來講，需要有規(guī)范合理化的保障策略，若其系統(tǒng)設備碰到更新，需要及時轉移電子文件，而且立刻更新其記錄。此外，必須要引起注意的是，對于電子檔案的歸檔工作而言，網(wǎng)絡管理者和檔案工作人員應該定期整理和刪除其設備與服務器的電子文件中非檔案信息內容，根據(jù)無紙化辦公的需求實現(xiàn)一體化管理，以此顯著提升檔案管理單位的工作水平。

（三）重視電子檔案的安全性保護

安全保護在電子檔案管理中是重要環(huán)節(jié)。首先，重視電子檔案的安全保護，必須要對入口進行嚴格把關，確保電子檔案在計算機管理系統(tǒng)中的穩(wěn)定性以及安全性。并且必須要定期更新和確認其中的硬軟件版本，保證這些硬軟件設備符合檔案管理保護工作的要求[4]。在接收電子檔案時也必須要詳細登記，根據(jù)其技術條件來檢測，其內容涉及到多個方面，比如：硬軟件版本以及環(huán)境等等。其次，在存儲時需要合理制定保護數(shù)據(jù)的策略，保證數(shù)據(jù)不會在這里出現(xiàn)丟失的情況，可以應用簽署技術進行保護，例如：光筆簽署和數(shù)字簽署。其中，光筆簽署主要是運用有關的光筆進行簽名，在輸入板上使用光筆簽名，被系統(tǒng)識別后才可以有訪問權限，光筆簽署具有較強的安全性。而數(shù)字簽署即傳統(tǒng)的數(shù)字密碼簽署。通過復雜的密碼來確保其安全性。最后，采用防火墻技術進行保護，每臺計算機，其自身系統(tǒng)有防火墻技術，這樣在很大程度上可以確保計算機網(wǎng)絡不會受到其他的服務器侵入，可以阻擋除計算機用戶以外的其他人，避免非法入侵，所以應用防火墻技術，必須要采用正規(guī)的、最新的防火墻技術和有關的網(wǎng)關技術來科學下載。

（四）在電子文件歸檔中保證電子檔案的真實性、完整性和有效性

就電子文件的特點來講，其真實性將“元數(shù)據(jù)”作為保障，其完整性依賴“背景信息”進行證明，其有效性依賴其生成閱讀軟件的硬軟件平臺作為保障。因此，在進行電子文件歸檔時，必須要制定相應的策略，合理維護電子歸檔資料的真實性、完整性和有效性[5]。第一，同時歸檔電子文件的“元數(shù)據(jù)”、計算機處理信息以及系統(tǒng)運行中涉及的各類管理數(shù)據(jù)等等，確保電子歸檔資料的完整性以及真實性。第二，對使用特殊軟件形成的電子文件，需要同時歸檔其專用閱讀軟件以及生成軟件，保證電子歸檔資料的高效性。

（五）確保電子檔案的原始性

因為電子檔案的特征，造成難以清楚界定電子檔案的原始性，所以對于特殊的電子檔案，需要利用原始形式的格式來還原顯示，可以嘗試著采用以下幾種方法：第一，將關于電子檔案的支持軟件保存下來。第二，將原始檔案的所有電子圖像保存下來。第三將電子檔案的制成縮微品以及紙張輸出件保存下來。

（六）實現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)的規(guī)范化

首先，實現(xiàn)檔案分類檢索與標引的規(guī)范化。電子檔案從剛開始就必須要使用統(tǒng)一的分類標引標準，實現(xiàn)信息共享和充分利用的目標[6]。其次，使用規(guī)范的檔案管理軟件。為了可以實現(xiàn)信息共享，構建完善統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，務必要使用規(guī)范的軟件，不然就容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的情況，而且上級和下級數(shù)據(jù)也不能共享交流。

三、結語

總而言之，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術的迅速發(fā)展，我國電子檔案越來越普遍，不管是政府單位還是企業(yè)，都在檔案管理工作中采用電子檔案的方式，其特點有很多，比如：對軟件和硬件設備的依賴性；內容、結構和存儲載體的可分離性；容易丟失等等。因此，為了可以提高檔案管理水平，各個行業(yè)需要不斷加強電子檔案管理。

參考文獻：

[1]陳敏.電子檔案的特點和管理對策[J].辦公室業(yè)務，2020（06）：115-119.

[2]吳倩.醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理對策[J].蘭臺內外，2019（06）：61-62.

[3]張勇.淺議血站電子檔案特點及管理對策[J].辦公室業(yè)務，2014（05）：77-78.

[4]任麗.論城市電子檔案管理的特點及對策[J].黑龍江史志，2012（11）：35-36.

[5]郭廣北.論城市電子檔案管理的特點及對策[C].新情況 新熱點 新方法——2009檔案工作透視.北京：國家檔案局檔案科學技術研究所，2009：248-252.

[6]嚴瑾.試論電子檔案信息的特點及其管理對策[J].廣東技術師范學院學報，2006（04）：115-118.